La tecnología ha mejorado enormemente todo el proceso de programación de los empleados. La tarea de crear un horario de trabajo es desalentadora, pero se ha vuelto mucho más fácil gracias a la tecnología.
En este artículo, exploramos las mejores prácticas para programar a los empleados y proporcionamos algunas ideas para que la programación de los empleados sea lo más sencilla posible.
Las mejores formas de hacer un horario para los empleados
Los días en que se elaboraba un horario con lápiz y papel están casi acabados, gracias a los avances tecnológicos. Mantener a los trabajadores al día en el trabajo sigue siendo una buena práctica, pero no debe confiar en este método para informarles de cuándo está disponible. Es frecuente que los empleados pasen por la oficina o llamen por teléfono para preguntar por el horario, con lo que pierden su tiempo y el de sus compañeros.
Por suerte, hay muchos recursos online gratuitos y de pago que permiten al personal consultar sus horarios desde su ordenador o un dispositivo móvil. Considere la posibilidad de utilizar una de estas opciones:
Software de hoja de cálculo en línea
El software de hojas de cálculo en línea suele ser gratuito y de fácil acceso. Hay plantillas diseñadas que puede encontrar en línea y descargar para ayudarle a crear un horario de trabajo. Si utiliza este método, asegúrese de que sus empleados se descarguen las aplicaciones adecuadas para ver el calendario. Una vez que haya creado el calendario, configúrelo como de «sólo lectura» antes de enviarlo a sus empleados, y anímelos a utilizar comentarios o notas para comunicar cualquier problema o cambio.
Aplicaciones de planificación del trabajo
Las aplicaciones de programación del trabajo son la mejor y más eficiente forma de hacer un horario para los empleados. Son intuitivas, flexibles y accesibles. Muchas aplicaciones integran herramientas de programación y comunicación con el personal, y algunas incluso permiten a los empleados fichar a la entrada y a la salida. Además, los empleados pueden procesar solicitudes de tiempo libre o iniciar turnos de trabajo a través de la mayoría de las aplicaciones de programación.
Consejos para crear un horario
La programación es una tarea complicada con muchas partes en movimiento. He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de crear un horario de trabajo:
1. Identifique cualquier abuso de programación en usted mismo o en sus empleados
El abuso de horarios de sus empleados puede tener el siguiente aspecto:
- Pedir con frecuencia salir antes de tiempo
- Evitar los turnos que les obligan a realizar tareas mundanas o extenuantes
- Llegar tarde a los turnos
- Cambiar los turnos de trabajo por otros que den más dinero
- Llamada frecuente
- Solicitar con frecuencia cambios de última hora en la programación
Los programas informáticos de programación son excelentes para ayudarle a reconocer si un miembro de su personal está abusando del horario. Por lo demás, hable con su personal y manténgase al tanto de la asistencia de los empleados. Su manual del empleado debería incluir un procedimiento para tratar estos asuntos. Si sospecha que un empleado puede estar aprovechándose, llévelo aparte para averiguar si está lidiando con una crisis o abusando del horario.
El abuso del horario por parte de un empleador puede ser así
Programación de las guardias
El horario de guardia es cuando se pide a alguien que esté preparado para trabajar, pero se puede decidir en el último momento que no se le llame. Aunque este tipo de horario puede ser útil para recortar los costes laborales, es una falta de respeto a las necesidades de tiempo e ingresos del empleado. El empleado no tiene tiempo suficiente para hacer otros planes, ya sean personales o para trabajar en otro lugar. Además, se trata de un dinero con el que podrían contar pero que ya no ganan.
Si va a utilizar esta forma de programación, contrate a empleados que entiendan y acepten que no se les garantizarán los turnos. Algunas personas pueden buscar este tipo de trabajo para obtener ingresos secundarios.
Cancelación de los turnos programados
La cancelación de los turnos programados es similar a la programación de las guardias. Usted’les ha quitado un turno y les ha dado un tiempo inadecuado para hacer otros planes. Aunque el personal puede disfrutar de un día libre inesperado de vez en cuando, la mayoría de los empleados dependen de esos ingresos, y esto afectará negativamente a su cuenta bancaria en gran medida.
Edición y programación de última hora
De vez en cuando puede ser necesario hacer correcciones y programaciones de última hora, pero evite convertirlo en un hábito. Sea respetuoso con el tiempo de sus empleados, dándoles la oportunidad de planificar y ajustar sus vidas a sus turnos. Programar con antelación también les da a usted y a su personal más tiempo para resolver cualquier conflicto. Se recomienda que finalice y publique el horario al menos dos semanas antes de que finalice el horario actual.
