Informes contables: Qué son, por qué son importantes y tipos de informes

La elaboración de informes contables es una parte integral del éxito financiero de cualquier empresa, ya sea pequeña o grande. Los informes contables mantienen registros precisos del historial financiero, prevén los ingresos futuros y ayudan a cumplir con los impuestos. Muchas empresas de contabilidad elaboran estados financieros periódicos y algunas producen informes adicionales para fines especiales.

En este artículo, definimos qué es un informe contable, explicamos por qué los informes contables son importantes y describimos los tipos de informes contables.

¿Qué es un informe contable?

Una empresa presenta un informe contable para dar a conocer su situación financiera histórica y actual. Con este documento, las empresas y los analistas financieros pueden prever más fácilmente su futura situación financiera.

Un informe contable puede incluir información de todas las partes de la empresa, o puede centrarse sólo en un pequeño objetivo, como determinar qué departamento utiliza más flujo de caja. Muchas empresas que siguen de cerca sus finanzas hacen un informe contable al menos una vez al mes. Incluso pueden hacerlo más a menudo, sobre todo si persiguen objetivos de toda la empresa relacionados con las finanzas.

Un informe contable suele estar compuesto por tres tipos de informes:

  • Declaración de la renta
  • Estado de flujo de caja
  • Balance de situación

Con estos informes, una empresa puede ver su situación financiera a lo largo del tiempo, así como en una instantánea específica en el tiempo. Todos los informes contables deben seguir los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA) establecidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). Éstos garantizan que los informes contables sigan una serie de principios que incluyen, entre otros, la coherencia, la sinceridad y la buena fe.

La coherencia significa que una empresa sigue las mismas prácticas contables de un mes a otro y de un año a otro. La sinceridad significa que la persona que elabora el informe (el contable) está siendo honesta. Cuando las personas actúan de buena fe, significa que todos los implicados en cada transacción son honestos.

Cuando todas las empresas siguen los mismos principios, es más fácil comparar una empresa con otra. Esto garantiza que las empresas no tergiversen su información, de modo que los inversores y otras personas ajenas a la empresa no sean engañados con respecto a la situación financiera de la misma.

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¿Por qué son importantes los informes contables?

Los informes contables son importantes porque permiten a las empresas tener un conocimiento completo de su situación financiera. Los beneficios de los informes contables son, entre otros, los siguientes:

  • Conocer la marcha de la empresa
  • Seguimiento de las transacciones
  • Mantenimiento de un presupuesto
  • Evaluar la situación financiera
  • Determinar el beneficio de un producto específico

Al observar un informe contable, una empresa puede hacer muchas cosas, entre ellas

  • Seguimiento de su historial financiero a lo largo del tiempo
  • Determinar si tienen buena salud financiera
  • Organizar las transacciones comerciales y las facturas
  • Informar de las finanzas por motivos legales y fiscales
  • Informar de la información financiera a los inversores y a los gestores financieros

Para tener éxito, cualquier empresa necesita hacer un seguimiento de sus finanzas. Por ejemplo, tomarse el tiempo de reportar con precisión la información fiscal ahorra a una empresa tanto tiempo como dinero, permitiéndole centrarse en sus objetivos financieros principales.

Mediante el seguimiento del flujo de caja, las empresas pueden predecir sus ingresos futuros. Esto les ayuda a presupuestar y planificar con precisión. También permite a los ejecutivos y a los directivos de alto nivel tomar decisiones financieras que redunden en beneficio de la empresa. En el día a día, puede ser más difícil ver el panorama general y determinar qué partes del negocio pueden estar perdiendo dinero. Los informes contables ayudan a los responsables de la toma de decisiones a ver las finanzas desde una perspectiva más amplia, lo que les permite tomar decisiones financieras más objetivas y proactivas para la empresa.

Además, los informes contables son documentos clave que proporcionan a los analistas financieros las herramientas que necesitan para informar sobre la contabilidad y comunicar la situación financiera al resto de la empresa.

¿Por qué son importantes los informes contables para las pequeñas empresas?

Los informes contables son importantes para las pequeñas empresas porque ayudan a mantener todo organizado para los impuestos y pueden ayudar a las empresas a aumentar sus ingresos. Aunque puede estar claro por qué las grandes empresas con un gran flujo de caja necesitan informes contables, estos informes son importantes también para las pequeñas empresas.

Cuando llega el momento de presentar los impuestos, una pequeña empresa puede ahorrar mucho tiempo si alguien ya ha presentado y organizado sus informes contables. Toda la información necesaria para presentar los impuestos será de fácil acceso.

Los informes contables son tan—o más—importantes para las pequeñas empresas porque tienen un menor margen de error. Mientras que una gran empresa puede cometer un error de 1.000 dólares y no hundirse financieramente, no puede ocurrir lo mismo con una empresa más pequeña.

Además, dado que el propietario de una pequeña empresa tiende a trabajar estrechamente con su compañía, puede ser un reto mayor para él mantenerse objetivo sobre qué partes del negocio están utilizando demasiado dinero. Un informe contable lo aclara y les permite tomar decisiones financieras más sabias.

Tipos de informes contables

Los informes contables se presentan en diferentes formas, dependiendo de la información que la empresa necesite conocer. A continuación se presentan tres tipos comunes de informes contables:

Cuenta de resultados

Una cuenta de resultados es un informe que detalla los gastos e ingresos generales para determinar el beneficio neto global de una empresa. A veces, la cuenta de resultados se denomina informe de pérdidas y ganancias.

Para preparar una cuenta de resultados, los contables utilizan datos de los libros de contabilidad y de los diarios contables. La cuenta incluye tanto las fuentes de ingresos primarias como las secundarias para obtener una cifra exacta. Del mismo modo, en la cuenta de resultados se incluyen los gastos primarios y secundarios.

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Estado de flujo de caja

Un estado de flujo de caja muestra de dónde viene el efectivo (fuentes de flujo de caja) y a dónde va el efectivo (gastos de flujo de caja). Esto ayuda a una empresa a ver lo bien que está generando efectivo. Los ejecutivos y los responsables de la toma de decisiones pueden utilizar este informe para ver de dónde viene el efectivo y a dónde va, lo que podría incluir:

  • Operaciones de la empresa
  • Financiación
  • Inversiones

Un estado de flujo de caja mide el flujo de caja entre dos fechas. Para preparar un estado de flujo de caja, un contable examina el flujo de caja en cada cuenta, que puede incluir cuentas de patrimonio, cuentas de pasivo, cuentas de gastos, cuentas de ingresos y cuentas de activo.

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2. Balance de situación

Un balance muestra un saldo final en un momento determinado. Suele incluir saldos de activos, pasivos y patrimonio neto. El balance ofrece a la empresa la oportunidad de evaluar sus reservas financieras y sus activos líquidos. También ayuda a los posibles inversores o prestamistas a ver el estado financiero de la empresa.

Normalmente, una empresa establece un ciclo contable y alguien prepara un balance al final de cada ciclo. Al igual que la cuenta de resultados, los datos del balance provienen del libro de contabilidad.