20 ideas de reuniones de equipo para mejorar la productividad y el compromiso

Las reuniones de equipo son importantes para cualquier organización que priorice la colaboración y el trabajo en equipo. Sin embargo, puede ser un reto mantener el compromiso de los empleados en las reuniones el tiempo suficiente para que sean productivas. Encontrar formas únicas de involucrar a los empleados puede ayudar a mantener la positividad en las reuniones y mejorar la cohesión de un equipo dentro de una organización.

En este artículo, analizamos 20 formas creativas de mantener el compromiso de los empleados en las reuniones y enumeramos algunos consejos útiles para garantizar que las reuniones sean productivas.

¿Por qué es importante poner en práctica nuevas ideas para las reuniones de equipo?

Es importante planificar diferentes ideas de reuniones de equipo para maximizar la eficacia de la reunión y minimizar el impacto que tiene en los horarios individuales. La creación de un orden del día, los temas de conversación y el tema general de la reunión pueden aumentar el compromiso y garantizar que la reunión no se desvíe del plan. Esta planificación previa puede producir cambios positivos en los individuos, como elevar la productividad y mejorar los resultados.

Relacionado: 12 mejores prácticas para dirigir una reunión de equipo

20 ideas de reuniones de equipo para mejorar la productividad y el compromiso

Aquí hay 20 formas únicas de cambiar el formato o la estructura de las reuniones de equipo y organizar una reunión de equipo exitosa:

1. Deje que diferentes miembros del equipo dirijan las reuniones

Dejar que diferentes miembros del equipo dirijan las reuniones puede hacer que cada uno de ellos se sienta valioso, ya que pueden aportar directamente sus pensamientos e ideas únicas en las agendas de las reuniones. Considere la posibilidad de crear un programa rotativo de direcciones de reuniones para que todos puedan contribuir y comprometerse con su equipo. Para mantener cierta coherencia, intente establecer directrices o plantillas para aumentar la confianza individual y el éxito de las reuniones.

2. Cambiar los lugares de reunión

Celebrar las reuniones en el mismo lugar con regularidad puede dar lugar a una falta de compromiso. Si cambia el lugar de la reunión a otro espacio de la oficina o incluso al exterior, puede aumentar el entusiasmo y el compromiso de los miembros del equipo. También es una buena forma de fomentar un ambiente relajado, y es posible que los miembros del equipo se impliquen más en el orden del día de la reunión cuando sientan que pueden relajarse.

3. Empieza con positividad

Para garantizar la positividad en una reunión, considere la posibilidad de comenzar anunciando un logro significativo o una realización individual, lo que puede establecer un tono positivo para toda la reunión. Esta es también una buena manera de destacar a los que más rinden y de aumentar la productividad de los que les rodean. Además, hacer que su equipo comparta sus logros también puede ayudar a fomentar la confianza y la camaradería.

4. Mantener el contacto visual

Los miembros pueden estar más comprometidos si mantiene el contacto visual con ellos en lugar de leer directamente una presentación de diapositivas o información. Esto le permite hablar directamente con su equipo y puede evitar que los miembros del equipo desvíen su atención a otra parte durante la reunión.

5. Comenzar la reunión con un ejercicio

El ejercicio al comienzo de una reunión, como por ejemplo moverse de una silla a otra, puede ayudar a eliminar la complacencia. Empezar cada reunión con algún tipo de acción física puede revitalizar la energía de un individuo y garantizar que cada miembro esté más alerta y centrado en la propia reunión. Este método también puede suscitar conversaciones y mejorar las relaciones de trabajo entre los miembros.

6. Promover la retroalimentación o las aportaciones

Una buena manera de mejorar la productividad de sus reuniones es pedir la opinión de los miembros de su equipo. Esto puede permitirle adaptar su enfoque a uno que optimice la eficacia y la productividad de las reuniones. También puede ayudarle a eliminar los métodos de reunión menos eficaces, fomentar la colaboración y garantizar que los miembros del equipo se sientan valorados.

Relacionado: Cómo fomentar la participación en las reuniones de equipo

7. Destacar a los miembros del equipo

El reconocimiento individual puede ayudar a que la gente se sienta valorada y parte importante de su equipo. Destacar a un miembro del equipo en cada reunión y dejar que hable de lo que está trabajando puede añadir algo de energía y entusiasmo a la reunión. También puede hacer que esa persona se sienta valorada y reconocida por su duro trabajo.

8. Ofrezca opciones de reuniones virtuales

Para dar cabida a todos los miembros del equipo, considere la posibilidad de dar a cada miembro la opción de asistir a determinadas reuniones de forma virtual. Celebrar una reunión virtual puede permitir a su equipo la opción de aplicar horarios de trabajo flexibles, aunque no se encuentren en el mismo lugar. Esto puede incluso mantener a los individuos centrados y reconocer que siguen siendo miembros importantes del equipo, independientemente de su ubicación.