Ampliación de turnos
Prolongar los turnos de trabajo más allá de su hora prevista es a veces inevitable, pero evite que se convierta en una rutina. Algunos empleados pueden ofrecerse a quedarse hasta tarde para conseguir horas extra, pero los que no pueden o no quieren nunca deben ser penalizados. Recuerde preguntar si el personal está dispuesto a quedarse, y nunca lo espere.
2. Conozca a su personal
Conocer a su equipo es fundamental para crear un horario funcional que funcione para usted y sus empleados. ¿Tienen hijos a los que tienen que recoger del colegio? ¿Están en la universidad? Una programación bien pensada aumentará la moral y la retención de los empleados.
Debe conocer la vida personal y la disponibilidad de los empleados, pero también debe conocer sus puntos fuertes y débiles. Este nivel de conocimiento le permite construir un horario que mejore las experiencias del personal y de los clientes.
Por ejemplo, un camarero lento pero agradable en un turno de almuerzo ocupado puede ser problemático, pero usted podría resolver fácilmente el problema programándolo durante el servicio de la cena cuando la gente tiene más tiempo para participar.
Por suerte, muchas aplicaciones de programación permiten a los empleados añadir su disponibilidad y sus preferencias de horario, lo que facilita más que nunca la programación reflexiva.
3. Conozca sus necesidades
Observa atentamente las tendencias anteriores o las fiestas nacionales y utilízalas para confeccionar un calendario completo y educado. ¿Hay más trabajo en diferentes momentos, días o meses? Aumente el personal en esas épocas y, por el contrario, reduzca el horario cuando el negocio sea más lento. Muchas aplicaciones de programación ofrecen información sobre las tendencias del negocio y las necesidades de personal.
Cómo crear un horario de trabajo para los empleados
Puede seguir estos pasos para crear un horario para sus empleados:
1. Tenga un sistema para que los empleados soliciten tiempo libre
Tanto si utiliza un software de programación, un calendario compartido o un papel, es importante establecer las expectativas y los requisitos para solicitar tiempo libre. Aunque lleve mucho tiempo, atender las solicitudes de tiempo libre de los empleados debería ser siempre una prioridad. Al fin y al cabo, mantener al personal contento significa reducir la rotación y mejorar la experiencia de los clientes.
Puede establecer normas y directrices para minimizar esta carga:
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Pedir que los empleados avisen con cierta antelación. Todo depende de la antelación con la que se programe, pero normalmente los empleadores piden al menos dos semanas.
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“El hecho de no poder disponer de ciertas fechas cuando se sabe que se va a necesitar la plena disponibilidad de los empleados.
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Limitar el número de empleados que pueden pedir la baja en la misma fecha.
2. Disponga de un sistema para que los empleados puedan llamar o intercambiar turnos
La gente se pone enferma y surgen emergencias, por lo que es una buena idea perfilar las expectativas para este tipo de situaciones. Encargar al personal que busque sus propios sustitutos (salvo en casos de emergencia) es una forma útil de aligerar la carga de trabajo. Para evitar conflictos, establezca la expectativa de que usted tiene la aprobación final de todos los sustitutos e intercambios.
Tener un medio de comunicación designado para usted y sus empleados puede hacer que este proceso sea mucho más fácil. Hay muchas herramientas de chat de grupo que puedes utilizar para la comunicación con el personal, incluida la función de chat que encontrarás en la mayoría de las aplicaciones de programación. En lugar de intentar averiguar quién está trabajando o disponible de forma individual, los empleados pueden enviar una convocatoria abierta para el turno, y los que estén dispuestos a aceptarlo pueden responder con la misma rapidez.
3. Encuentre empleados dispuestos a suplir las carencias cuando sea necesario
No todo el mundo tiene una vida flexible, por lo que hay miembros de su plantilla que no querrán o no podrán hacer turnos extra, y eso está bien. Identifique a los miembros de su plantilla que buscan ingresos extra, que están cualificados para cubrir turnos y que tienen una vida personal flexible. Si no hay personas en su equipo que se ajusten a estos criterios, siempre puede considerar la posibilidad de mantener una lista de posibles candidatos.
Utilizar copias de seguridad no siempre es lo ideal, pero puede ser beneficioso en casos de emergencia. Tanto si se trata de un ex empleado que está entusiasmado por volver a trabajar con el personal como si se trata de un posible contratado que está ansioso por tener una oportunidad de demostrar su valía, seguro que hay personas a las que les encantaría sustituir cuando sea necesario.