Cualquier acontecimiento, desde un clima inesperado hasta un desfile local, puede afectar a la productividad de la obra. Estar al tanto de estas situaciones y de otros ajustes a lo largo del proceso, así como comunicarse con quienes no están en la obra, es crucial para los directores de proyecto y otros interesados. Si es usted el responsable de redactar los informes de actividades de construcción, debe saber cómo redactarlos correctamente para poder incluir toda la información necesaria.
En este artículo, analizamos los componentes y la finalidad de un informe diario y exploramos los pasos que hay que seguir para crear un informe diario de construcción.
¿Qué es un informe diario de construcción?
Un informe diario de construcción, también conocido como libro de registro, hace un seguimiento de la progresión de una obra mediante el control del material, el personal, el progreso y los acontecimientos. El jefe de obra o el capataz llevan un registro de todos los elementos de la obra. Los contratistas o subcontratistas que trabajan ese día pueden llevar sus propios libros de registro, documentando su progreso.
Un informe diario de construcción incluye información exhaustiva sobre la cuadrilla, el trabajo realizado, las horas de trabajo, el equipo y los materiales. Puede incluir estas diferentes secciones:
- Portada
- Detalles del trabajo
- Condiciones meteorológicas
- Trabajo realizado
- Lista de personal
- Equipo en uso/vacío
- Cantidades de material
- Entregas de material
- Posibles retrasos
- Hechos significativos
- Reuniones y direcciones
- Seguridad
- Visitantes
- Firma, nombre y fecha
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¿Por qué son importantes los informes diarios de construcción?
Los informes diarios de construcción son importantes porque crean un registro del progreso diario en la obra que puede comunicar el progreso a aquellos que no pueden acudir a la obra, como los propietarios o los inversores. Este informe también puede ser útil para consultarlo más tarde, una vez finalizado el proyecto, para conocer detalles o descubrir cuándo se han completado determinadas tareas. Si el proyecto sufre algún retraso o problema, estos informes diarios pueden ayudar a los propietarios y a los gestores a entender por qué se han producido los retrasos.
Los informes diarios también pueden ser útiles para documentar el cumplimiento de la normativa local y federal del lugar de trabajo en materia de seguridad, formación y funcionamiento de las herramientas. Si surge algún problema legal después del proyecto, los informes diarios pueden ser una documentación útil.
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Cómo crear un informe diario de construcción
Siga estos pasos para hacer un informe diario de construcción:
1. Formatear el informe
En primer lugar, decida si va a utilizar una plantilla o un programa informático para crear el informe diario. Cualquiera de las dos opciones suele incluir campos para toda la información relevante, pero puede que uno de los métodos se adapte mejor a sus necesidades. Utilizar un software para los informes diarios puede reducir el tiempo que se tarda en archivarlos y facilitar el intercambio de datos.
También puede tomar decisiones sobre los informes estructurales antes de que comience el proyecto, para que todos los informes diarios sean coherentes y satisfagan las necesidades de su proyecto. Puede decidir eliminar la portada del informe y utilizar un encabezado en su lugar o añadir información adicional a la plantilla para hacer un seguimiento de los recursos adicionales.
2. Rellene la información de la obra
A continuación, rellene la información básica de su proyecto. Algunos datos, como los detalles del trabajo, el autor del informe y la ubicación, son probablemente los mismos a lo largo del proyecto, por lo que puede añadir esta información a la plantilla. Algunos trabajos tienen varias fases, por lo que puede optar por incluir la fase en la información básica del trabajo. Asegúrate de actualizar el informe con las condiciones meteorológicas cada día, por si hay retrasos relacionados con el tiempo en el proceso de trabajo.
3. Completar el progreso de la obra
Es importante detallar el progreso en la obra cada día. Puede enumerar las tareas individuales y colectivas, y luego incluir cualquier actualización, su estado general y el número de horas de trabajo aportadas para cada una. Añadir fotos puede ayudar a documentar el progreso, y puede ser más eficiente que escribir largas descripciones de cada etapa.
4. Rellenar los trabajadores y visitantes presentes en la obra
Es importante hacer una lista de todos los miembros de la cuadrilla que estuvieron en la obra cada día, con qué equipo o contratista trabajaron y cuántas horas trabajaron. Esto puede ser útil como referencia a la hora de pagar a los empleados o a los equipos contratados. En una lista separada, puede hacer un seguimiento de los visitantes que no trabajan, incluidos los propietarios, los coordinadores o los visitantes personales, como los familiares. Si los empleados vinieron al sitio pero no registraron horas de trabajo, puede listarlos como visitantes.
