Su empresa puede identificar los problemas y optimizar los procesos empresariales para maximizar los beneficios. La mejora de los procesos empresariales es un proceso continuo al que se someten muchas organizaciones a medida que evoluciona su sector. La mejora de sus procesos puede aumentar la velocidad de producción y eliminar el despilfarro, lo que se traduce en un aumento de la productividad y los ingresos de su empresa.
En este artículo, analizamos qué es la mejora de los procesos y ofrecemos nueve estrategias que puede utilizar para mejorarlos.
6 metodologías que puede utilizar para mejorar los procesos empresariales
¿Qué es la mejora de procesos?
Una empresa mejora sus procesos para aumentar su alcance y proporcionar una mayor satisfacción al cliente cuando se produce la mejora de los procesos. Los procesos empresariales consisten en un conjunto de actividades que producen, distribuyen, promocionan y venden artículos. A medida que las empresas crecen y las industrias evolucionan, sus procesos deben seguir siendo eficientes. En este proceso se evalúan, analizan, miden y modifican regularmente los procesos. Este proceso permite a las empresas descubrir nuevas formas de fabricar bienes o mejorar el servicio al cliente.
A la hora de crear una estrategia para mejorar los procesos de su empresa, puede centrarse en los siguientes aspectos:
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Cuellos de botella: Los cuellos de botella forman parte del proceso en el que las cosas se retrasan y no pueden avanzar rápidamente. Por ejemplo, en la producción, un cuello de botella se produce cuando una empresa fabrica productos más rápido de lo que los envía. Deshacerse de los cuellos de botella puede acelerar sus procesos y ahorrar tiempo y dinero.
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Puntos de contacto: Los puntos de contacto son los lugares en los que se interactúa con los clientes, como el departamento de atención al cliente. Tener puntos de contacto útiles para sus clientes puede crear una mejor imagen de marca.
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Actividades de riesgo: Puede identificar las actividades que pueden fallar o tener un resultado negativo, de modo que pueda ajustarlas o eliminarlas para ayudarle a operar de forma más eficiente. Por ejemplo, si está utilizando un software anticuado que se congela constantemente o no registra la información con precisión, la actualización a una tecnología más actual y fiable puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero.
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Actividades de alto valor: Se trata de los aspectos de su negocio que proporcionan el mayor rendimiento en términos de ingresos. Las actividades de alto valor son tareas en las que quiere centrarse para mejorar y conseguir el mayor rendimiento potencial. Por ejemplo, una empresa de venta al por menor puede centrarse en actividades de alto valor como el servicio al cliente para ayudar a aumentar la satisfacción del cliente y construir la lealtad a la marca.
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Actividades de bajo valor: Se trata de aspectos de su negocio que pueden proporcionar poco o ningún retorno en ingresos. Las actividades de bajo valor son tareas que debe tratar de minimizar o eliminar. Si siguen siendo esenciales, también puede buscar la automatización, de modo que las tareas se realicen mientras los miembros de su equipo se centran en tareas más valiosas. Por ejemplo, una empresa de venta al por menor puede necesitar hacer un seguimiento de los recibos antiguos para llevar un registro, pero puede querer automatizar esa tarea porque no ayuda a obtener ingresos.
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9 estrategias de mejora del proceso
Estas son algunas estrategias que puede utilizar para mejorar sus procesos empresariales:
1. Trabajo en equipo
Cuando determine las formas de mejorar un proceso, considere la posibilidad de consultar a las personas del equipo para ver qué ideas tienen. Es posible que tengan una visión del proceso que una persona ajena no ve. Para que un nuevo proceso funcione, es importante que el equipo se comprometa a aprender y cambiarlo, y es más probable que crean en el nuevo proceso si participan en su creación.
