Una vez que el grupo ha elegido la escala, los gastos y el calendario de un trabajo, es hora de ponerse manos a la obra. Durante la ejecución del proyecto, el director del mismo participa directamente en la dirección del trabajo para garantizar que se cumplan los objetivos establecidos durante la fase de planificación. Para garantizar que el equipo ofrece los resultados necesarios para satisfacer a los clientes o a las principales partes interesadas, el proyecto debe ejecutarse con eficacia.
En este artículo, definimos qué es la implementación de un proyecto, explicamos por qué es importante y proporcionamos los pasos para la implementación de un proyecto con el fin de cumplir los objetivos generales con éxito.
¿Qué es la ejecución de un proyecto?
La puesta en marcha de un plan de proyecto es la forma en que se producen los resultados o servicios de un proyecto. Tras la fase de planificación, en la que se determinan los objetivos clave del proyecto, los calendarios y los presupuestos, la ejecución implica la coordinación de los recursos y la medición del rendimiento para garantizar que el proyecto siga funcionando de acuerdo con su plan. Además de gestionar los problemas imprevistos para que el proyecto siga funcionando sin problemas, también se gestiona un proyecto para que se mantenga dentro del presupuesto y del calendario.
Para llevar a cabo un proyecto con eficacia, los gestores de proyectos deben comunicarse constantemente con un equipo para establecer y ajustar las prioridades según sea necesario, al tiempo que mantienen la transparencia sobre el estado del proyecto con los clientes o cualquier parte interesada clave.
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¿Por qué es importante la ejecución del proyecto?
La ejecución del proyecto que se basa en la planificación estratégica esbozada en una fase anterior del proceso puede ayudar al equipo a alcanzar los objetivos del proyecto sin salirse del presupuesto y cumpliendo los plazos correspondientes. La ejecución es la parte del ciclo del proyecto que sirve de puente entre el proceso de planificación y los resultados del proyecto. Este paso del proceso, y la forma en que se ejecuta, puede determinar en última instancia el éxito de un proyecto.
Durante la fase de ejecución, el gestor de proyectos establece el grado de cumplimiento de los objetivos del proyecto por parte del equipo, realizando los cambios necesarios para mantener el proyecto en marcha. La ejecución permite a los gestores de proyectos tomar el control de un proyecto y facultar al equipo para que alcance los objetivos comunes, creando confianza y transparencia entre las personas directamente implicadas en el proyecto.
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Cómo ejecutar un proyecto
La ejecución de un proyecto consta de varios pasos, entre ellos la planificación que debe realizarse antes de comenzar la ejecución. A continuación se ofrece una lista de pasos para ejecutar un proyecto de forma eficaz:
1. Evaluar el plan del proyecto
En la primera fase del ciclo del proyecto, es beneficioso establecer un plan que satisfaga las expectativas de la dirección, los clientes y las principales partes interesadas. Antes de poner en marcha un proyecto, hay que evaluar el plan y asegurarse de que todos los miembros del equipo comprenden los resultados del proyecto. El gestor del proyecto puede celebrar una reunión inicial para definir las funciones asignadas a cada uno y el calendario previsto, así como los hitos del proyecto para los que el equipo trabaja en la fase de ejecución. Este paso inicial puede ayudar a unir al equipo del proyecto y establecer una norma de colaboración para el trabajo.
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2. Ejecutar el plan
Con un plan establecido y las expectativas fijadas para el equipo, es hora de empezar a trabajar en el proyecto. Durante esta etapa, los gestores de proyectos deben mantener conversaciones periódicas con el equipo sobre su progreso. Hay que medir los plazos del proyecto con respecto al calendario previsto y supervisar los recursos para asegurarse de que el equipo tiene lo que necesita para completar el proyecto con éxito. La comunicación es fundamental durante esta parte del proceso para mantener al equipo al tanto de las prioridades del proyecto. También es importante proporcionar actualizaciones periódicas del progreso a los clientes o a los principales interesados para mantener la transparencia sobre el progreso durante esta etapa.
3. Realizar los cambios necesarios
Durante cualquier tipo de proyecto, es probable que un gestor de proyectos tenga que hacer cambios durante la ejecución, por ejemplo, para atender peticiones adicionales del cliente o para mantener el proyecto dentro de su alcance. Realice estos ajustes cuando sea necesario, apoyándose en el plan del proyecto para identificar las soluciones. Siga comunicándose con el equipo, haciéndole preguntas para determinar las áreas en las que necesita más apoyo. Esté preparado para asignar más personal o recursos si un proyecto se desvía del plan. El cambio es una realidad para muchos proyectos y la eficacia con la que el gestor de proyectos aplica esos cambios puede afectar al resultado del proyecto.
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4. Analizar los datos del proyecto
A lo largo de la fase de ejecución de un proyecto, es importante analizar los datos de forma constante para medir cómo progresa el proyecto con respecto a las proyecciones iniciales. Puedes utilizar un software específico de gestión de proyectos o un sistema manual para recopilar datos relacionados con el personal, los recursos y el presupuesto. Examine los datos y determine si hay otras áreas en las que sería beneficioso aplicar cambios adicionales para ayudar al equipo a cumplir las expectativas iniciales del proyecto. Si es así, vuelva al paso anterior y realice esos cambios, continuando con la recopilación de datos adicionales para evaluar las variables del proyecto.
5. Recoge los comentarios
Una vez que el equipo ha completado los entregables del proyecto, aún quedan algunos pasos esenciales en el proceso. Recoge los comentarios del equipo del proyecto, los clientes y las partes interesadas sobre el resultado del proyecto, evaluando qué partes del proyecto han ido según lo previsto y qué áreas podría mejorar el equipo en el futuro. Puede mantener conversaciones directas con los participantes en el proyecto para obtener esta información, o puede resultar útil enviar una breve encuesta para pedir su opinión. Este paso puede ayudar a las empresas a realizar mejoras continuas para garantizar el éxito de futuros proyectos.
6. Proporcionar informes finales
En la última parte de la fase de implantación, presenta informes al equipo del proyecto, a los clientes y a las partes interesadas, en los que se describe cómo se ha desarrollado el proyecto en relación con el presupuesto y el calendario previstos. Explique las áreas en las que haya tenido que hacer cambios para mantener el proyecto dentro de su alcance y presupuesto. Estos informes incluyen los datos aplicables relacionados con el presupuesto, el tiempo y los recursos del proyecto. Este paso da a las empresas la oportunidad de reflexionar sobre los éxitos del proyecto e identificar cualquier mejora necesaria para el futuro, lo que puede tener beneficios a largo plazo para el ciclo de gestión del proyecto.