Guía de horarios de trabajo flexibles

Conciliar la vida laboral y personal puede ser un reto para algunos empleados. Para ayudar, muchas empresas ofrecen horarios de trabajo flexibles que pueden mejorar la productividad y la eficiencia y la satisfacción general de los empleados. En estas situaciones, los horarios de trabajo flexibles aportan valor tanto para el empleador como para el empleado.

En este artículo explicamos qué son los horarios de trabajo flexibles, los diferentes tipos, cómo gestionarlos y las ventajas e inconvenientes de los horarios flexibles.

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¿Qué son los horarios de trabajo flexibles?

Con los horarios de trabajo flexibles, los empleados tienen la opción de completar las tareas cuando se sienten más productivos, lo que puede ser fuera del horario de trabajo estándar (de 9 a 17 horas). El tipo de horario flexible de los empleados varía en función de sus preferencias y de la aprobación del director.

Los tipos más comunes de horarios flexibles que las empresas ofrecen a sus empleados son:

Horario de la semana laboral comprimida

Los empleados que pueden participar en una semana laboral comprimida tienen la oportunidad de trabajar sólo cuatro días a la semana en lugar de cinco. Pueden elegir trabajar diez horas al día en lugar de ocho, lo que les da un fin de semana de tres días. Algunas empresas permiten a los empleados elegir los tres días que pueden tener libres si la empresa está abierta los fines de semana.

Presupuesto flexible regular

Cuando se trabaja con este horario, los empleados pueden elegir llegar a la oficina antes o después del horario normal siempre que trabajen la cantidad de horas requeridas. Por ejemplo, un empleado que trabaje de forma más productiva por la mañana puede llegar a las 7 de la mañana y marcharse a las 4 de la tarde, lo que le permite disponer de una hora más por la noche.

Horario muy flexible

Este horario permite a los empleados trabajar según sus propios horarios personales. Pueden llegar a la oficina cuando les resulte más conveniente y salir cuando lo prefieran. Los empleados también pueden trabajar desde casa si consideran que es una opción más productiva. Muchas empresas que permiten este horario flexible no exigen a los empleados que trabajen 40 horas a la semana, siempre que realicen todas sus tareas y entreguen el trabajo dentro de los plazos establecidos.

Horario a distancia

Los empleados pueden trabajar la mayor parte de sus horas a distancia o pueden tener un horario totalmente remoto. Esto significa que pueden realizar su trabajo desde casa o donde les plazca, siempre que mantengan un contacto constante con los empleados y los empleadores a través de vídeo o llamadas telefónicas.

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Cómo gestionar los horarios de trabajo flexibles

La gestión de un horario de trabajo flexible aumenta la productividad de los empleados si se gestiona adecuadamente. Siga los pasos que se indican a continuación para asegurarse de que los horarios de trabajo flexibles están bien gestionados.

  1. Celebrar una reunión para discutir el nuevo horario.
  2. Empezar a trabajar con un horario flexible un día a la semana.
  3. Planifique su horario de trabajo en función de las reuniones.
  4. Anote los próximos plazos.
  5. Tenga en cuenta a los miembros del equipo a la hora de confeccionar su programa.
  6. Notifique su horario a todas las partes necesarias.

1. Celebrar una reunión para discutir el nuevo horario

Antes de implantar un horario de trabajo flexible, celebre una reunión entre los empleados y sus jefes, así como entre los empleados y otros miembros del equipo. Durante esta reunión, los asistentes deben discutir su plan para trabajar en estos horarios flexibles. Los empresarios también pueden aprovechar esta reunión para discutir sus normas y directrices para los empleados que participan en un horario flexible.

Algunos empleadores ofrecen directrices que los empleados deben seguir, como notificar regularmente a los directivos su horario, asegurarse de que trabajan en la oficina ciertos días de la semana y prometer que cumplirán siempre los plazos. También pueden abordar cualquier duda que tengan los empleados sobre el horario flexible durante esta reunión.

2. Empezar a trabajar en un horario flexible un día a la semana

Si desea una transición sencilla para trabajar en un horario flexible, comience con un horario flexible limitado y trabaje hasta llegar a un horario flexible regular. Puedes hacerlo trabajando en un horario flexible durante un día de la semana.