2. Automatización
La automatización es la incorporación de la tecnología a sus procesos empresariales para eliminar la necesidad de que los empleados realicen tareas repetitivas que aportan poco valor. La automatización puede ahorrar tiempo porque ayuda a eliminar incoherencias o cuellos de botella para mejorar sus procesos. Después de identificar qué tareas están causando estos problemas, considere la posibilidad de buscar soluciones tecnológicas que puedan ayudarle a solucionar las ineficiencias.
La tecnología también ha facilitado la recopilación de datos, por lo que, a la hora de mejorar sus procesos, considere las herramientas automatizadas que pueden ayudarle a recopilar y organizar la información. También pueden facilitar la comunicación, programar reuniones con los miembros del equipo y ayudarle a organizar sus planes.
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3. Tanques de pensamiento
Cuando desarrolle mejoras para sus procesos empresariales, considere la posibilidad de organizar sesiones periódicas de reflexión para escuchar nuevas ideas y hablar con los miembros de su equipo. Puede organizar grupos y seleccionar a los miembros de su equipo que puedan tener aportaciones valiosas sobre un tema concreto. Luego puedes darles un momento y un lugar para que se conecten para desarrollar sus ideas.
Con sesiones periódicas, puede supervisar y mejorar continuamente sus procesos empresariales para conseguir la máxima eficacia. Esto puede hacer que los miembros del equipo se impliquen más en un proceso y ayudar a mejorar la eficiencia en general. También puede proporcionar una valiosa visión desde diversas perspectivas.
4. Comunicación
La comunicación productiva puede influir en la velocidad y precisión de cualquier tarea y ayudar a los equipos a ser más productivos. Los equipos necesitan comunicarse internamente y entre sí para asegurarse de que hay coherencia en los objetivos y procedimientos. Sin embargo, las empresas también pueden limitar la comunicación innecesaria, como los correos electrónicos masivos o las largas cadenas de correo electrónico, para evitar la pérdida de tiempo o recursos.
Muchas empresas se centran en la eficacia de su comunicación para mejorar sus procesos empresariales porque puede afectar a todos los departamentos. Puede examinar qué redundancias existen en sus procedimientos de comunicación. Por ejemplo, acortar la cadena de comunicaciones puede garantizar que las personas reciban todas las actualizaciones que necesitan sin que la información se pierda.
5. Diagramas de causa y efecto
Puede utilizar diagramas para obtener una representación visual de sus procesos, lo que puede ayudarle a identificar problemas de raíz o redundancias. El diagrama de espina de pescado es un diagrama de mejora de procesos muy popular porque visualiza las causas de un efecto, lo que puede ayudarle a entender cuáles de sus procesos están causando retrasos.
Para crear un diagrama de espina de pescado, también llamado diagrama de espina de pescado, se dibuja una línea horizontal con tres o cuatro líneas diagonales que surgen tanto por encima como por debajo de la línea central, inclinándose hacia la izquierda. Esto crea una forma parecida a una espina de pescado, lo que da nombre al diagrama. En el extremo derecho de la línea central, nombra el problema que estás analizando. A partir de aquí, pida a su equipo un aspecto de su proceso que pueda causar este problema y póngalo en la línea diagonal más cercana. A continuación, consulte qué influye en ese aspecto. Continúe esta práctica hasta que ya no pueda encontrar una causa para el efecto que le sigue. Esta es la raíz de su problema y es donde puede centrar sus planes de mejora.
6. Matriz GUT
La matriz GUT es un diagrama que puede utilizar para establecer una jerarquía de las mejoras que puede introducir en sus procesos. Esto puede ayudarle a organizar las mejoras de sus procesos para mejorarlos constantemente. Puede utilizar el diagrama haciendo una lista de los problemas que su equipo ha identificado, como cuellos de botella, actividades de riesgo o actividades que no añaden valor. A continuación, puede crear un diagrama que enumere estos problemas y clasifique cada uno de ellos en tres categorías:
- Gravedad: ¿Cuáles son las posibles consecuencias de permitir que esta cuestión continúe?
