6 Tipos de Informes de Rendimiento para Proyectos

Los informes de rendimiento pueden ayudar a los profesionales a determinar en qué aspectos puede mejorarse un proyecto, manteniendo a las partes interesadas involucradas en el proceso de planificación. Si está trabajando en un proyecto en el que participan las partes interesadas, puede resultarle útil conocer los distintos tipos de informes de rendimiento.

En este artículo, se explica qué son los informes de rendimiento, cuáles son sus ventajas, los distintos elementos del proceso de elaboración de informes y una lista de los diferentes tipos de informes de rendimiento.

¿Qué es un informe sobre el rendimiento?

Las partes interesadas son informadas del progreso y las previsiones de un proyecto mediante los informes de rendimiento. Los informes de rendimiento consisten en recopilar y analizar datos sobre el proceso de producción global de un proyecto. Normalmente, los miembros del proyecto y las partes interesadas elaboran un plan de gestión de la comunicación del proyecto en el que se detalla cuántos informes van a publicar y qué van a incluir. Los informes de rendimiento pueden elaborarse para proyectos de diversos sectores, como el financiero, el manufacturero, el naviero, el educativo, el de la automoción, el de la construcción, el empresarial y el sanitario.

Cuando se trabaja en un proyecto, se pueden combinar diferentes informes de rendimiento, compararlos entre sí y extraer información relevante de informes anteriores. Tienes la opción de crear informes de rendimiento en un documento basado en texto, como una hoja de cálculo y un gráfico, o puedes utilizar formatos basados en imágenes, como gráficos y tablas. Muchos profesionales optan por utilizar una combinación de varios formatos para crear sus informes, como un cuadro y un gráfico, para que los resultados sean más fáciles de entender para los interesados.

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Beneficios de los informes de rendimiento

Los informes de rendimiento tienen varias ventajas:

  • Ofrece transparencia: Los informes de rendimiento ofrecen transparencia a las partes interesadas que invirtieron en el proyecto, para que entiendan cómo sus profesionales están utilizando sus finanzas a lo largo del proyecto.

  • Crea menos espacio para el error: La realización rutinaria de informes de rendimiento puede poner de manifiesto cualquier error potencial, lo que puede llevar a una resolución más rápida del problema.

  • Realiza un seguimiento de la productividad: La realización de informes de rendimiento hace un seguimiento de la productividad y muestra el ritmo de producción, lo que permite saber cuándo los profesionales podrían terminar el proyecto.

  • Sigue la normativa: La creación de informes puede garantizar que los miembros del proyecto siguen las directrices y normas del mismo.

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Elementos del proceso de información sobre el rendimiento

Aunque los elementos que se encuentran en un informe de rendimiento varían en función del tipo de informe, a continuación se presentan varios elementos que se encuentran habitualmente en los distintos tipos:

  • Análisis de los resultados anteriores: Normalmente, los informes de rendimiento contienen un análisis de los rendimientos anteriores, para que la dirección pueda comparar la producción, la calidad y la duración de los proyectos.

  • Resumen de los cambios: Los informes de rendimiento incluyen un resumen de los cambios realizados en el proyecto y el motivo de cada uno de ellos.

  • Los próximos pasos: Los informes de rendimiento implican esquemas de los siguientes pasos que los miembros del equipo tienen previsto dar en un proyecto.

  • Estimación de proyectos: Las estimaciones actualizadas de los proyectos forman parte de los informes, incluidas las predicciones financieras y los resultados de producción.

  • Información para los interesados: Los informes de rendimiento proporcionan detalles específicos que las partes interesadas pueden pedir, como información sobre los materiales, los miembros del proyecto o los plazos.

  • Información sobre el rendimiento laboral: Esta información incluye detalles sobre el progreso del cronograma del proyecto y los costes en los que se ha incurrido hasta el momento.

  • Medición del rendimiento del trabajo: Puede utilizarlo para calcular el progreso real de un proyecto en comparación con el progreso previsto.

