Cómo escribir un informe de incidencias laborales

Cuando se produce un accidente de trabajo, el uso de un informe de incidentes laborales puede reducir las posibilidades de que se produzcan situaciones similares en el futuro. Además, los informes de incidentes laborales son beneficiosos para documentar el incidente a efectos legales. Entender cómo utilizar un informe de incidentes laborales puede ayudar a simplificar el proceso para usted y el resto del personal de recursos humanos de su organización. En este artículo, hablamos de lo que es un informe de incidentes laborales, de cómo preparar un informe de incidentes laborales y de los beneficios de estos documentos, con consejos para cubrir la documentación de incidentes con precisión, de modo que pueda respaldar las prácticas de su empresa.

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¿Qué es un informe de incidencias laborales?

Un informe de incidentes laborales es la documentación formal de los detalles específicos que describen los acontecimientos de un incidente en el lugar de trabajo, como un accidente o una lesión. Su finalidad es descubrir las causas y los acontecimientos que se produjeron en un accidente o lesión con el objetivo de prevenir sucesos similares en el futuro. Los empresarios utilizan la información de los informes para planificar estrategias y discutir los esfuerzos de mitigación de riesgos con el personal de recursos humanos y otros miembros del personal adecuados. Las empresas también pueden utilizar la información de un informe de incidentes laborales para desarrollar programas de formación en seguridad para los empleados.

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Cómo crear un informe de incidencias

Hay muchos componentes para rellenar un informe de incidente. Los siguientes pasos le llevarán a través de cada parte del informe de incidente y le explicarán cómo responder a cada sección:

1. Tener todos los datos básicos preparados

Para que un informe de incidencias resulte útil, es conveniente que todos los datos que figuran en él sean específicos y precisos. Algunos de los primeros y más básicos elementos del informe de incidencias serán:

  • Tu puesto de trabajo
  • Nombre del supervisor
  • Fecha
  • Tiempo
  • Nombres de los testigos
  • Lugar del incidente
  • Sus actividades antes del incidente

Cuando responda a estas preguntas, piense en todos los componentes del incidente. Por ejemplo, recuerde hechos como la hora del incidente, las actividades que los empleados realizaron durante el mismo y su ubicación en el momento del suceso. Detalles específicos como estos pueden proporcionar más información a tu supervisor, que utiliza el informe del incidente para planificar futuras precauciones de seguridad.

2. Explica la secuencia de eventos paso a paso

En la siguiente parte del informe de incidentes se le pedirá algo similar a: «Describa paso a paso lo que llevó a la lesión/casi accidente». Tómese su tiempo con esta parte del informe, ya que es importante proporcionar el mayor detalle posible en su respuesta. Considera la posibilidad de escribir en primera persona, anotando todos los detalles que rodean al suceso. Esto puede ayudarle a mantener la precisión cuando incluya explicaciones sobre el accidente. También es importante que su informe sea claro y conciso para que los miembros del personal que lo revisen entiendan la secuencia de los acontecimientos antes, durante y después del incidente.

3. Analizar la incidencia

Después de describir los acontecimientos antes, durante y después del incidente, es importante analizar las causas. Por ejemplo, un informe de incidentes de trabajo puede incluir preguntas que le animen a pensar en los factores que contribuyen a un accidente de trabajo, como, por ejemplo, "¿Podría haber hecho algo diferente para evitar este incidente?"

Cuando responda a esta parte del informe, considere la posibilidad de analizar los aspectos de la incidencia para identificar todos los factores que contribuyen a ella, como obstáculos en el espacio de trabajo, equipos defectuosos u otros factores. Además, es importante aceptar la responsabilidad de cualquier papel que tenga en el incidente y dar su explicación en el informe. Demostrar integridad y proporcionar un informe veraz puede ayudar a su organización a analizar los acontecimientos y prevenir incidentes similares en el futuro.

4. Describir cualquier lesión

Los últimos pasos para presentar un informe de incidentes laborales consisten en describir cualquier lesión resultante del suceso. Si algún miembro del personal sufre lesiones físicas, es necesario proporcionar detalles sobre el miembro del personal, el lugar de la lesión y cualquier atención médica que solicite el empleado. Si los miembros del personal tienen que buscar atención médica por la lesión, el informe del incidente debe incluir también detalles sobre el centro médico, el médico y el plan de tratamiento. Además, el informe debe incluir la fecha y la hora en que los miembros del personal buscan atención para sus lesiones.

5. Revisa tu trabajo

Un informe de incidentes es un documento formal que la mayoría de los supervisores conservan para futuras consultas y que utilizan para mejorar las medidas de seguridad con el fin de evitar incidentes similares en el lugar de trabajo. Es importante que toda la información que escribas en el informe sea precisa. Al corregir el informe de incidentes completado, compruebe la exactitud de los hechos, la gramática y la puntuación, y asegúrese de que el informe es claro y legible.

6. Presentar el informe

Presenta el informe del incidente al responsable del departamento, al director, al supervisor o al profesional de recursos humanos encargado de supervisar los informes de incidentes. Esté disponible para responder a las preguntas en caso de que su gerente o supervisor requiera una aclaración después de revisar el informe. Si envía el informe por correo o por correo electrónico, asegúrese de hacer un seguimiento con una llamada telefónica en un plazo de 10 días para asegurarse de que el informe llega a la persona adecuada.

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Beneficios de un informe de incidencias

La creación de un informe de incidencias en el trabajo tiene muchas ventajas, por ejemplo:

  • Mantenimiento de registros formales: Es beneficioso mantener un registro legal del incidente tanto para el empleador como para el empleado en caso de que se necesite en una fecha posterior como documentación formal de lo ocurrido.
  • La compensación de los trabajadores: Si necesita ser indemnizado por una lesión resultante de un accidente de trabajo, el informe de incidentes de un empleado puede enumerar todas las circunstancias específicas del accidente si necesita presentar una reclamación.
  • Investigaciones y análisis de tendencias: Los recursos humanos y el resto del personal pueden llevar a cabo un análisis de investigación para encontrar la causa de cualquier incidente recurrente, con el fin de reducir los riesgos de que se produzcan sucesos similares cuando los empleados asuman nuevos proyectos.

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Consejos para redactar un informe de incidencias

Estos son algunos consejos para tener un informe de incidentes sólido que le beneficiará a usted, a su empresa y posiblemente a otros en el futuro:

  • Actuar con rapidez e inmediatez. Considere la posibilidad de registrar el informe de incidentes entre 24 y 48 horas después de que se produzcan, para que todos los miembros del personal puedan recordar los detalles de forma precisa y completa.

  • Utiliza sólo hechos. Mantenga las emociones y las opiniones fuera de un informe de incidentes. Incluya sólo los hechos verificables sobre la incidencia.

  • Tener pruebas de apoyo. Si tienes fotos o vídeos del propio incidente o de las lesiones que se produjeron a causa del mismo, inclúyelos en el informe. Esto ayudará a proporcionar más claridad a las personas que revisen los detalles de su informe.

  • Reúna la validación de los testigos. Si alguien fue testigo del incidente, pídale que firme su informe para verificar los hechos expuestos en el mismo.

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