Cómo Escribir un Informe de Desempeño (Con Pasos y Ejemplos)

Los informes de rendimiento son una herramienta que ayuda a comparar las proyecciones iniciales con los resultados para determinar cómo han progresado el trabajo y los esfuerzos de un equipo. Los informes de rendimiento pueden orientar a las empresas para que continúen con sus estrategias, las modifiquen o las cambien por completo. Los informes de rendimiento pueden ayudarle a desarrollar sus habilidades y cualificaciones profesionales si está interesado en una carrera de gestión de proyectos.

En este artículo, analizamos qué es un informe de rendimiento y qué se incluye en uno, la importancia de utilizar los informes de rendimiento en las empresas y los pasos que hay que dar para crear tu propio informe de rendimiento.

Aprenda a ser gestor de proyectos

¿Qué es un informe de rendimiento?

Un informe de rendimiento es una compilación digital de análisis, proyecciones, ingresos e información presupuestaria que ofrece a las empresas una visión en profundidad de su rendimiento. Los informes de rendimiento suelen utilizar gráficos como cuadros, tablas y números para ofrecer un contrapunto visual al informe textual. Los informes de rendimiento permiten comparar los resultados y el rendimiento de la empresa con su línea de base. Proporciona información sobre el proyecto, comunica el estado y el progreso del mismo y pronostica los resultados futuros a las partes interesadas y a los dirigentes. Los informes de rendimiento pueden clasificarse en varias categorías, entre ellas:

  • Informe de previsión: Un informe de previsión establece las próximas expectativas y proyecciones para un proyecto, a menudo prediciendo el rendimiento futuro a través de parámetros específicos. Los líderes pueden utilizarlo para hacer un seguimiento y asignar recursos de forma eficaz con los informes de previsión.

  • Informe de situación: Este informe resume el estado de un proyecto en un momento dado y ofrece a los responsables una visión de los presupuestos, el alcance del proyecto, el tiempo, los costes, la garantía de calidad y la fecha de finalización.

  • Informe de progreso: Un informe de progreso describe lo que se ha logrado en un proyecto desde el informe anterior.

  • Informe de tendencias: Este informe revisa el rendimiento a lo largo del tiempo para ver si hay tendencias positivas o negativas. A menudo se utilizan informes de tendencias para periodos de tiempo específicos, como el mensual, el trimestral, el semestral o el anual.

  • Informe de valor ganado: Un informe de valor ganado aplica técnicas de gestión del valor ganado para el alcance, el coste y el calendario del proyecto, que a menudo también se incluyen en los informes de estado.

  • Informe de desviación: Este informe documenta las diferencias entre el progreso planificado y el progreso real de un proyecto o rendimiento.

Relacionado: 6 Tipos de Informes de Rendimiento para Proyectos

¿Cuál es la importancia de los informes de rendimiento en la empresa?

Los informes de rendimiento en las empresas son importantes porque le indican si lo está haciendo bien, analizando todos los aspectos de la empresa frente a cada división. Al evaluar continuamente los objetivos y los resultados, una empresa puede reajustar o cambiar el rumbo. Estas son algunas de las principales razones por las que el uso de los informes de rendimiento en los negocios es fundamental por estas razones clave:

  • Los informes sirven como puntos de referencia. Como un informe de rendimiento contiene datos de referencia, sirve como punto de referencia para comparar, ayudándote a saber si los nuevos proyectos, el marketing, el presupuesto u otros esfuerzos de toda la empresa están funcionando.

  • Los informes de rendimiento son la base de otros informes y documentación. Las empresas cumplen con las normativas del sector y del gobierno, que a menudo incluyen el intercambio de informes públicos sobre los negocios de la empresa. Los informes internos sobre el rendimiento suelen ser la base de la elaboración de informes y documentos externos, porque el trabajo ya está recogido.

  • Le permiten controlar el rendimiento de los empleados. Para elaborar un informe de rendimiento completo, incluya datos del rendimiento de los empleados, a menudo elementos como la generación de ventas e ingresos o los esfuerzos de ahorro de costes. Comparar los objetivos de los empleados con lo que han conseguido puede ayudarte a darles orientación, retroalimentación, motivación y estímulo. También sirve para reforzar el equipo y crear cohesión.

