¿Qué es un programa de trabajo? (Con plantillas y ejemplos)

La programación de su proyecto es una parte importante para impulsar el progreso. Un cronograma de trabajo permite a tu equipo programar un proyecto desde el principio hasta el final, fijando los horarios lo antes posible para planificar el futuro. Entender los calendarios de trabajo puede ayudarle a crear uno propio y a preparar a su equipo para los retos que puedan surgir durante el proyecto. En este artículo, explicamos qué es un plan de trabajo, por qué es importante y ofrecemos una plantilla y un ejemplo de plan de trabajo que puede utilizar para empezar a crear el suyo propio.

¿Qué es un calendario de trabajo?

Un calendario de trabajo es una herramienta que los equipos utilizan para planificar el ciclo de vida de un proyecto desde la fecha de inicio hasta la entrega. Para crear un calendario de trabajo, los profesionales suelen realizar una ingeniería inversa del calendario de un proyecto con el fin de encontrar todos los hitos necesarios antes de la entrega. Muchos equipos utilizan un cronograma de trabajo para fechar los plazos cercanos, trabajar para los eventuales y establecer las expectativas del proyecto a medida que avanza.

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¿Por qué es importante un calendario de trabajo?

Los calendarios de trabajo son importantes porque hacen hincapié en el calendario y los plazos de un proyecto. Si su equipo tiene un proyecto importante con plazos estrictos, entonces un calendario de trabajo posterior puede ser eficaz. Los calendarios de trabajo ayudan a su equipo a determinar si un plazo determinado es razonable para su calendario o no. Si usted está trabajando en varios proyectos a la vez, o está bajo demasiado estricta de las limitaciones de tiempo para hacer el trabajo, a continuación, un programa de workback puede darle la oportunidad de hacer el calendario más favorable. Además, su equipo puede utilizar un cronograma de trabajo para ilustrar los plazos difíciles a los clientes, las partes interesadas u otros equipos.

Si su agenda tiene plazos inamovibles que suponen un reto para su equipo, una agenda de trabajo puede ayudarle a prepararse con antelación para trabajar hacia ese plazo. Por ejemplo, puede ser capaz de trabajar simultáneamente hacia dos plazos que de otro modo no habría tenido suficiente tiempo para cumplir si su equipo trabajara linealmente. Los equipos pueden utilizar recursos adicionales para agilizar la producción, o coordinar planes para ajustarse al trabajo extra o dividido.

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Cómo crear un calendario de regreso al trabajo

Si quiere crear un calendario de trabajo para su proyecto de equipo, tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Organizar los plazos

Para crear un calendario de trabajo, reúne primero los entregables, los objetivos y las fechas de entrega asignados a tu equipo y ponlos en orden. Junto con tu equipo, intenta estimar el tiempo que puede llevar cumplir cada plazo. Es posible que tu equipo tenga que comunicarse con los clientes, otros equipos o cualquier persona relacionada con el proyecto para determinar las fechas de entrega. Si es posible, intente coordinar las fechas de entrega con el mismo día de trabajo cada semana para fomentar un horario de trabajo regular.

2. Crear filas y columnas

Puedes crear una plantilla básica de plan de trabajo en un programa de hoja de cálculo. En primer lugar, cree columnas con los siguientes detalles de izquierda a derecha:

  • Número de pedido: Su número de pedido podría ser un código específico que usted' ha asignado a su entrega. Además, un número de orden también podría reflejar el lugar que ocupa esta tarea en su lista de objetivos.

  • Cantidad: La siguiente columna muestra cuántos de cada entregable, o tarea, tiene previsto entregar en el tiempo restante. Esta columna ayuda sobre todo a los entregables, manteniendo el número necesario para una fecha determinada.

  • Nombre de la tarea: La columna de nombres de tareas puede ayudar a mantenerlas organizadas etiquetándolas con términos familiares. Considere la posibilidad de utilizar términos universalmente conocidos para su trabajo, algo que su equipo, clientes y partes interesadas puedan entender.

  • Situación actual: La columna de estado actual se utiliza para hacer un seguimiento de cómo va una etapa del proyecto. Puedes rellenarla con lo que tu equipo está esperando, quién está trabajando en ello o cualquier otro indicador que creas que puede ser útil para comunicar el estado de la tarea a los miembros del proyecto.

  • Responsabilidad: Tu equipo puede utilizar la columna de responsabilidad para indicar quién se encarga de la tarea. Pueden asignar uno o varios nombres al proyecto y actualizarlo según sea necesario para mantener los datos del proyecto actualizados.

  • Resumen: Resumir las tareas de su calendario de trabajo puede mantener la comunicación actualizada con todo su equipo y ayudar a establecer las expectativas del proyecto durante su progreso. Por ejemplo, si necesitas cancelar una tarea programada por cualquier motivo, combinar dos tareas puede ser una opción. Anotar esta combinación en su sección de resumen puede actualizar las expectativas y mantener a todo el equipo informado.

  • Tiempo restante: La celda de tiempo restante muestra el tiempo que tiene el equipo antes de que el proyecto llegue a su fecha límite. Mantener esta sección actualizada puede ser muy útil para comunicar información a un equipo grande.