- Urgencia: ¿Cuánto tiempo pasará antes de que este problema provoque pérdidas en los ingresos?
- Tendencia: ¿Empeora el problema o sigue igual?
Califique los problemas del uno al cinco para cada categoría, siendo el uno el menos grave, o en mejor estado, y el cinco el muy grave, o en peor estado. Puede crear una calificación global para cada asunto multiplicando los valores de cada categoría para cada asunto. A continuación, puede clasificarlos, siendo el problema con mayor puntuación el que requiere una atención más inmediata.
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7. Fabricación ajustada
A la hora de analizar cómo mejorar sus procesos, puede utilizar el proceso de mejora lean, que se centra en la mejora continua, la reducción de los residuos y el posicionamiento de las necesidades del cliente y su percepción del producto en el centro de sus procesos. Los entornos de producción suelen utilizar esta estrategia, pero puedes aplicarla en cualquier sector.
Para utilizar el proceso Lean, examine sus procesos en todos los departamentos en relación con su negocio en general, en lugar de examinarlos departamento por departamento. La observación de la empresa en su conjunto puede ayudarle a encontrar redundancias en los departamentos, que el método Lean le sugiere eliminar. El objetivo es utilizar menos espacio y menos recursos para fabricar la misma calidad de producto. El método Lean también sugiere resistirse a realizar grandes inversiones en existencias o equipos, para poder seguir rápidamente el ritmo de los cambios en la demanda de los clientes.
Para poner en práctica el proceso lean de mejora, puede seguir los siguientes pasos:
- Defina su objetivo
- Mida sus datos
- Analizar las causas raíz
- Generar soluciones
- Implementar soluciones
- Controlar y supervisar los procesos para asegurarse de que las soluciones se aplican de forma continua.
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8. Seis Sigma
Puede utilizar la estrategia Seis Sigma para reconfigurar su cultura de trabajo hacia la perfección. La estrategia Seis Sigma para la mejora de procesos se centra en conseguir la mejor calidad del producto creando procesos que proporcionen el mismo resultado cada vez que un equipo de producción los repita. Esta estrategia suele ser útil para las empresas de fabricación, pero se puede aplicar en cualquier industria.
La idea proviene de la medida estadística de sigmas utilizada en la desviación estándar para determinar lo lejos que está de la perfección cada producto fabricado. Un proceso que está «a Seis Sigmas» tendrá sólo 3,4 defectos por cada millón de oportunidades. El objetivo es alcanzar este nivel de perfección mediante la mejora constante del proceso para que la producción sea lo más consistente posible.
He aquí dos aspectos importantes de la mejora de procesos que hacen que Six Sigma sea eficaz:
- Métricas: Six Sigma se basa en el análisis estadístico para determinar las variaciones de los productos y eliminar los defectos. Para utilizar esta estrategia, puede reunir datos cuantificables y analizarlos para crear planes que tengan resultados medibles.
- Personas: Un aspecto importante de Six Sigma es la necesidad de formar a todos los empleados en el método para eliminar las variantes en la producción. Todos los empleados pueden trabajar juntos para ofrecer resultados coherentes.
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9. Gestión de la calidad superior
La gestión de la máxima calidad se parece a Six Sigma porque se centra en la eliminación de errores en el proceso de producción. La gestión de la máxima calidad se centra en la racionalización de los procesos y en el acortamiento de las cadenas de suministro para eliminar los errores en todo el proceso. La industria del automóvil fue la que desarrolló inicialmente esta estrategia, pero se puede aplicar a cualquier industria en la que el servicio al cliente y la garantía de calidad sean aspectos clave del éxito.
Uno de los objetivos de la gestión de la máxima calidad es que cada miembro de un equipo, desde los ejecutivos hasta los empleados de línea, asuma la responsabilidad de su propia producción y se asegure de que sea de la máxima calidad. Esta estrategia se centra en la formación continua de los empleados y la supervisión de sus procesos para mejorar la eficacia.