Informes de llamadas de ventas: Elementos a incluir, beneficios y consejos

Después de que un representante haya completado una llamada de ventas, a menudo crea un informe de la llamada de ventas. En el informe, puede explicar con quién fue la llamada y resumir lo que habló con la persona a la que llamó. Un informe de llamadas de ventas completo puede permitir a una empresa analizar sus datos de ventas, lo que puede ayudarle a mejorar su proceso de ventas en general. En este artículo, hablaremos de lo que es un informe de llamadas de ventas, examinaremos los elementos que se deben incluir en un informe de llamadas de ventas, aprenderemos cómo los informes pueden beneficiar a los representantes de ventas y exploraremos los consejos para crear su propio informe.

Lo que debe saber sobre la planificación de una llamada de ventas

¿Qué es un informe de llamadas de ventas?

El informe de la llamada de ventas es un documento en el que se registra la información importante que se discute en una llamada de ventas. Permite a los supervisores hacer un seguimiento del rendimiento de cada representante de ventas y analizar las preferencias de los posibles clientes. Por lo general, un representante de ventas rellena un informe de llamada de ventas después de terminar una llamada con un cliente potencial. Los informes pueden variar en longitud y van desde lo más sencillo a lo más detallado. Suelen incluir información como el nombre del cliente y su información de contacto, las notas de preparación del representante de ventas, el objetivo de la llamada, un resumen de la misma e información de seguimiento.

Elementos a incluir en un informe de llamadas de ventas

Cada empresa puede incluir información diferente en sus informes de llamadas de ventas. Algunas empresas requieren que los representantes creen informes breves, mientras que otras pueden requerir informes detallados. Independientemente del formato de informe de llamadas de ventas que prefiera su empresa, estos documentos son herramientas útiles para los miembros del equipo de ventas y sus supervisores. Aunque no existe un formato definitivo para los informes de llamadas de ventas, a continuación se indican algunos de los elementos generales que puede incluir:

Información de contacto del cliente

En su informe de llamadas de ventas, puede comenzar documentando la información sobre el cliente potencial al que llama. Esta información suele incluir el nombre de la empresa del cliente, la persona concreta con la que habla en la llamada y su función en la empresa. Además, puede incluir información de contacto relevante, como el número de teléfono y la extensión del cliente, su dirección de correo electrónico y el sitio web de su empresa.

Notas de preparación

Antes de llamar a un cliente potencial, considere la posibilidad de investigar un poco sobre su empresa para prepararse. Aprender sobre la empresa puede ayudar a acelerar el proceso de venta durante la llamada. Durante la investigación, toma notas sobre lo que la empresa puede necesitar y comprueba con qué personas puedes hablar para completar la venta.

Objetivo y plan de llamadas

Después de tomar notas de preparación, escriba el propósito de la llamada en su informe de llamadas de ventas. Por ejemplo, el propósito de su llamada de ventas podría ser contactar con clientes potenciales con los que nunca ha hablado antes, o una llamada en frío. También puede tratarse de una cita programada, una visita periódica, una llamada de ventas entrante o una llamada de ventas saliente. Durante una llamada de ventas entrante, un cliente puede ponerse en contacto con un representante de ventas. En comparación, un representante de ventas suele llamar a un posible cliente durante una llamada de ventas saliente. Desarrollar un plan de llamadas puede ayudarle a comenzar cada llamada con una estrategia para lograr su objetivo de ventas.

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Fecha, hora y duración de la llamada

Incluir la fecha, la hora y la duración de la llamada en el informe de llamadas de ventas puede ayudar a los supervisores a analizar las métricas de rendimiento. Los supervisores de ventas pueden utilizar esta información para determinar tendencias como la hora en que es más probable que un cliente potencial responda a una llamada telefónica. También pueden comprobar la duración media de sus llamadas de ventas para evaluar su proceso general de ventas. Por ejemplo, si un representante con éxito tiene constantemente llamadas cortas, su supervisor puede utilizar la información sobre su rendimiento para planificar futuros eventos de formación para el equipo de ventas.

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Resumen de la llamada

En su resumen de una llamada de ventas, puede exponer los resultados de la misma. También puede enumerar los retos que el cliente mencionó durante la llamada, los temas que discutieron y cualquier otra información relevante. Añadir un resumen de la llamada de ventas puede mejorar su informe de la llamada de ventas porque puede consultarlo cuando haga llamadas al mismo cliente en el futuro. Además, los supervisores pueden utilizar esta información para identificar cualquier tendencia en el rendimiento general de su equipo.

Análisis y fecha de seguimiento

Considere la posibilidad de añadir comentarios sobre su conversación, así como su análisis de la llamada. Esto puede incluir las citas que haya reservado, las señales verbales que haya notado y las ventas que haya cerrado. Añadir esta información puede ayudar a su supervisor a supervisar el proceso de ventas de su equipo y a hacer sugerencias de mejora si es necesario.

