Las mejores ideas para organizar la oficina en casa

Un espacio organizado es fundamental para rendir al máximo. Tanto si estás despejando una oficina en casa como si estás creando un nuevo espacio en el que concentrarte durante el día, te conviene conocer algunos de los mejores consejos de organización de oficinas.

En este artículo, enumeramos siete sencillos pasos para preparar su oficina en casa para conseguir una productividad y motivación óptimas.

Cómo organizar el espacio de tu oficina en casa

Antes de montar su oficina en casa, recuerde estos puntos:

  1. Limpie su espacio
  2. Organizar los documentos
  3. Crear un sistema de clasificación
  4. Organizar el correo
  5. Organizar su escritorio
  6. Organizar los cordones
  7. Priorizar el trabajo en curso

1. Limpia tu espacio

Evalúe el estado actual de su oficina en casa. Desecha cualquier elemento que no necesites, como periódicos viejos y cajas sin usar. Limpia tu espacio, incluyendo el polvo de todas las superficies y barriendo o aspirando el suelo. Una zona limpia le ayudará a evaluar las necesidades de su oficina y a liberar la zona no utilizada;

2. Organizar los documentos

Clasificar y triturar los papeles con regularidad evitará que se acumulen en la oficina de tu casa. Separe los papeles en tres montones diferentes: 

  • Descarte:  Incluye todo lo que contenga información obsoleta o caducada. Recuerda destruir todo lo que contenga información personal sensible.

  • Archivo:  Esta pila debe incluir los documentos que necesite conservar durante al menos un mes;

  • Acción:  Guarde en su escritorio los papeles sobre los que deba actuar en un futuro próximo, como las facturas;

Algunos documentos contienen información que es fácil de obtener si se necesita en el futuro. Es posible que no necesite conservar copias en papel de los mismos. Si no está seguro, aquí tiene algunas sugerencias sobre el tiempo que debe conservar los distintos tipos de documentos:

  • Un mes:  Destruye los extractos de las tarjetas de crédito después de un mes. Asegúrate de que estos extractos son correctos antes de desecharlos.

  • Un año:  Destruya las facturas médicas, los talones de pago y los extractos bancarios y de inversiones después de un año.

  • Siete años o más: Guarde las declaraciones de la renta y cualquier documento relacionado con los impuestos, como recibos y cheques cancelados, durante al menos siete años. Si tiene espacio, puede considerar la posibilidad de conservar sus declaraciones de impuestos indefinidamente.

3. Crear un sistema de archivo

Un sistema de archivo eficaz le ayudará a localizar los documentos con facilidad;

Las pestañas o carpetas con códigos de colores proporcionan una clara distribución visual de los archivos para ayudar a encontrar rápidamente el documento que se necesita. Por ejemplo, podría codificar por colores

  • Archivos verdes : Salud
  • Archivos azules : Impuestos
  • Archivos rojos : Contabilidad 
  • Fichas amarillas : Varios

Si guardas carpetas para proyectos o clientes específicos, archívalas por orden alfabético bajo el color designado. Por ejemplo, si el color amarillo representa a los clientes activos, puedes ordenar a estos clientes por su apellido utilizando pestañas amarillas;

Puedes mantener la información importante en el archivo y eliminar el desorden de papel creando copias digitales. Una vez que termine de escanear un documento, puede desechar la copia original. Las copias digitales de papeles importantes, como las certificaciones relacionadas con el trabajo, pueden ayudarle a acceder a la información sin tener que sacar una carpeta. Al igual que harías al archivar documentos en papel, mantén los documentos escaneados claramente etiquetados y organizados en carpetas en tu ordenador.

4. Organizar el correo

Crea un sistema que te ayude a clasificar y organizar el correo:

  • Mantenga el correo importante fuera. Mantenga el correo sensible al tiempo para que pueda responder a él. Designe una estación de correo en su escritorio o cerca de él para tener una cola visual 

  • Cree un sistema de clasificación; Busque un sistema de clasificación que se adapte a su espacio y le permita clasificar el correo en diferentes categorías. Etiquete cada categoría para poder encontrar rápidamente el correo que necesita 

  • Utilice bandejas apilables. Las bandejas apilables le permiten dividir el correo. También puede añadir bandejas colgantes en una pared o detrás de una puerta si quiere conservar el espacio de su escritorio. 

  • Lleva un calendario.  Mantenga un calendario de borrado en seco encima de su puesto de correo para anotar los plazos y las fechas de vencimiento de las facturas. Una vez que pague una factura, puede tirar el papel. 

  • No uses papel. Optar por la comunicación por correo electrónico puede eliminar la mayor parte del desorden de papeles. Compruebe sus cuentas online para ver si puede optar por los correos electrónicos en lugar de recibir facturas y cartas físicas por correo postal. 

5. Organice su escritorio

Aquí tienes otros consejos para mantener organizadas las distintas áreas de tu escritorio:

  • Escritorio:  Mantenga en su escritorio sólo lo que utiliza a diario. Piensa en la frecuencia con la que utilizas el material de oficina que tienes en tu mesa. Si no utiliza un artículo concreto a diario, guárdelo en un cajón;

  • Cajones de escritorio:  Utiliza pequeños contenedores en tus cajones para mantener agrupados los artículos similares. Puede ser más fácil centrarse en mantener sus métodos de organización para contenedores individuales que para cajones enteros

  • Área de impresión:  Mantener la impresora en el escritorio puede ocupar un valioso espacio de trabajo. Utiliza la parte superior de un archivador o una mesa auxiliar como zona de impresión;

6. Organizar las cuerdas

Utiliza organizadores de cables para mantenerlos ordenados y evitar que el espacio alrededor de tu escritorio se llene de cables. Puede utilizar ganchos adhesivos para fijar los cables a la pared o a su escritorio y cajas para cables para organizar y ocultar los cables y evitar que estorben. 

Un concentrador USB te permite conectar varios dispositivos a tu ordenador con un solo cable. También puedes utilizar un ratón, un teclado y unos altavoces inalámbricos para eliminar los cables.

7. Priorizar el trabajo en curso

Utiliza tu escritorio como un lugar en el que puedas completar las tareas. Ordena los elementos en una pila de acciones o “por hacer” para priorizar el trabajo importante 

Si eres una persona visual, tener un recordatorio claro de las tareas te ayudará a mantenerte organizado y concentrado. Puedes utilizar notas adhesivas en papeles que describan específicamente lo que tienes que hacer o una pizarra para escribir notas y hacer listas;

Puedes mantener una lista de tareas digital en tu ordenador. También puedes sincronizar algunas listas de tareas digitales con tu smartphone o tableta para que esté siempre disponible.

Organizar el espacio de tu oficina en casa puede suponer cierto esfuerzo, pero tener un sistema puede ayudarte a completar el trabajo que haces en casa de forma más eficiente. Una vez que hayas organizado tu oficina en casa, es esencial que la mantengas. Destruye periódicamente los papeles, los suministros y el desorden del ordenador para mantener el espacio de tu oficina en casa en orden.