En la gestión de proyectos se supervisan y miden todos los aspectos de la gestión de proyectos, como la planificación, la elaboración de presupuestos, la ejecución, el seguimiento y la presentación de informes, desde las primeras etapas de la lluvia de ideas hasta el resultado final del producto. Podrías adquirir cualificaciones y habilidades supervisando tus propios proyectos mientras estudias empresariales o te preparas para un puesto de gestión de proyectos. Los empleadores y otras personas podrían estar interesados en ver lo que puedes hacer si construyes una cartera de trabajos de gestión de proyectos.
En este artículo, exploramos las habilidades de la gestión de proyectos y ocho ideas de gestión de proyectos que te ayudarán en tu carrera de gestión de proyectos.
Aprenda a ser gestor de proyectos
Habilidades para la gestión de proyectos
La gestión de proyectos requiere el perfeccionamiento o el dominio de estas cinco competencias:
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Resolución de problemas y planificación estratégica: La planificación estratégica es esencial para elaborar presupuestos, investigar mercados y crear planes de ejecución. Incluso con planes exhaustivos de gestión de proyectos y evaluación de riesgos, a menudo hay que tomar decisiones importantes como gestor de proyectos, especialmente cuando surgen cambios o problemas.
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Dirección: Un gestor de proyectos motiva y anima a un equipo en todas las fases de un proyecto. Dirige y revisa el trabajo, orienta y tiene toda la responsabilidad del proyecto como gestor de proyectos.
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Comunicación: La comunicación eficaz, tanto verbal como escrita, es esencial para un gestor de proyectos. Desde compartir los detalles de un plan de proyecto hasta establecer objetivos y motivar a su equipo, unas sólidas habilidades interpersonales, de lenguaje corporal y de comunicación ayudan a los gestores de proyectos a tener éxito en su función.
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Competencias: Puedes demostrar que tienes las cualificaciones, capacidades y competencias adecuadas como gestor de proyectos a través de tus conocimientos y experiencia con las herramientas de gestión de software, tus habilidades de investigación, tu cartera de gestión de proyectos y tu continuo interés por la autoformación manteniéndote al día de los avances tecnológicos y de la evolución de tu campo o industria en particular.
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Gestión del equipo y del tiempo: Un gestor de proyectos experto en la priorización puede ejecutar eficazmente la gestión del tiempo, tanto a corto como a largo plazo de un proyecto y sus fases. El tamaño del equipo puede cambiar en cada proyecto y puede ir de pequeño a grande, por lo que son útiles las habilidades de gestión eficaz de equipos.
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8 ideas de gestión de proyectos para una cartera
Las ideas para la gestión de proyectos son más útiles cuando puedes hacer referencia a ellas en las entrevistas de trabajo y muestran elementos de la gestión de proyectos, como la propuesta, la estimación de costes, la planificación, la gestión del equipo y del calendario, la comunicación, la variabilidad de los riesgos y mucho más. Además, considera la posibilidad de tener una variedad de sectores o campos representados en tu cartera para destacar entre los demás candidatos. Por ejemplo, incluya en su cartera un proyecto tecnológico, un proyecto sin ánimo de lucro y un proyecto de trabajo físico.
Si quieres construir tu cartera como gestor de proyectos, ten en cuenta estas ocho ideas para la gestión de proyectos que puedes utilizar:
1. Organizar una recaudación de fondos
Considera la posibilidad de organizar una recaudación de fondos para una escuela, una organización sin ánimo de lucro u otra y crea un plan de gestión del proyecto. Defina cuál es el objetivo y el propósito de su recaudación de fondos, cuánto dinero quiere recaudar, a cuántas personas espera atraer y más. En su plan, describa los suministros necesarios, el número de voluntarios requeridos y un presupuesto completo para todos los gastos. Mantenga una lista de las tareas realizadas, en curso y pendientes para ayudar a cumplir los plazos y los objetivos.
Poner en marcha la recaudación de fondos y supervisar su rendimiento para realizar cualquier cambio, especialmente si se trata de un evento de donación en línea. Evalúe la recaudación de fondos después para valorar cómo se comparan el plan y el resultado y qué conocimientos clave puede obtener para futuros proyectos.
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2. Hacer un proyecto de renovación del hogar
Los proyectos de renovación de viviendas son importantes oportunidades de gestión de proyectos, ya sea una pequeña renovación o una gran ampliación o adición de la casa. En el caso de una reforma de una vivienda, también servirá de enlace con las autoridades locales, como los responsables de la aplicación de los códigos, los secretarios municipales o las empresas de servicios públicos. Colaborará con equipos de diseño, proveedores, arquitectos, contratistas generales y otros profesionales. Sus funciones como gestor de proyectos en una reforma del hogar suelen incluir:
- Crear planos
- Conseguir solicitudes de permisos
- Contratación de subcontratistas
- Fijación de precios y abastecimiento de materiales
- Organizar un presupuesto
- Manejar el flujo de caja
- Establecer un calendario
- Delegar tareas
- Gestión de las listas de comprobación del trabajo realizado
- Emisión de pagos
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3. Innovar en la mejora del proceso diario
Con esta idea de gestión de proyectos, puede considerar la búsqueda de mejores prácticas o mejoras de procesos para tareas cotidianas como la caja de un supermercado o el proceso de facturación de una aerolínea, por ejemplo. Se puede empezar con un estudio de mercado y de los consumidores para entender mejor los retos, gustos y disgustos de los procesos y usos actuales, y hacer preguntas orientativas para saber qué les gustaría ver a los consumidores. Por ejemplo, puede preguntar sobre las opciones de autofacturación o los quioscos de autofacturación de los aeropuertos y qué mejoras harían más probable que una persona los utilizara.