Un día al principio o al final de la semana, como el lunes o el viernes, puede proporcionar una transición más suave para los empleados, los miembros del equipo y los directivos. Cada semana o dos, continúe trabajando gradualmente en días más flexibles hasta que haya mantenido un horario de trabajo convenientemente flexible.

3. Planifique su horario de trabajo en función de las reuniones

Si'tamos planificando un horario de trabajo flexible diferente cada semana, intenta planificarlo en función de tus reuniones semanales. Por ejemplo, si tiene una reunión a las 16:00 horas, asegúrese de que su horario flexible le permita estar en la oficina para asistir a esta reunión, a menos que su supervisor le permita asistir a través de una llamada telefónica o una videollamada. Esto le permite estar presente en las reuniones que requieren su aportación o que contienen información importante que necesita conocer.

4. Anote sus próximas fechas límite

A medida que construya su horario flexible para la semana, anote la fecha límite que tiene para cada proyecto de esa semana. Esto le ayudará a asegurarse de que es consciente de cada fecha límite, lo que puede facilitar la planificación de su horario, ya que podrá realizar las tareas más agotadoras o que requieran más tiempo dentro del proyecto donde y cuando se sienta más productivo.

Por ejemplo, si tienes que realizar un gran proyecto y sabes que eres más productivo en la oficina durante la mañana, programa completar las tareas más complejas de ese proyecto a primera hora de la mañana en la oficina. Planea completar las tareas más sencillas del proyecto en casa por la tarde, si tu jefe lo aprueba.

5. Tenga en cuenta a los miembros de su equipo a la hora de confeccionar su horario

Un aspecto difícil de trabajar en un horario flexible es colaborar con los miembros del equipo. Si decide trabajar en un horario flexible que implique que otras personas estén en la oficina cuando usted está a distancia, consulte con ellos regularmente para seguir colaborando y siendo productivo, especialmente si está trabajando en un proyecto de equipo. También puedes trabajar con ellos mientras construyes tu horario flexible para asegurarte de que estás en la oficina cuando ellos están algunos días a la semana.

6. Notifique su horario a todas las partes necesarias

Si su horario cambia regularmente cada semana o decide salir de la oficina cuando le resulte más conveniente, intente notificar este horario tanto a los directivos como a los demás empleados. Esto les ayuda a estar al tanto de cuándo estarás disponible.

Por ejemplo, si un empleado necesita hablar con usted y planea reunirse por la tarde, puede sorprenderse de que no esté disponible por la tarde si decide marcharse sin avisar. Informa a los empleados de tu ausencia con antelación o cuando decidas marcharte. Esto les permite tener tiempo para hablar con usted antes de que se vaya, lo que puede ayudarles a seguir siendo eficientes y puntuales con su propio horario.

Ventajas de los horarios de trabajo flexibles

Trabajar con un horario flexible puede proporcionar muchos beneficios que conducen a empleados comprometidos y eficientes. A continuación se exponen los aspectos positivos de participar en horarios de trabajo flexibles:

  • Un equilibrio adecuado entre la vida laboral y la personal
  • Un desplazamiento más eficiente
  • Aumenta la moral y el compromiso de los empleados
  • Los gastos generales de la empresa pueden disminuir

Mantenga un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida privada

Muchas personas tienen vidas personales muy ocupadas que incluyen amigos, familia e hijos. Pasar la mayoría de las horas en el trabajo puede ser un reto para mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal. Con un horario flexible, los empleados pueden planificar su horario de trabajo en torno a su vida personal, de modo que se satisfagan ambos conjuntos de necesidades.

Permitir que los empleados mantengan un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida privada puede resultar en una mente más relajada y productiva, lo que permite presentar proyectos de mayor calidad.

Viaje más eficiente

Dado que el horario de trabajo suele ser de 9 a 17 horas, muchos empleados se desplazan al trabajo durante esas horas. Para que el viaje de ida y vuelta al trabajo sea más eficiente para los empleados, pueden elegir un horario flexible que les permita conducir cuando el tráfico es más ligero. Esto mantiene a los empleados más seguros y les permite completar más trabajo desde su casa, en lugar de pasar ese tiempo conduciendo en un tráfico intenso.