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Tipos de informes de rendimiento

Puedes enviar informes de rendimiento a las partes interesadas y a otros miembros del proyecto utilizando el correo electrónico o un software de informes especializado. Estos son los diferentes tipos de informes de rendimiento que puedes crear:

Informe de situación

Un informe de estado proporciona información sobre el estado actual de un proyecto a lo largo del proceso de finalización. Muestra si el proyecto va por buen camino para cumplir los plazos, ofrece un resumen de los detalles del proyecto, destaca cualquier área de mejora y añade cualquier objetivo que el proyecto haya alcanzado. Los informes de estado pueden ayudarle a mantener a las partes interesadas al tanto del desarrollo general del proyecto y actualizadas sobre cualquier cambio. Este es el informe más común, y es habitual realizar informes de estado con regularidad a lo largo de la duración del proyecto, dependiendo del plan de gestión de la comunicación del proyecto.

Informe de progreso

Un informe de progreso incluye todo el trabajo realizado en el proyecto desde el último informe. En él se describen las tareas que se han realizado en un proyecto hasta el momento, los objetivos que se han alcanzado o los cambios en los planes del proyecto. Los informes de progreso pueden documentar las acciones que ha completado, lo que ayuda a medir la productividad, ya que puede comparar su informe de progreso actual con los informes de progreso anteriores. Estos son algunos ejemplos de acciones que puede encontrar en un informe de progreso:

  • Completamos los resultados de la encuesta en [fecha] y [hora]
  • Implementó la retroalimentación del proyecto a partir de [fecha]
  • Resultados recibidos del compromiso de la comunidad en [fecha]
  • Actualización de la propuesta de proyecto para incluir la normativa vigente
  • Utilizó [tipo de recurso] de las partes interesadas en [fecha]

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Informe de tendencias

Un informe de tendencias busca cualquier problema recurrente que haya aparecido a lo largo de varios informes de progreso, de modo que los profesionales puedan identificar esos problemas y resolverlos para reforzar el ritmo de producción. Compara el rendimiento actual de un proyecto con el rendimiento más reciente durante un periodo de tiempo similar. Puedes completar estos informes cada semana, mes o año a lo largo del proyecto, en función de los plazos. Los informes de tendencias muestran si la tasa de producción global de un proyecto está aumentando o disminuyendo.

Informe de desviación

Un informe de desviación compara el rendimiento real de un proyecto con el rendimiento estimado, utilizando variables relacionadas con la medición del rendimiento del trabajo. Estas variables son el rendimiento previsto en el cronograma comparado con el rendimiento real previsto, y el coste real del proyecto comparado con el coste previsto del proyecto.

Para crear un informe de desviaciones, puedes identificar los indicadores clave de rendimiento de un proyecto, que suelen estar recogidos en el plan del proyecto, y luego ver cuántos de esos indicadores de rendimiento has conseguido hasta ahora. Un indicador clave de rendimiento habitual es el plazo del proyecto. Por ejemplo, si un proyecto no cumple su plazo original, el informe puede mostrar una gran desviación del proyecto.

Informe de previsión

Los informes de previsión muestran lo que los profesionales pueden esperar que ocurra durante un proyecto, predicen los resultados futuros del rendimiento y proporcionan expectativas para las directrices del proyecto. Los elementos incluidos en los informes de previsión son los plazos, el coste y la calidad general del proyecto. En un informe de previsión, se puede tomar la información del estado actual y compararla con los resultados previstos del proyecto.

Informe de valor ganado

Un informe de valor ganado utiliza cálculos matemáticos para indicar el rendimiento. Los profesionales basan estos cálculos en las desviaciones encontradas en el informe de rendimiento. Utilizan el tiempo empleado en el proyecto y el coste de los materiales y la mano de obra en comparación con la cantidad de trabajo realizado en el proyecto. Los informes de valor ganado permiten conocer el ritmo de producción del proyecto.