5. Incluya actualizaciones de equipos y materiales
Enumere las piezas específicas de equipo pesado, así como si están usadas, rotas o inactivas. Esto puede ayudar a hacer un seguimiento de los equipos alquilados o prestados y de la eficacia con la que los empleados los han utilizado. En el caso de los materiales, haga un seguimiento de los números de inventario actuales y de las entregas. El inventario de materiales puede ayudar a mostrar el progreso en las tareas a largo plazo o lentas a medida que disminuye el inventario de los suministros involucrados.
6. Añadir información sobre eventos
A continuación, documente todos los acontecimientos importantes que puedan afectar al proyecto. Incluya las reuniones e indicaciones que se produzcan en el lugar, así como quiénes asistieron. Esto puede mostrar quién contribuyó a decisiones específicas y cuándo se enteraron los empleados de las actualizaciones del proyecto. Incluir información sobre la formación en seguridad y las licencias de seguridad de los miembros de la cuadrilla puede ayudarle a demostrar que su proyecto cumple todas las normas. También puede documentar los peligros, las infracciones y cualquier incidente de seguridad.
Una sección sobre acontecimientos significativos puede ser útil para los eventos cercanos o en el sitio que no encajan en otras categorías. Puede tratarse de acontecimientos locales que influyan en la posibilidad de que los empleados, el equipo y los suministros lleguen a la obra, como el cierre de carreteras o los eventos comunitarios.
Una sección importante que hay que incluir es la de los posibles acontecimientos que provocan retrasos. Estos acontecimientos pueden figurar en una sección adicional, pero es importante incluir esta sección de forma independiente y estimar el tiempo de retraso. Esto puede proporcionarle detalles a la hora de comunicar las actualizaciones a las partes interesadas.
7. Compruebe y afirme la información
Antes de completar el informe diario, compruebe si se ha omitido alguna información o hay algún error. La corrección cuidadosa puede ayudar a mantener la precisión y la profesionalidad. Si el informe es preciso, añada su firma, nombre y fecha para afirmar que ha terminado el informe.
8. Enviar informes diarios a las partes interesadas
Es importante enviar informes diarios terminados a cualquier persona que pueda necesitar actualizaciones sobre el proyecto sin venir a ver la obra. Puede tratarse de las partes interesadas en el proyecto, como los propietarios, los miembros de la junta directiva o los funcionarios administrativos. El envío de informes diarios también puede ayudar a la dirección a abordar los problemas a medida que van surgiendo, ya que cada persona puede tener acceso a la información más reciente.
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Consejos para redactar informes diarios de construcción
He aquí algunos consejos para redactar mejores informes de construcción:
Designe a alguien específico para que redacte los informes
Los informes diarios pueden ser más detallados y precisos si la persona que los elabora está familiarizada con el proyecto y es responsable de asegurarse de que se realizan cada día. Designar a un capataz o jefe de obra específico para que presente estos informes puede ayudar a garantizar un registro coherente del proyecto.
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Enumere la información donde sea relevante
Algunos acontecimientos pueden encajar en varias categorías. Por ejemplo, puede incluir una tormenta en el apartado de meteorología y, a continuación, en el de posibles retrasos. Otros sucesos que retrasan el proceso, como la rotura de equipos o los retrasos en las entregas, también pueden figurar en sus secciones correspondientes. Incluir esta información en varios lugares puede facilitar la comprensión de cada sección sin tener que leer todo el informe si se necesita revisar ciertos eventos más tarde.
Considerar el software
El uso de programas informáticos puede ayudarle a ahorrar tiempo e incluir información adicional, como fotos del progreso. Los programas informáticos especializados en la creación de informes diarios pueden ofrecer compatibilidad con los dispositivos móviles, de modo que pueda redactar o completar los informes diarios en un teléfono móvil o una tableta. Algunos programas pueden integrarse con el software de control de horarios y permiten adjuntar fácilmente documentos de planificación. Disponer de esta información de forma digital también puede hacer que se pueda buscar y, a veces, compilar fácilmente en informes mensuales o temáticos.
Mantener los informes organizados
Si guarda informes en papel o copias en papel de informes digitales, organícelos por fecha para poder encontrar rápidamente los informes individuales. Asegúrese de dedicar suficiente espacio a los informes diarios de todo el proyecto, sobre todo si piensa conservarlos en la obra. Esto puede ayudarle a consultarlos fácilmente cuando los necesite a lo largo del proyecto.