Aumenta la moral y el compromiso de los empleados

Los empleados que tengan más control sobre sus horarios se sentirán más comprometidos con la empresa, ya que se establece la confianza entre ellos y sus supervisores. Esta confianza puede motivarles a seguir siendo productivos y a realizar un trabajo de calidad. También aumenta su moral general y su compromiso con la empresa, lo que puede conducir a una menor rotación de los empleados.

Los empleados comprometidos y con la moral alta también son más propensos a hablar a otros sobre el horario flexible de la empresa. Esto atrae a otros empleados a la empresa que pueden ser candidatos altamente cualificados e impresionantes, lo que puede aumentar significativamente el rendimiento de la empresa.

Los costes generales de la empresa pueden disminuir

Si se implanta un horario de trabajo flexible, especialmente un horario de trabajo a distancia, el coste de diferentes artículos de la empresa, como sillas, escritorios y otros equipos, puede disminuir, ya que los empleados rara vez están en la oficina para utilizarlos. También se puede implantar un sistema de reparto de escritorios que permita a un empleado trabajar en un escritorio cuando el otro está fuera, lo que ahorra a la empresa dinero en escritorios y le otorga un espacio de oficina adicional.

Desventajas de los horarios de trabajo flexibles

Aunque hay muchos aspectos positivos en un horario de trabajo flexible, algunas empresas que se enfrentan a desafíos al implementar estos horarios. A continuación se presentan las desventajas más comunes para los empleados que participan en los horarios de trabajo flexibles:

  • Dificultad para colaborar con los empleados
  • Menos supervisión por parte de los gestores
  • Puede limitar la interacción con el cliente
  • Sólo está disponible para algunos empleados.

Dificultad para colaborar con los empleados

Trabajar con miembros del equipo con horarios flexibles puede ser un reto si están completando proyectos en equipo y dependen de otros miembros del equipo para ayudarles en estos proyectos. Los empleados pueden intentar resolver esto organizando sus horarios en torno a los de los demás o comunicándose por teléfono o mediante videollamadas.

Mantener un horario de trabajo flexible también puede ser un reto para los supervisores y los empleados. Puede ser difícil para los empleados ponerse en contacto con sus supervisores con preguntas si el supervisor está trabajando en un horario diferente o si está trabajando en casa y no puede responder a los mensajes.

Menos supervisión por parte de los directivos

A los supervisores les puede resultar difícil mantener horarios de trabajo flexibles, ya que pueden tener más dificultades para supervisar el trabajo que realizan sus empleados. También puede ser más difícil para los directivos formar y orientar a los empleados que rara vez trabajan en la oficina con ellos. Los empleados y los supervisores pueden intentar coordinar los horarios o los directivos pueden exigir a sus empleados que pasen una cantidad de tiempo determinada trabajando en la oficina.

Puede limitar la interacción con el cliente

Para los empleados que trabajan de cara al cliente, puede ser más difícil hablar regularmente con los clientes debido al horario flexible del empleado. La mayoría de los clientes trabajan en un turno regular de 9 a 17 horas y pueden esperar que los empleados se reúnan y hablen con ellos siempre que lo necesiten durante esas horas. Este problema puede solucionarse trabajando con los clientes de antemano para avisarles de este cambio de horario e intentar cambiar el horario según sus necesidades.

Disponible sólo para ciertos empleados

Para los empleados que trabajan principalmente con un ordenador en su escritorio, puede ser más fácil mantener un horario de trabajo flexible, ya que pueden utilizar su ordenador en casa o donde sea conveniente. Para otros empleados, como las enfermeras, por ejemplo, sus trabajos rara vez pueden realizarse desde casa o pueden necesitar trabajar durante horas específicas, lo que hace que su horario sea difícil de ajustar.

Para intentar superar este reto, los empleados pueden intentar reunirse con los supervisores para tratar de encontrar un horario que pueda funcionar tanto con el horario de la empresa o del departamento como con el suyo propio. También pueden pedir que les cambien el horario con otro empleado que quiera trabajar en horas diferentes, si es posible.

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