Este esquema puede crear el esquema para enumerar sus tareas y muchos detalles importantes relacionados con ellas. A medida que incluya más información en su calendario de trabajo, es posible que tenga que recordárselo menos a su equipo durante las reuniones y las comprobaciones de progreso.

3. Introducir los datos del proyecto

Después de crear sus columnas, cree filas para cada entregable, tarea y objetivo en orden. Su equipo puede hacerlo desde la última tarea hasta la primera o de forma cronológica. Puede ser más rápido crear su calendario de trabajo de principio a fin en lugar de hacerlo a la inversa, simplemente porque otros miembros de su equipo pueden tener más información sobre las tareas que están más cerca de su calendario. Sin embargo, intente avanzar lo máximo posible hacia el final de su proyecto para poder prepararse mejor para los plazos posteriores.

4. Considere la posibilidad de establecer un código de colores

Una forma interesante tanto de ayudar a los equipos a entender su calendario de trabajo como de mantener los elementos organizados es establecer un código de colores. Puedes crear un código de colores para un miembro específico del equipo, asignando ese color a los entregables que manejan. Puede utilizar su código de colores para las celdas de tiempo restante, cambiando el color de verde a amarillo y a rojo a medida que se acerca la fecha de entrega. Su equipo también podría utilizar el código de colores para asignar tareas en categorías autodirigidas, como las tareas que tienen que ver con un determinado departamento, o las tareas que requieren una reunión.

5. Tener en cuenta las vacaciones

Al crear sus horarios, considere la posibilidad de incluir cualquier día festivo que pueda afectar al progreso del equipo. Esto incluye los días festivos que su empresa reconoce, los días que sus empleados pueden pedir de vacaciones o cualquier fiesta que sus clientes, partes interesadas o compañeros de trabajo puedan celebrar en sus países y que usted no celebre en el suyo. Tener en cuenta los días festivos de otras partes interesadas puede ayudar a reforzar el rendimiento de su equipo, mostrando a sus compañeros de trabajo que usted es considerado y planificador.

6. Comprueba tu trabajo con el equipo

Después de elaborar su calendario con el equipo, considere la posibilidad de comprobar que toda la información que ha introducido es correcta. Al trabajar con fechas verificadas, la doble comprobación de la información puede ayudar a que el avance hacia los plazos posteriores del proyecto se realice sin problemas. Una vez que haya recibido la aprobación de todos los miembros respecto a los plazos y los resultados, estará listo para avanzar.

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Plantilla de calendario de trabajo

Si piensas hacer un calendario de vuelta al trabajo, puedes utilizar la siguiente plantilla como inspiración para tu propia hoja de cálculo:

Número de ordenCantidadNombre de la tareaEstado actualResponsabilidadResumenTiempo restante[Los números de orden pueden ser códigos específicos para los entregables o el orden lineal de las tareas][El número de tareas que el equipo completa][Un nombre breve y resumido de la tarea][Cuál es el estado de la tarea, como " En espera," "En curso" o "Programada"][Nombres de cada miembro del equipo que se ocupa de la tarea][Un breve resumen de la tarea, la fecha de vencimiento y cualquier otro aspecto importante, como un posible cambio de horario][Horas o días que quedan hasta la fecha límite]. Relacionado: Una guía completa para la gestión de proyectos

Ejemplo de horario de trabajo

Si está pensando en crear un calendario de trabajo, puede utilizar este ejemplo como referencia para el suyo propio:

Número de pedidoCantidadNombre de la tareaEstado actual

Responsabilidad

Resumen

Tiempo restante

110Entrega inicialEsperandoJana R., Robert L.Comienza la entrega inicial. Los productos deben someterse a pruebas de calidad y entregarse antes del 25/5.55 días21Presentación inicial al clienteEsperando el contenidoMeredith R.Meredith puede encargarse de nuestra primera presentación al cliente. Podemos dividir las responsabilidades de la presentación entre los líderes del equipo después de nuestra reunión inicial.60 días31Presentación a las partes interesadasEsperando el contenidoMeredith R., Kameron J.La presentación a las partes interesadas puede ser codirigida por Kameron. 62 días415Segunda entregaEn esperaJana R.La segunda entrega después de nuestra inicial puede tener lugar a más tardar el 7/4.94 días53Estimaciones de producciónEn esperaMary S.Antes de la segunda entrega podemos tener listas las estimaciones de producción para las próximas reuniones de progreso.100 días620Tercera entregaEn esperaJana R.Jana puede encargarse de la tercera entrega, puede ser a más tardar el 8/13.129 días71Reunión de progresoProgramadaMeredith R., Cameron PCameron puede codirigir nuestra reunión de progreso junto con Meredith.130 días81Reunión de progreso con las partes interesadasProgramadaMeredith R., Kameron J.Kameron puede dirigir la reunión de progreso con las partes interesadas programada provisionalmente para el 9/10 (Esta fecha está sujeta a cambios.)157 días935Cuarta entregaEn esperaJana R., Robert L.Robert puede ayudar con esta entrega, puede ser a más tardar el 13/10. Fecha sujeta a cambios.187 días##

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