Con la investigación sobre los consumidores y la información que obtenga, haga una lluvia de ideas y cree un plan de gestión de proyectos para la idea principal. Por ejemplo, tal vez la idea sea añadir un botón de ayuda interactivo y parlante en la pantalla de un quiosco para guiar al cliente en el proceso. Cree presupuestos para los costes, los gastos y los ahorros previstos que tiene la innovación, como por ejemplo si reduce las necesidades de personal y los costes laborales ya que menos empleados tienen que asistir a los clientes gracias a la tecnología.
4. Consolidar una oficina comercial
Quizá una empresa local o regional necesite fusionar dos oficinas en una sola—un gestor de proyectos ayuda a supervisar todo el proceso, de principio a fin. Creará un plan para trasladarse a una única instalación y se encargará de todos los aspectos de la comunicación, la preparación, la delegación del equipo y la gestión del cambio. Sus responsabilidades como gestor de proyectos pueden incluir:
- Crear un calendario con hitos importantes a lo largo del proyecto
- Analizar los pros y los contras de alquilar o comprar un espacio de oficina
- Abordar los problemas de TI, como la redundancia o las actualizaciones de la tecnología
- Elaborar un presupuesto e incluir previsiones de costes, como la contratación de mudanzas o la compra de muebles nuevos.
- Formulación de un plan integral de gestión del cambio
- Establecer un plan de comunicación para los empleados
- Evaluación del riesgo de interrupción del trabajo y su impacto
- Disponer de opciones alternativas para situaciones inesperadas o complicaciones
5. Desarrollar un sitio web
Esta idea de gestión de proyectos le ofrece una amplia gama de opciones, ya que puede crear un sitio web para cualquier industria, necesidad o negocio. Si está interesado en la tecnología de la información o el diseño web, puede adquirir experiencia práctica en el campo que también puede impresionar a los empleadores. El desarrollo de un sitio web implica la gestión de equipos, ya que se trabaja con desarrolladores, diseñadores, enlaces de la empresa y otros profesionales. Se crean calendarios que permiten ver y probar la funcionalidad del sitio web, con planes de contingencia para cualquier circunstancia imprevista.
6. Innovar en la tecnología de la construcción
Considere la posibilidad de innovar una herramienta, tecnología o proceso para el sector de la construcción. Ya sea privada o pública, la construcción es un campo en crecimiento y constantemente surgen nuevas innovaciones que ayudan a los trabajadores a realizar su trabajo de forma segura, eficaz y rápida. Tal vez se le ocurra una pulsera electrónica, unas gafas o ropa de seguridad inteligentes, ciertos sensores u otras innovaciones tecnológicas que ayuden a quienes trabajan en la construcción y la promoción inmobiliaria. Puede tratarse de una mejora en el transporte, el mantenimiento de edificios, la concienciación sobre la seguridad o el traslado de materiales.
7. Crear un plan de trabajo a distancia
Instituya un plan de trabajo a distancia para un negocio o empresa como un plan de gestión de proyectos para su cartera. Asegúrese de crear una combinación de soluciones de gestión y colaboración de los empleados, cuidadosamente equilibrada con los profesionales y los objetivos de la empresa y las preferencias del equipo. Puede incorporar estos elementos a su plan de gestión de proyectos:
- Software de colaboración para la fijación de precios y abastecimiento, software de supervisión de empleados y software de gestión de recursos
- Estimación de las previsiones de costes para la creación de oficinas en casa
- Redactar el ahorro de costes por la reducción o ausencia de gastos de espacio de oficina
- Entrevistar al liderazgo para conocer el estilo de gestión y los resultados deseados
- Encuesta a los empleados para conocer los deseos, preferencias y preocupaciones del equipo
- Creación de planes de comunicación y gestión del cambio para los empleados
- Establecer fechas e hitos
- Seguimiento de las listas de tareas completadas
- Escribir un informe para recapitular el nivel de éxito del proyecto
8. Construir una cubierta
El uso de la construcción de un mazo para una pieza de la cartera de gestión de proyectos le permite mostrar sus habilidades de toma de decisiones y de resolución de problemas, sobre todo porque un mazo puede tener muchas variables. Por ejemplo:
- Tamaño y forma
- Lugar, como el nivel del piso o el segundo piso
- Necesidades de diseño, como rodear una piscina o un árbol
- Tipos de materiales, como la madera o los compuestos
- Normas, como la necesidad de barandillas o escalones
- Elementos de estilo, como colores, diseño y adornos
- Preferencias, como múltiples conjuntos de escaleras
- Requisitos de mantenimiento, como el lavado a presión, el tintado o el sellado
- Elementos adicionales, como un voladizo o una pérgola para enredaderas o la instalación de una sombrilla
Un proyecto de construcción de una cubierta implica presupuestos, flujo de caja, permisos, materiales, mano de obra, planificación y plazos, lo que constituye un ejemplo de gestión de proyectos de éxito.