La comunicación en la gestión de proyectos: Definición, Importancia y Tipos

Los gestores de proyectos deben mantener líneas de comunicación abiertas con sus equipos, independientemente de su ámbito. Aunque la comunicación es importante en todos los sectores, es especialmente crucial en la gestión de proyectos. Si eres gestor de proyectos o formas parte de un equipo que trabaja en un proyecto, debes comprender la importancia de la comunicación.

En este artículo, analizamos qué es la comunicación en la gestión de proyectos y su importancia, además de explicar los tipos de comunicación y los pasos que puede seguir para lograr una comunicación eficaz.

¿Qué es la comunicación en la gestión de proyectos?

Las tareas relacionadas o similares se gestionan a través de la comunicación de la gestión del proyecto. La prioridad del gestor de proyectos es mantener abiertas las líneas de comunicación entre todos los miembros del equipo para que todos estén de acuerdo con los objetivos y las expectativas. Suele ocurrir que las líneas de comunicación abiertas entre los miembros del equipo dan lugar a una mayor productividad y a un trabajo de mayor calidad.

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¿Por qué es importante la comunicación en la gestión de proyectos?

Dado que los equipos de proyecto suelen estar formados por profesionales con una amplia gama de conocimientos y habilidades, la comunicación es crucial para mantener a cada profesional informado y atento a las tareas. Los gestores de proyectos pasan gran parte de su tiempo como líderes comunicando a su equipo para garantizar el éxito del proyecto.

Mientras que los directores de proyecto hacen de la comunicación una prioridad para ellos, también es importante que otros profesionales se dediquen a mejorar sus habilidades de comunicación cuando trabajan en un proyecto. Esto puede incluir hacer preguntas cuando se sientan inseguros sobre un detalle del proyecto o compartir una idea para ayudar al progreso del proyecto.

Tipos de comunicación

Los profesionales dividen la mayoría de las formas de comunicación en tres categorías: comunicación verbal, no verbal y escrita. Aunque cada uno de estos tipos es esencial, muchos profesionales son los que más confían en la comunicación verbal y escrita. A continuación te presentamos una lista de tipos de comunicación específicos que los profesionales utilizan en la gestión de proyectos:

Reuniones

Considere la posibilidad de celebrar reuniones con los participantes en el proyecto de forma periódica o cuando sea necesario. Las reuniones son un método eficaz de comunicación cuando hay que poner al día un proyecto que puede necesitar una explicación matizada o si se prevén muchas preguntas al respecto. Es beneficioso empezar los proyectos con una reunión, para poder establecer el equipo de profesionales y sentar un precedente de comunicación. Considere la posibilidad de celebrar reuniones en persona o por videollamada para incluir a todos los profesionales.

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Correo electrónico

El correo electrónico es una forma clásica de comunicación que muchas oficinas utilizan como método de comunicación formal e informal. Cuando gestiones un proyecto, procura revisar tu correo electrónico con frecuencia para asegurarte de que lees cualquier mensaje relacionado con el proyecto que te envíen los miembros de tu equipo. También puedes considerar la posibilidad de utilizar una cadena de correos electrónicos para informar a tu equipo de las próximas reuniones y plazos, o enviar correos individuales a los profesionales con los que tengas que hablar.

Llamadas telefónicas

Las llamadas telefónicas son un gran método de comunicación cuando se necesita una respuesta rápida o el mensaje que se comunica es urgente. Las llamadas telefónicas suelen ser más personales que algunas formas de comunicación escrita. Para que las llamadas telefónicas sean productivas, considere la posibilidad de enviar un mensaje al profesional poco antes para ver si tiene tiempo para su llamada. Así te aseguras de que se preparen para el tema que quieres tratar.

Tablas de debate

Considere la posibilidad de crear un foro de debate o un chat de grupo en las primeras fases de su proyecto. Los tableros de discusión permiten a los profesionales hacer preguntas generales y conectar con los miembros de su equipo. Es beneficioso utilizar un tablero de discusión tanto como herramienta informativa como de unión de equipos, ya que puede ayudar a mejorar las habilidades de colaboración de tu equipo y aumentar la calidad de su trabajo.

Encuesta

Los profesionales envían encuestas para obtener un consenso general sobre un tema concreto. Considere la posibilidad de utilizar encuestas cuando quiera que los miembros de su equipo voten sobre un tema concreto o necesite la opinión de su equipo. Las encuestas también son una gran herramienta para la comunicación anónima. Esto significa que puede pedir la opinión de los miembros de su equipo sin que se sientan nerviosos por su respuesta.