Materiales de seguimiento

En esta sección, puede anotar cualquier idea que tenga sobre lo que le gustaría discutir durante una llamada de seguimiento con un cliente en particular. También puede anotar cualquier material que piense enviar al cliente antes de la llamada de seguimiento. Los supervisores pueden revisar esta parte del informe de la llamada de ventas para evaluar cuánto se ha preparado un representante para una llamada de seguimiento y para darle consejos sobre cómo puede prepararse para una venta exitosa.

Beneficios de los informes de llamadas de ventas

El uso de informes de llamadas de ventas en los equipos de ventas tiene muchas ventajas. Los supervisores de ventas pueden analizar los datos de los informes, utilizarlos para personalizar las estrategias del equipo de ventas en el futuro y compararlos con los datos de la competencia. Los informes de llamadas de ventas pueden beneficiarle a usted y a su empresa:

Identificar las tendencias

Durante una llamada, los clientes potenciales a veces hablan de las tendencias que se están produciendo en el sector, lo que puede ayudar a los supervisores de ventas a conocer nueva información del sector y a estar al día. Esto les da la oportunidad de entender lo que están haciendo las empresas de la competencia, lo que puede ayudarles a guiar a usted y a su equipo para cerrar más ventas. Identificar las tendencias también puede ayudar a su equipo de ventas a mejorar su estrategia de ventas.

Proporcionar información para futuros eventos de formación

Los supervisores suelen utilizar la información de los informes de llamadas de ventas para analizar los elementos de las llamadas y saber cómo están teniendo éxito sus representantes de ventas y en qué áreas podrían necesitar más formación. Por ejemplo, su supervisor puede comprobar la sección de resumen de los informes de llamadas de ventas de su equipo y descubrir que muchos representantes pasan mucho tiempo al principio de las llamadas de ventas. Su supervisor puede entonces crear materiales de formación en los que se explique la duración correcta de las distintas partes de una llamada de ventas, lo que puede ayudar a mejorar el índice de éxito de las llamadas de ventas haciendo que pasen más clientes por el embudo de ventas de la empresa.

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Mejorar la responsabilidad de los empleados

Los informes de llamadas de ventas son una herramienta eficaz de rendición de cuentas. Cuando un supervisor revisa sus informes de llamadas de ventas, puede motivarle a dar su mejor esfuerzo en cada llamada, lo que puede mejorar sus resultados de ventas. Cerrar muchas ventas también puede motivar a los gerentes para que le den una revisión de rendimiento positiva, lo que puede ayudarle a avanzar en su carrera dentro de la empresa.

Entender qué áreas hay que mejorar

Los informes de las llamadas de ventas pueden ayudarle a conocer las áreas en las que puede querer buscar formación adicional. Para inspirarse, considere la posibilidad de pedir a su supervisor que le haga algunas sugerencias y le proporcione material de formación. Es posible que le proporcionen una formación personalizada que le ayude a mejorar habilidades específicas. Por ejemplo, si observa que a menudo crea una breve sección de preparación en sus informes de llamadas de ventas y está interesado en aumentar el número de ventas que cierra con éxito, puede pedir a su supervisor que le aconseje sobre cómo prepararse antes de realizar una llamada, lo que puede ayudarle a cerrar más ventas.

Consejos para informar de las llamadas de ventas

He aquí algunas sugerencias sobre cómo informar eficazmente de las llamadas de ventas:

Completar los informes con prontitud

En el momento en que haya terminado una llamada, considere la posibilidad de redactar un informe de la llamada de ventas. Este es el momento ideal porque la información de la llamada está fresca y es fácil de recordar. Dado que es posible que llame a varios clientes potenciales a diario, recordar las distintas conversaciones puede ser un reto al final del día. Para garantizar que sus informes de llamadas de ventas sean lo más precisos posible, puede completarlos inmediatamente después de cada llamada.

Utiliza un sistema o plantilla

Considere la posibilidad de crear o utilizar una plantilla al redactar sus informes de llamadas de ventas. Disponer de un método uniforme para capturar y almacenar los datos puede simplificar el proceso de redacción y facilitar la revisión rápida de los informes. También puedes utilizar un procesador de textos o un documento almacenado en la nube para asegurarte de que tú y tu equipo podéis acceder a los informes y a las plantillas cuando lo necesitéis.

Determine cómo piensan utilizar los informes los supervisores

Para saber más sobre el propósito de sus informes de llamadas de ventas, considere pedir a sus supervisores que le expliquen por qué los utilizan. Esto puede ayudarle a entender cómo los informes influyen positivamente en su progreso de ventas. Su supervisor también puede proporcionar más información sobre cómo los informes de llamadas de ventas pueden ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos de ventas.

Revise su informe antes de la llamada de seguimiento

Antes de iniciar una llamada de seguimiento con un cliente potencial, considere la posibilidad de revisar su resumen y análisis en el informe original de la llamada de ventas. Puede ser valioso repasar lo que ya ha hablado para poder centrarse en la información clave durante la siguiente llamada, como en qué punto del ciclo de ventas se encuentra el cliente y qué le interesa comprar.

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