Una guía para la implementación de procesos

A medida que una empresa crece, los procesos de implementación detallados pueden ayudarla a escalar y mantener el crecimiento. Trabajar en la implantación de nuevos procesos de forma meditada puede mejorar la productividad y aumentar la eficiencia. Aprender a ejecutar con éxito una implementación de procesos eficaz puede ayudarle a reducir los residuos y a ahorrar tiempo mientras trabaja para alcanzar los objetivos de su empresa. En este artículo, hablamos de la implantación de procesos, de lo que significa para una empresa y de cómo implantar nuevos procesos en el trabajo.

¿Qué es la implantación de procesos?

La implantación de procesos se refiere al enfoque estratégico para ayudar a una organización a adoptar nuevos procedimientos. Las empresas implantan nuevos procesos por diferentes motivos, como la racionalización de tareas, el fomento de la eficiencia, la reducción de errores o el impulso del crecimiento empresarial. La implantación de procesos suele implicar directrices para la ejecución y realización de las nuevas tareas en una organización que guían el trabajo en el día a día. La implantación de procesos es una parte importante de la gestión. Cuando los directivos ven que el statu quo obstaculiza la eficacia de la empresa, la implantación de procesos se convierte en el vehículo para un cambio positivo.

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¿Cuáles son los beneficios de la implantación de procesos?

He aquí algunos beneficios de la implantación de nuevos procesos en el trabajo.

Mejorar la calidad de la producción

Los procesos proporcionan pasos estandarizados para transformar las entradas (recursos) en salidas (resultados). Pueden ayudar a reducir el riesgo de que un empleado cometa errores que puedan afectar a la calidad de su producción. En los procesos de fabricación, esto puede hacer que la calidad del producto sea más consistente y fiable. En el caso de los procesos que implican documentación y aprobación, contar con métodos establecidos puede ayudar a garantizar que todos firmen cada cambio.

Aumenta la eficiencia

Los procesos repetibles ayudan a racionalizar y automatizar las tareas repetitivas. Esto reduce el desperdicio de mano de obra y garantiza una asignación y un uso más eficientes de los recursos. Un proceso eficiente reduce el tiempo dedicado a tareas mundanas y hace que sus empleados sean capaces de hacer más en el trabajo.

Ayuda al cumplimiento y la transparencia

Implantar procesos y documentarlos es una excelente estrategia para fomentar el cumplimiento de las normas y leyes industriales. Es más fácil demostrar el cumplimiento de las directrices de calidad cuando los procesos documentados guían el trabajo. Los procesos también son importantes porque muestran a los empleados cómo la organización consigue sus resultados. Los empleados que entienden los procesos de la organización pueden comprender sus funciones y rendir mejor.

Garantizar la escalabilidad

Una buena razón para implantar los procesos de forma estratégica es que facilita la escalabilidad. Es más fácil ejecutar las tareas de forma desorganizada cuando su empresa es pequeña, pero los procesos pueden ayudarle a terminar las tareas que requieren la coordinación de muchas personas. A medida que una empresa crece y se amplía, la implantación de nuevos procesos puede ayudar a sistematizar el trabajo.

Fomentar la mejora

Cuando se implementan mejores procesos, los miembros del equipo pueden familiarizarse con un impulso constante de mejora. Los procesos son naturalmente objeto de evaluación y desarrollo continuos, y su empresa puede beneficiarse de que los empleados trabajen de forma diferente.

Facilidad para controlar el rendimiento

Los procesos se vuelven medibles cuando se utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos para seguir el éxito de la implementación. El seguimiento es aún más fácil cuando se utiliza la automatización en el plan de implantación de procesos, ya que la automatización puede proporcionar datos y perspectivas en tiempo real.

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Cómo implantar un nuevo proceso en el trabajo

Esta es una guía que le ayudará a implantar nuevos procesos en el trabajo:

1. Formar un equipo de proyecto

La implementación de un nuevo proceso en el trabajo es más fácil cuando lo manejan varias personas. Pueden aportar mejores estrategias para la implantación del proceso y trabajar más rápido que una sola persona. Los miembros ideales del equipo de proyecto tienen una mentalidad de proceso, una excelente atención al detalle y un pensamiento visionario.

También es importante que el equipo de implantación de procesos adopte una perspectiva interfuncional al conocer las perspectivas de otros miembros de la empresa y de la comunidad. Incluir a empleados de diferentes departamentos aumenta la diversidad de opiniones y garantiza que los procesos reciban un apoyo completo.

2. Definir el proceso

La planificación es crucial para el éxito del proyecto. Piense en el objetivo previsto y, a continuación, en cada uno de los pasos y en el equipo, los recursos y las herramientas que puede necesitar. Incluya estrategias para ayudar a los empleados a aprender el nuevo proceso, ya que la comprensión es crucial para que la gente aplique las nuevas ideas en su trabajo. Puede animar al equipo del proyecto a crear un plan exhaustivo por escrito que le guíe durante el resto del proceso.

3. Asignar funciones y deberes

Al implantar los procesos, hay que asignar funciones a los empleados. Explique los pasos de un nuevo procedimiento para que puedan adoptarlo fácilmente y aplicarlo en sus responsabilidades diarias. Si los empleados comprenden sus funciones individuales en cada proceso de trabajo, pueden trabajar de forma independiente para contribuir a los objetivos de la organización. Esto también puede aumentar la motivación, ya que cada persona entiende el impacto que puede tener en el éxito colectivo.