Relacionado: Relacionado: 28 consejos para dirigir sus reuniones a distancia

9. Permitir el tiempo para las preguntas

Responder a las preguntas o comentarios al final de las reuniones puede ayudar a aclarar la información y permite a su equipo expresar sus preocupaciones. Si su equipo no tiene preguntas, considere la posibilidad de terminar la reunión antes de tiempo, lo que puede mejorar la productividad y el estado de ánimo del equipo en general. Además, intente permanecer en el espacio de reunión virtual o físico unos minutos después de la reunión, lo que puede llevar a los empleados a hacer preguntas que quizás no querían hacer delante de todo el grupo.

10. Altere los formatos de sus reuniones

Cambiando de vez en cuando el formato de las reuniones, puede evitar la monotonía y fomentar la creatividad. Pasar de una conferencia a un debate abierto y a una sesión de preguntas y respuestas, por ejemplo, puede cambiar la estructura de las reuniones y captar la atención de cada miembro del equipo. Asimismo, considere la posibilidad de añadir una serie de oradores invitados o de reproducir vídeos que le ayuden a evitar las estructuras repetitivas de las reuniones.

11. Planificar las reuniones con antelación

Las reuniones suelen ser importantes para los equipos de una empresa, pero también pueden impedir que los miembros del equipo sigan siendo productivos si se prolongan demasiado. Si se prepara un orden del día de antemano, se pueden reducir las discusiones fuera de tema y mantener la participación de los asistentes. Los miembros del equipo suelen apreciar a los líderes que respetan a su equipo y saben que lo más probable es que tengan otras prioridades.

Relacionado: Cómo planificar reuniones (con consejos)

12. Permitir flexibilidad en la asistencia

Es posible que algunas reuniones sólo se apliquen a una determinada parte de su equipo, ya que sólo pueden tratarse temas concretos y específicos. Si permite que los miembros que no tengan experiencia o comentarios relevantes no asistan a la reunión y sigan trabajando, puede asegurarse de que la reunión sea más productiva para todos los participantes.

13. Cumplir con los horarios establecidos

Planificar reuniones breves y eficaces es un reto para las organizaciones, y moderar esas reuniones también puede ser difícil. Recordando suavemente a los oradores los tiempos de intervención asignados, puede evitar que las reuniones duren demasiado. Además, considere la posibilidad de asegurarse de que las reuniones comienzan a la hora indicada en la agenda de cada miembro del equipo y de que sólo se cambian los horarios de las reuniones con poca frecuencia.

14. Alterne los temas de las reuniones

Cambiar con frecuencia los temas tratados durante las reuniones permite ampliar los conocimientos de su equipo sobre temas ajenos a los que ya conocen. Permitir la retroalimentación de los temas también puede permitir a los empleados elegir lo que quieren discutir y puede resultar en una reunión más productiva. Esto mejora la capacidad de pensamiento crítico del equipo y puede garantizar su compromiso.

15. Crear una tradición única

La creación de una tradición única en su empresa, como un momento de contemplación en silencio o un canto de clausura, puede hacer que cada reunión sea diferente de las que los miembros del equipo hayan experimentado en empresas anteriores. Las pequeñas actividades que fomentan la comunicación positiva pueden ayudar a su equipo a desarrollar la cohesión y la compenetración. Esto también puede ayudar a su equipo a desviar su atención de las tareas diarias hacia el orden del día de la reunión.

16. Personalice cada reunión

Describir una historia personal para destacar un tema de la reunión puede ayudar a que el mensaje resuene en su audiencia. También puede aumentar el vínculo entre su equipo haciendo preguntas para que participen a nivel personal y promover conversaciones significativas. Esto puede ayudar a los miembros del equipo a sentirse reconocidos y puede aumentar el pensamiento colaborativo de su equipo.

17. Fomentar la colaboración

Las reuniones también son una buena forma de que su equipo practique la colaboración que necesita para determinadas tareas, trabajando en un problema o tomando una decisión unificada. Esto puede aumentar la comunicación y permitir a su equipo hacer una aportación directa a los problemas y las resoluciones. Al utilizar este método, también puede aumentar el compromiso directo y mejorar las lecciones aprendidas de cada sesión.

18. Reservar tiempo para las pausas

Algunas reuniones requieren mucho tiempo debido a la naturaleza del tema que se está tratando. Si se programan pausas para comer o ir al baño durante la reunión, se puede permitir que los miembros se sientan cómodos durante una reunión larga. En última instancia, esto puede fomentar la concentración y el compromiso en un tema.

19. Utilizar los rompehielos

Los rompehielos son juegos y actividades que pueden crear vínculos eficaces entre los miembros de su equipo. Es importante elegir los juegos para romper el hielo con cuidado, ya que algunos sólo son eficaces con grupos grandes o pequeños, por ejemplo. Si se eligen con cuidado, pueden ayudar a su equipo a sentirse más cómodo entre ellos y a fomentar las habilidades de comunicación.

20. Establezca un objetivo

Considere la posibilidad de terminar cada reunión con un objetivo específico que resuene en los miembros de su equipo tras la conclusión de la reunión. Crear objetivos de ventas o pedir a su equipo que comparta algo que haya aprendido en las reuniones puede ayudarles a recordar el tema tratado. Esto también puede proporcionar una motivación adicional para alcanzar los objetivos fijados antes de la siguiente reunión.