Una organización utiliza los controles internos para proteger sus intereses y como defensa contra las infracciones. Unos controles internos sólidos pueden impulsar la eficacia operativa y garantizar la exactitud de los informes financieros durante las auditorías internas o externas. Los controles internos garantizan que la empresa cumpla las leyes y reglamentos federales y estatales relativos a la gestión de datos financieros.
En este artículo, explicamos las ventajas de los controles internos y le ofrecemos 12 razones por las que son importantes para su empresa.
¿Qué son los controles internos?
Los controles internos de una empresa están diseñados para prevenir el fraude, promover la responsabilidad y mantener la integridad de los datos. Los controles internos se adaptan a cada empresa en función de su tamaño y estructura. Los controles internos pretenden cumplir los objetivos de la empresa y salvaguardar sus intereses. Además de salvaguardar a la empresa de los peligros, los controles internos también minimizan los costes o esfuerzos inútiles. Los controles internos abordan los riesgos de la empresa, así como los gastos o esfuerzos innecesarios.
Los objetivos principales de los controles internos son:
- Explicar el proceso en el que se realizan los controles internos
- Identificar los riesgos
- Mitigar los riesgos
- Controlar el intercambio de información
- Evaluar la eficacia de los controles internos
¿Cuáles son los beneficios de los controles internos?
Los controles internos proporcionan cohesión y coherencia para establecer el orden y el protocolo dentro de una empresa. Los propietarios de las empresas establecen protocolos y fijan límites en torno a cómo se sigue el procedimiento y revisan periódicamente los controles para comprobar su eficacia y precisión. Un proceso de control interno establecido perfila el modo en que la empresa gestiona las transacciones financieras, así como la asignación de tareas administrativas y de gestión. Cuando el protocolo y el procedimiento son claros, los empleados entienden lo que se espera de ellos y cómo realizar las tareas cotidianas.
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12 razones por las que los controles internos son importantes
He aquí 12 razones por las que los controles internos son importantes para proteger su empresa, sus clientes y sus activos.
1. 2. Establece los procesos
Los controles internos describen el protocolo y los procedimientos para que los empleados no tengan que adivinar cómo realizar sus tareas o qué procedimiento seguir. Los cambios en los controles internos se comunican a los empleados para que estén informados rápidamente de los cambios y así mejorar la eficiencia y reducir los errores. Los controles internos se documentan rigurosamente para mejorar la comprensión y el cumplimiento de los protocolos por parte de los empleados, lo que puede aumentar la productividad y elevar la moral.
Ejemplo: The Lighting Co. publica una actualización anual de su manual del empleado y documenta quién recibe y revisa el manual. La empresa programa reuniones departamentales para responder a las preguntas sobre los cambios y revisar los nuevos procedimientos.
2. Mejora el rendimiento de los procesos
A medida que se implantan los procesos, el seguimiento continuo de su eficacia ayuda a la dirección a tomar decisiones sobre si el proceso está funcionando o si necesita atención adicional. Cuando se mejoran los procesos, también lo hace la exactitud de los informes financieros en los que la dirección puede basarse para tomar decisiones o hacer juicios con conocimiento de causa.
Ejemplo: En 2020, los ingresos de The Lighting Co. descendieron un 30% debido a la reducción del tráfico en las tiendas. La dirección decide centrarse en el sitio web de la empresa para aumentar el tráfico en la web e impulsar las ventas en línea.
3. Mejora la eficiencia operativa
Los controles internos pueden mejorar la eficiencia de las operaciones eliminando pasos innecesarios o duplicados en un procedimiento o proceso. Esto puede incluir la automatización de controles manuales o la combinación de funciones de forma rentable. La mejora de la eficiencia operativa permite a la dirección recibir información oportuna para verificar que las operaciones actuales cumplen los objetivos de la empresa.
Ejemplo: The Lighting Co. ha mantenido varias direcciones de correo electrónico controladas por diferentes empleados para comunicarse con los clientes, los proveedores y atender las solicitudes de las redes sociales. Después de informar de una reducción en las suscripciones de correo electrónico, la empresa decide combinar los correos electrónicos de los clientes y las redes sociales en la misma bandeja de entrada con un empleado que se encarga de ambos.
4. Mantiene las tareas separadas
Los controles internos garantizan la separación de funciones para evitar conflictos de intereses y reducir las posibilidades de mala gestión financiera. La separación de funciones establece un sistema de controles y equilibrios para que ninguna persona tenga acceso a toda la información.