4. Crear apoyo

Es importante conseguir que la gente esté a bordo de su nuevo proceso desde el principio para crear una transición suave. Una forma de conseguir el apoyo a los nuevos procesos es establecer una estrategia con los líderes y gerentes de la plantilla. Cuando un empleado influyente apoya el proceso públicamente y describe cómo le beneficia, puede inspirar a otros miembros del equipo a adoptar el proceso por la fuerza de su testimonio.

5. Crear programas de formación

Como ocurre con la mayoría de los procesos, los empleados necesitan una formación suficiente para adaptarse. Cree un programa de formación para capacitar a su personal y aumentar su capacidad para ejecutar nuevos procedimientos y sistemas. Hay diferentes programas de formación que las empresas utilizan cuando implantan nuevos procesos, como éstos:

  • Talleres
  • Seminarios
  • Presentaciones
  • Programas de tutoría/mentorización

Un sistema de rendición de cuentas entre iguales puede ser ideal para las empresas que tienen recursos limitados. En los sistemas de rendición de cuentas, los empleados trabajan en grupos para que los compañeros rindan cuentas de su adopción de un nuevo proceso. Este sistema puede animar a los empleados a adoptar el cambio creando una mentalidad de equipo positiva.

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6. Implantar procesos con objetivos definidos

Es útil definir los objetivos de la implantación de un nuevo proceso en el trabajo antes de pasar a la siguiente fase. Con unos objetivos bien definidos, la implantación de su proceso puede proporcionar una meta específica de mejora y obtener más apoyo. Los objetivos también pueden facilitar el seguimiento del éxito. Después de implantar un nuevo proceso, puede revisar los objetivos y comprobar si los nuevos procesos han alcanzado los objetivos previstos.

7. Ajustar los procesos

A medida que vaya implantando un nuevo proceso, modifique ciertas partes según sea necesario. Las primeras etapas de la adopción de un nuevo proceso son ideales para perfeccionar cada paso. Para saber cómo ajustar sus procesos, supervise los objetivos u otros medios de seguimiento que haya planificado anteriormente en su estrategia de implantación de procesos. Si la primera versión del procedimiento no cumple algunos objetivos, coméntelo con los empleados y recoja sus comentarios y sugerencias. Los comentarios pueden ayudarle a realizar los ajustes correctos.

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Consejos para la implementación del proceso

Ser estratégico en la implantación de los procesos puede facilitar las transiciones y aumentar la satisfacción de los empleados. He aquí algunos consejos para mejorar la implantación de procesos en el trabajo:

Dar prioridad a la implantación del proceso

Al crear planes estratégicos, incluya la implantación de procesos en su lista de prioridades principales. La implantación de procesos puede ayudar a su empresa a beneficiarse de las nuevas tecnologías, de una mayor eficiencia y de la mejora de los sistemas, por lo que darle prioridad puede suponer un ahorro de dinero. Asegúrese de que los programas de implantación de procesos reciben suficiente financiación, y dedique recursos humanos para ayudar a que los procesos se implanten más rápidamente.

Da margen de mejora

Cree un ambiente cómodo para que los empleados prueben nuevos procesos sin temer consecuencias mientras aprenden. Esto es crucial para que los empleados se sientan seguros probando nuevas técnicas en un entorno poco estresante en el que puedan tener respuesta a sus preguntas. Comprende que los sistemas requieren cierta adaptación, y apoya a los miembros del equipo durante todo el periodo de su formación.

Comunicar el valor

Es muy importante mostrar a los empleados las ventajas y los motivos para adoptar un nuevo proceso. Mostrar cómo el proceso se relaciona con los objetivos de la organización puede ayudar a los empleados a ver el panorama general y cómo su adopción de un nuevo procedimiento beneficia a la organización.

Evaluar la estructura organizativa

Antes de implantar cualquier proceso, evalúe su organización para saberlo:

  • Recursos disponibles
  • Tamaño de la plantilla
  • Nivel de competencia de los empleados

Los recursos disponibles desempeñan un papel fundamental en la ejecución del proceso. Por ejemplo, si la empresa carece de las herramientas necesarias para un nuevo proceso, los empleados pueden volver al proceso anterior o dejar de hacer esa tarea por completo. Las habilidades y conocimientos actuales de cada empleado determinan el grado de formación que necesitan antes de dominar un nuevo proceso.

Pedir opiniones

Cuando ponga en marcha un nuevo proceso, solicite la opinión de los departamentos que estarían implicados. Este paso puede ayudar a su nuevo proceso para ganar una base más amplia de apoyo y ser más relevante para los empleados' tareas diarias. Pedir la opinión de los empleados les hace sentirse valorados, lo que puede animarles a convertirse en los primeros en adoptar el cambio.

Utiliza elementos visuales

Los elementos visuales pueden ser útiles para explicar programas de implantación de procesos complicados con muchos detalles. Para mejorar la comunicación en torno a los nuevos procesos, utilice técnicas de comunicación visual, como diagramas de flujo y mapas de procesos. Los cambios en la estructura del puesto de trabajo, la división de responsabilidades y las funciones dentro del flujo de trabajo pueden beneficiarse de una explicación visual clara.

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