Presentaciones

Las presentaciones son una forma útil de comunicación verbal que los profesionales utilizan cuando están educando a sus compañeros de trabajo sobre un tema o compartiendo noticias. Considere la posibilidad de hacer una presentación sobre los hitos de su proyecto o de organizar presentaciones para enseñar a los profesionales a realizar una determinada tarea. Puede realizar una presentación en una reunión en persona o por videollamada, o puede crear una versión en documento de su presentación para que los profesionales la vean individualmente.

Memos

Los memos son mensajes breves e informativos que ponen al día a los profesionales sobre cuestiones relacionadas con el proyecto. Los jefes de proyecto suelen utilizar los memos para compartir nuevas políticas o procedimientos relacionados con las tareas del proyecto. Cuando escribas memos, intenta que tu mensaje sea breve. Los profesionales suelen enviar memos por correo electrónico o imprimirlos para colocarlos en una zona pública del lugar de trabajo.

Planes de proyectos

Los planes de proyecto son documentos que trazan el proceso de un proyecto. Los gestores suelen crear planes de proyecto en las primeras fases de su trabajo, pero los actualizan con frecuencia. Esta herramienta de gestión suele incluir los objetivos del proyecto, la información de contacto de los miembros del equipo y otros recursos para ayudar al desarrollo del proyecto.

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Cómo comunicar eficazmente en la gestión de proyectos

Para gestionar eficazmente su proyecto, es conveniente saber cómo comunicarse con su equipo. Siga estos pasos para aprender a comunicarse eficazmente:

1. Planificar el proyecto

Intente tener en cuenta la comunicación en la fase inicial de planificación de su proyecto. Considere la posibilidad de crear un plan de proyecto que trace cada fase del mismo y reúna a su equipo de profesionales de forma inteligente. La planificación de estos aspectos del proyecto ayuda a facilitar la comunicación con su equipo más adelante.

2. Establecer un método de comunicación

Después de reunir un equipo y crear un plan de proyecto, establezca un método principal de comunicación para el proyecto. Es beneficioso utilizar más de un tipo de comunicación a lo largo del proyecto, pero informar a los miembros de su equipo de cuál es el método principal de comunicación ayuda a organizar su proyecto. Por ejemplo, puede iniciar un chat de grupo al principio del proyecto y especificar lo que espera que los profesionales se comuniquen allí.

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3. Compartir los objetivos del proyecto

Asegúrese de comunicar regularmente los objetivos del proyecto a su equipo. Esto garantiza que cada profesional entienda los objetivos de su trabajo. Al compartir los objetivos del proyecto, considere la posibilidad de dar a los profesionales la oportunidad de compartir sus ideas sobre cómo alcanzar estos objetivos. Esto puede ayudar a alcanzar los objetivos de su proyecto de una manera más cualitativa o eficiente.

4. Escuche a su equipo

La capacidad de escuchar es crucial para el desarrollo de la comunicación. Escuche a su equipo y esfuércese por pedirle sus opiniones e ideas sobre determinados temas. Esto le permite comprobar el estado de su equipo y muestra a los miembros de su equipo que les valora y respeta. A menudo, cuando usted muestra su respeto por alguien escuchándolo, éste se siente más inclinado a corresponder ese respeto. Esto refuerza su capacidad de liderazgo y ayuda a alcanzar los objetivos del proyecto.

5. Mantenga a todo el mundo al día

A medida que su proyecto avanza, asegúrese de poner al día a su equipo sobre cualquier cambio en el proyecto. Esto incluye actualizaciones sobre el progreso, el cambio de política, los nuevos métodos y otros aspectos del proyecto. Mantener a su equipo al día garantiza que cada profesional comprenda el estado actual del proyecto. También puede fomentar un sentido de inclusión y responsabilidad, ya que está involucrando a todos en los procesos del proyecto.

6. Controlar el rendimiento de los empleados

Supervisar el rendimiento laboral de los miembros de su equipo' le permite darse cuenta de si algún empleado necesita ayuda adicional. Esto le ayuda a entender lo que necesita comunicar. Saber cómo se desempeña cada miembro del equipo también puede ayudarle a decidir qué tipos de comunicación funcionan mejor para su proyecto. Por ejemplo, si nota que algunos empleados no están trabajando bajo los términos más actualizados del proyecto, puede considerar cambiar su método de comunicación a un tipo más efectivo para su equipo.