Informe sobre el envejecimiento: Beneficios y cómo crear uno

Los informes de antigüedad se utilizan para hacer un seguimiento de los clientes con facturas atrasadas. Un informe de antigüedad es un método contable fundamental para cualquier empresa que desee mantener una buena salud financiera. Esta herramienta puede ayudar a prever los beneficios y a establecer un presupuesto.

En este artículo, explicamos los beneficios de crear un informe de antigüedad y mostramos los pasos para hacer uno.

¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar es una lista que compara el tiempo que los clientes tienen para pagar los productos o servicios con sus saldos pendientes. Muestra las cantidades que los clientes deben por productos o servicios que han recibido pero que aún no han pagado. Estos datos suelen mostrarse en las estructuras de pago de créditos a corto plazo, que incluyen a los clientes que pagan una gran compra en un corto período de tiempo.

En este informe se pueden identificar las cuentas con pagos próximos, atrasados y ya cobrados. Esta lista, también llamada informe de antigüedad de las facturas, hace un seguimiento de las cuentas por cobrar durante un periodo prolongado.

En este proceso, hay que tener en cuenta tres componentes principales:

Agilización de la RA

La antigüedad de las cuentas por cobrar es un término financiero que representa la «antigüedad» de las cuentas por cobrar de los clientes. Las cuentas por cobrar se deben a una empresa, y la duración del retraso en el pago comienza con la creación de la factura inicial. A continuación, las cuentas por cobrar se enumeran en un informe de antigüedad por sus fechas de vencimiento o intervalos de tiempo. Cuanto más tiempo haya pasado el saldo impagado después de la fecha de vencimiento o del intervalo de tiempo, más tiempo habrá envejecido la cuenta por cobrar;

El envejecimiento en la contabilidad

En el proceso contable, los contables y profesionales financieros utilizan la antigüedad para identificar las irregularidades en las facturas. Esto ayuda a agilizar las prácticas de cobro, a identificar a los clientes que incumplen regularmente sus plazos de pago y a reducir la frecuencia de las cuentas por cobrar vencidas. Una vez que se haya familiarizado con el patrón de envejecimiento de las facturas que existe en su empresa, podrá empezar a elaborar estrategias para disuadir eficazmente a los futuros clientes atípicos y optimizar los cobros.

Cronograma de envejecimiento de AR

En el informe, el calendario de vencimiento AR es una consolidación de sus cuentas por cobrar separadas en columnas de tiempo individuales que son generalmente intervalos de 30 días. Puede personalizar el calendario de vencimiento y adaptarlo para calcular la duración de las cuentas por cobrar y el saldo total impagado.

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¿Por qué es importante un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar, o informe de antigüedad de las facturas, es importante porque le ofrece una visión en profundidad de la salud financiera y el historial de sus clientes. Una regla común que hay que recordar es que cuanto más tiempo lleva una factura sin pagarse, más difícil puede ser cobrarla. El informe de antigüedad puede ayudar a aliviar este problema, a la vez que proporciona varios otros beneficios a la empresa, entre ellos:

  • Puede abordar las facturas atrasadas de manera oportuna antes de que puedan afectar negativamente a sus finanzas o a su flujo de caja.

  • Puede dejar de proporcionar sus productos o servicios a los clientes hasta que sus facturas sean cobradas y contabilizadas.

  • Puede identificar a los clientes que suponen un riesgo crediticio potencial para su empresa y trabajar con una agencia de cobros si es necesario.

  • Puede crear planes de pago que se adapten mejor a las necesidades financieras de sus clientes, lo que ayuda a garantizar que se le pague de forma más constante.

  • Obtiene una mayor comprensión de cómo funciona el proceso de cuentas por cobrar y cobros en su empresa.

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Cómo crear un informe de antigüedad

Los informes de antigüedad suelen ser fáciles de crear y pueden beneficiar a cualquier entidad o empresa que proporcione bienes y servicios a los consumidores. Para hacer su informe de envejecimiento:

1. Crear el diseño de su mesa

En una tabla, cada cuadrado individual se llama celda. La línea de celdas que son verticales se llaman columnas. La línea de celdas que son horizontales se llaman filas. Utiliza las celdas de la primera fila como encabezados. Clasifica las celdas de la primera fila con los encabezados:

  • Cliente
  • 0–30 días
  • 31–0 Días
  • 61–90 días
  • Más de 90 días
  • Total

Los nombres de los clientes van en la columna «Cliente». La columna de 0 a 30 días representa las facturas que vencen en los próximos 30 días. La columna de 31-60 días representa las facturas con un mes de retraso. La columna de 61-90 días representa las facturas con dos meses de retraso. La columna de más de 90 días representa las facturas con más de dos meses de retraso. La primera línea de «Total» representa el importe combinado de todas las facturas que debe el cliente. Este «Total» es para los números de la columna.

Por ejemplo, si un cliente tiene una factura de 50 dólares con un mes de retraso y otra de 100 dólares con dos meses de retraso, el total sería de 150 dólares de retraso.

En la celda situada bajo el último nombre del cliente, en la columna «Cliente», introduzca de nuevo «Total». Esta segunda instancia de «Total» es para los números de la fila. A diferencia de la columna «Total», la fila «Total» representa la cantidad total que se debe a la empresa para cada intervalo de tiempo.

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2. Introduzca los importes de las facturas de cada cliente en la tabla

Una vez completado el diseño, puede proceder a rellenar la tabla. Introduzca los datos de las facturas de los clientes haciendo clic en una celda e introduciendo el importe que se ha vencido. Es importante asegurarse de que introduce las facturas con precisión para obtener números exactos en su informe. Compruebe dos veces su información con los datos que ha introducido en la tabla para confirmar que las facturas pendientes coinciden con la categoría temporal correcta. A medida que pase el tiempo y las facturas se paguen o queden pendientes, actualice la tabla regularmente para reflejar esos cambios.

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3. Calcular los totales de la factura

Las actualizaciones de la tabla también incluyen el cálculo de los totales por cobrar y su actualización en la columna «Total» y en la fila «Total». Una vez que actualice el importe total de las cuentas por cobrar que debe cada cliente en la columna «Total», filtre el informe de antigüedad para identificar qué clientes deben más dinero a su empresa. Saber qué clientes tienen la mayor antigüedad y las facturas pendientes significa que puede resolver primero esos créditos impagados.