  • Mejoran la comunicación. Los informes de rendimiento mejoran la comunicación en toda la empresa al compartir información transparente y con los clientes y consumidores al saber a qué estrategias de la empresa reaccionan o responden.

  • Los informes aumentan los esfuerzos comerciales. Los informes de rendimiento realizados de forma continua ofrecen un análisis en tiempo real y muestran si la empresa va bien o tiene margen de crecimiento. Puede llevar a los equipos a reevaluar, cambiar el curso de acción o ajustar los objetivos y las estrategias para aumentar las posibilidades de rentabilidad.

Relacionado: Utilización de la gestión del rendimiento en el lugar de trabajo

Qué incluir en un informe sobre el rendimiento

En un informe de rendimiento se incluyen los resultados del trabajo de otros procesos para ofrecer una visión global de la marcha de la empresa. Un informe de rendimiento puede incluir una variedad de elementos, entre ellos:

  • Plazo del informe de rendimiento
  • Análisis del rendimiento anterior
  • Tasas de adquisición de clientes
  • Sinopsis de los cambios aprobados
  • Niveles de estado de los riesgos y problemas
  • Información sobre la cuota de mercado y la clasificación del mercado
  • Resultados del análisis de desviaciones
  • Trabajo realizado durante el periodo de referencia
  • Trabajo pendiente de finalizar para el próximo periodo de presentación de informes
  • Proyecciones previstas
  • Ratios de liquidez y solvencia
  • Información adicional relevante para el informe o solicitada por las partes interesadas

Otros elementos que intervienen en los informes sobre el rendimiento son:

Planes de gestión de proyectos

Un plan de gestión de proyectos esboza la información y las líneas de base de todas las comparaciones futuras de un proyecto para detectar desviaciones, tendencias y progresos. Un plan de gestión de proyectos tiene un amplio alcance, que suele incluir todos los aspectos del proyecto, como el coste, los plazos, los parámetros técnicos y de calidad y los departamentos y líderes implicados.

Información sobre el rendimiento laboral (WPI)

La información sobre el rendimiento laboral compone todos los detalles del proyecto, como:

  • Presupuestos y costes
  • Horarios y fechas de reserva
  • Entregables

Medición del rendimiento laboral

Utiliza las mediciones del rendimiento del trabajo para determinar las mediciones de la actividad del proyecto que le ayuden a evaluar y comparar el progreso respecto a lo que los equipos han esbozado en la fase de preparación de la gestión del proyecto. Las métricas más comunes a utilizar son

  • Desempeño técnico previsto versus real
  • Rendimiento de los costes previstos frente a los reales
  • Desempeño del horario previsto frente al real

Informes de rendimiento del presupuesto

Como los informes de rendimiento presupuestario incluyen información sobre las finanzas y los fondos necesarios para terminar un proyecto y el coste total del mismo, sueles incluirla en todos los informes de rendimiento para ayudar a los líderes y a las partes interesadas a tomar decisiones fiscalmente responsables.

Relacionado: Informe presupuestario: Definición, Plantilla y Ejemplos

Activos del proceso organizativo

A menudo se utilizan los activos de los procesos organizativos en los informes de rendimiento, aunque cuáles pueden variar en función del informe o del proyecto. Algunos de los más comunes son

  • Plantillas de informes de empresa
  • Políticas, procedimientos y reglamentos que explican los indicadores de medición o cuáles deben utilizarse
  • Límites de variación, a menudo designados y definidos por una empresa, organización o industria

Cómo crear un informe de rendimiento

Para crear un informe de rendimiento propio, considera seguir estos cinco pasos:

1. Organice sus datos

Colabora con los equipos para recopilar los datos relevantes que necesitas para tu informe. Esto puede variar de una empresa a otra, de un proyecto a otro o de un informe a otro.