Ejemplo: Janet trabaja en cuentas por cobrar y tiene acceso a las transacciones financieras de los clientes. Los controles internos dictan que Janet no puede ocuparse también de las cuentas por pagar, de modo que se controla el intercambio de información y se reduce el riesgo de fraude.
5. Mitiga el riesgo empresarial
Una de las funciones de los controles internos es limitar las pérdidas de la empresa debido a la malversación o el mal manejo de los fondos por parte de los empleados o la dirección. Los controles internos reducen las pérdidas identificando el fraude o las pérdidas financieras por robo u otros medios ilegales. Esto puede incluir el control de la conciliación de los extractos bancarios, así como la realización de auditorías internas para salvaguardar el inventario y los activos. Algunos controles internos pueden requerir la aprobación de los proveedores o empleados antes de comenzar el trabajo.
Ejemplo: La empresa Lighting Co. contrata al gobierno local para suministrar luminarias a los edificios o estructuras del gobierno de la ciudad. Los controles internos exigen que los empleados y los proveedores pasen una verificación de antecedentes antes de poder trabajar en proyectos gubernamentales.
6. Organiza la información
La organización de los datos significa que la empresa está preparada en caso de litigio o auditoría externa. Los controles internos protegen los intereses de la empresa y de los clientes creando sistemas para archivar los datos o documentos de los clientes, o aplicando restricciones como la exigencia de contraseñas para acceder a los datos. La organización de la información mejora la eficiencia al garantizar que los datos financieros estén seguros y sean accesibles.
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7. Produce estados financieros puntuales
Los estados financieros oportunos no sólo ayudan a la dirección a tomar decisiones sobre el futuro de la empresa, sino que también protegen a las partes interesadas y la reputación de la empresa. Los estados financieros periódicos ayudan a identificar y corregir pequeños errores antes de que se conviertan en problemas mayores, al tiempo que fomentan la confianza en la empresa y demuestran su transparencia.
8. Reduce los errores
Los controles internos ayudan a reducir los errores mediante la definición de protocolos y procedimientos para reducir los errores de los empleados y realizar las mejoras necesarias. La empresa reduce las pérdidas de ingresos y las marcas en su reputación formando eficazmente a los empleados para reducir los errores o malentendidos. Los controles internos, como la formación de los empleados, pueden comenzar con una orientación y continuar con programas de formación continua, como el aprendizaje de un nuevo sistema informático o proceso de trabajo.
9. Mejora la responsabilidad
Con los controles internos que designan funciones, los miembros clave son responsables de supervisar e informar a lo largo del año, de modo que se identifiquen los errores y se apliquen las mejoras con prontitud. La responsabilidad se consigue cuando se establecen protocolos claros sobre cómo se transmiten, registran, comparten y comunican los datos. Una mejor rendición de cuentas significa que la empresa cumple con los requisitos reglamentarios y de presentación de informes.
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10. Estabiliza las operaciones
Cuando se establecen protocolos para el funcionamiento de la empresa, ésta es más capaz de cumplir sus objetivos. La dirección controla mejor el funcionamiento de la empresa y si sigue o no los procedimientos. Un funcionamiento estable define las funciones de los empleados, gestiona la información de forma eficaz y cuenta con procesos detallados para identificar problemas y realizar mejoras.
Ejemplo: El informe anual de The Lighting Co. muestra que no se siguen los protocolos para las solicitudes de tiempo libre de los empleados. La empresa analiza los datos para determinar si el procedimiento es obsoleto, si se pueden eliminar o combinar los pasos o cómo implementar un nuevo proceso para garantizar que se siga el protocolo sin dejar de ser justo con los empleados.
11. Reduce los gastos de auditoría
Los controles internos establecidos pueden reducir los honorarios de las auditorías externas al proporcionar una estructura clara de cómo se aplican los controles internos y su resultado. Los controles internos claramente establecidos reducen la necesidad de revisiones o de una reconstrucción completa de los controles internos tras una auditoría y una revisión externas.
12. Reconoce la ley Sarbanes-Oxley
La Ley Sarbanes-Oxley se estableció con el fin de rendir cuentas y mantener los controles internos de los informes financieros. Es una ley federal que protege a los inversores y garantiza que las empresas proporcionen información financiera precisa y fiable. Las empresas públicas, grandes y pequeñas, están obligadas a incluir detalles de sus controles internos y a presentar un informe anual. Siguiendo la Ley Sarbanes-Oxley, las empresas aumentan la confianza de los inversores y demuestran la integridad de la empresa en su gestión de los datos financieros.