2. Seguir una plantilla

Tanto si escribes el tuyo propio como si utilizas plantillas profesionales a través de opciones de software, esbozar tu informe es un buen comienzo, ya que facilita la introducción de los datos y la información relacionados. Si utiliza plantillas sugeridas, incluya sólo los elementos relevantes para su informe. Muchos informes de rendimiento y de negocios incluyen:

  • Una introducción
  • Organizar las secciones y los párrafos para facilitar la lectura
  • Una conclusión
  • Próximos pasos o soluciones sugeridas
  • Cualquier referencia
  • Información de contacto del creador del informe

3. Redactar el informe

Redactar un informe de resultados exhaustivo y bien hecho, y empezarlo con tiempo para cumplir los plazos. Toma notas mientras escribes y asegúrate de hacer descansos para evitar la fatiga, especialmente si el informe de rendimiento es largo. En muchas circunstancias, un equipo de personas trabaja conjuntamente en la elaboración de los elementos del informe de rendimiento. Por ejemplo, el equipo de ventas puede escribir una sección relacionada con las proyecciones de ingresos, las ventas realizadas, las ventas pendientes y las cifras de previsión de ventas futuras. Un gestor de proyectos suele reunir todas las partes del informe de rendimiento recopiladas o redactadas por otros departamentos o colegas.

Relacionado: Cómo escribir un informe para el trabajo (con ejemplos)

4. Revisa antes de compartir

Asegúrese de revisar su informe por completo unas cuantas veces. Considera la posibilidad de imprimir una copia en papel para ayudarte a buscar cualquier error de ortografía, gramática, puntuación o formato que el corrector ortográfico del ordenador pueda pasar por alto. Dependiendo del tamaño de tu informe, puedes compartirlo con un equipo de colegas para que lo revisen. Comprueba también todas las cifras, datos y números.

5. Supervisar continuamente

Puede determinar la frecuencia con la que actualiza y comparte los informes de rendimiento en función de su empresa, de un proyecto específico o de un objetivo. Considere la posibilidad de establecer una cadencia constante, como diaria, semanal, mensual, trimestral o anual—lo que mejor se adapte a sus necesidades. Lo importante es supervisar continuamente el rendimiento de la empresa' para estar al día con las métricas y resolver cualquier problema potencial.

Ejemplo de informe de rendimiento

Este es un ejemplo de informe de rendimiento para una pequeña empresa de cuidado del césped:

Revisión de la estrategia de marketing estacional 2021 para Blades of Grass Mowing, LLC

Informe realizado por:
Sabrina Buckley
315-530-9009
Sabrina.Buckley@email.com

10 de diciembre de 2021

Introducción

Como empresa local de cuidado de césped con energía sostenible dirigida por adolescentes, establecer un marketing eficaz con un presupuesto reducido para competir con empresas de cuidado de césped establecidas es todo un reto. Este informe resume los esfuerzos de marketing, tanto impresos como digitales, y los resultados durante el período de servicio estacional de 2021, de abril a noviembre.

Resultados de la investigación

  • Los equipos crearon tres nuevas cuentas en las redes sociales, con un mínimo de publicaciones semanales en cada una.
  • El crecimiento en todas las plataformas alcanzó 100 seguidores o más en el primer mes, aunque cada mes posterior conseguimos menos ganancias.
  • Seis nuevos contratos de clientes de temporada surgieron de la difusión social inicial.
  • La renovación del logotipo y los folletos del buzón de correo duplicaron nuestra base de clientes de temporada en un 55%.
  • Nuestras nuevas ofertas de descuento establecidas proporcionaron un incentivo de valor añadido al cliente muy superior al de nuestros competidores, al tiempo que sólo costaron 900 dólares de nuestro presupuesto.
  • Nuestra encuesta de satisfacción del cliente de final de año tuvo un índice de finalización del 100% con una puntuación media del 90% de satisfacción.

Conclusión

Nuestra investigación demostró que los clientes encontraban valor en apoyar a una empresa local dirigida por adolescentes frente a las empresas bien establecidas de la zona y consideraban que nuestro servicio era excepcional y nuestras tarifas tenían un precio competitivo. Nuestra presencia en las redes sociales tuvo un profundo impacto en el crecimiento de nuestros clientes, a la vez que establecía futuros contactos a través de contenidos atractivos, «me gusta» y «compartidos». Las redes sociales también permitieron la creación de redes dentro de la comunidad del cuidado del césped para mejorar nuestro nivel de experiencia con otros profesionales experimentados.

Soluciones

  • Contratar a un director de marketing digital a tiempo parcial para crear más contenidos
  • Establecer una tasa de retención de clientes del 85% o superior en la próxima temporada
  • Crear un sitio web para construir una huella digital y ampliar el crecimiento

Referencias

  • Resultados de la encuesta de satisfacción del cliente
  • Análisis de la competencia
  • Información ad hoc de los recursos comunitarios para el cuidado del césped