Cómo escribir un informe de relaciones públicas (con definición y ejemplo)

Los informes de relaciones públicas (RP) permiten a los profesionales supervisar el progreso de su trabajo, realizar cambios para mejorar sus procesos y comunicar sus objetivos y logros con su equipo y otros departamentos. Cuando se realizan a intervalos regulares, los informes de relaciones públicas ayudan a las empresas a mantener relaciones de calidad con sus mercados objetivo y a determinar si sus iniciativas de relaciones públicas contribuyen a aumentar los ingresos. Si está interesado en implementar los informes de relaciones públicas en su empresa, puede ser útil conocer algunos pasos para hacerlo.

En este artículo definimos los informes de RRPP, describimos por qué los profesionales de las RRPP los utilizan, explicamos cómo redactar un informe de RRPP y proporcionamos un ejemplo que puede utilizar para redactar el suyo propio.

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¿Qué es un informe de relaciones públicas?

Los informes de relaciones públicas son la documentación del trabajo de un profesional de las relaciones públicas y su evolución. Estos informes hacen un seguimiento de los objetivos de un profesional de las relaciones públicas, sus métodos de implementación, las actividades que ha completado y las métricas que ha utilizado para medir el progreso de sus esfuerzos. Básicamente, proporciona a la empresa, los clientes y los inversores una visión general de la situación de la marca y sus objetivos futuros.

Los profesionales de las relaciones públicas utilizan diferentes métodos de elaboración de informes en función de los proyectos específicos, los objetivos y los intervalos de las reuniones. Los tipos de informes de RRPP incluyen:

  • Informes mensuales: Estos informes incluyen información básica sobre el progreso de uno' en los últimos 30 días. Normalmente se entregan a su supervisor directo.

  • Informes trimestrales: Estas métricas suelen interesar a los directivos de alto nivel, como los profesionales de las relaciones públicas y los ejecutivos. Describen tu progreso durante aproximadamente 90 días y te ayudan a demostrar los resultados de tu trabajo, defendiendo tu presupuesto de relaciones públicas en el proceso.

  • Informes anuales: Este tipo de informe es el más importante. Describen a un director general, a los principales inversores y a otras personas con autoridad sobre su proyecto si tiene un presupuesto adecuado y si vale la pena continuar con un proyecto.

  • Informes de campaña: Los profesionales de las relaciones públicas preparan informes de campaña para esbozar sus objetivos antes de iniciar una campaña y explicar cómo piensan supervisarla a lo largo de cada etapa. A continuación, pueden utilizar informes mensuales, trimestrales y anuales para hacer un seguimiento del progreso de la campaña.

  • Informes de crisis: Esto permite a los responsables de relaciones públicas transmitir información sobre una crisis y explicar los pasos que han dado para resolver un problema y mejorar la percepción de la marca.

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¿Por qué los profesionales utilizan los informes de relaciones públicas?

Los profesionales de las relaciones públicas escriben informes para determinar si sus métodos funcionan según lo previsto y localizar las áreas en las que pueden introducir mejoras que hagan avanzar sus objetivos. Un informe de relaciones públicas bien redactado también sirve como prueba para las partes interesadas de que su apoyo continuado a un proyecto puede beneficiar a los objetivos de la empresa y tener un impacto positivo en los ingresos. Los impactos positivos de los informes de relaciones públicas en los esfuerzos de marketing de una empresa pueden incluir:

  • Persuadir a su mercado objetivo de que tiene una marca creíble
  • Poner al día a los implicados en un proyecto—tanto dentro como fuera de la empresa—especialmente si el profesional de las relaciones públicas pone a disposición ciertos informes en formato digital
  • Mejorar la reputación de su marca' manteniendo la transparencia
  • Cómo ayudar a su empresa a ahorrar dinero determinando los métodos que funcionan y realizando cambios a lo largo del proceso de un proyecto de relaciones públicas
  • Facilitar las metas y objetivos de un equipo de relaciones públicas y su empresa

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Cómo redactar un informe de relaciones públicas

Estos son algunos de los pasos que puedes seguir para redactar un informe de relaciones públicas eficaz:

1. Seleccionar el programa informático

Antes de redactar un informe de relaciones públicas, intente determinar el tipo de software que puede ayudarle a proporcionar actualizaciones a su proyecto de forma eficaz. Muchos profesionales de las relaciones públicas optan por utilizar un software que crea resultados visualmente atractivos y agiliza su proceso de formateo. Otros consideran que los simples documentos de procesamiento de textos son suficientes para transmitir sus resultados.

2. Enumerar las tareas realizadas y previstas

Considere la posibilidad de comenzar su informe con una lista de las tareas que ha realizado en el último mes, trimestre o año, dependiendo del tipo de informe que esté escribiendo. También es importante incluir viñetas para facilitar la lectura y añadir fechas y números cuando sea posible. Por ejemplo, puedes anotar en un proyecto de planificación de un evento que reclutaste tres nuevos patrocinadores por un millón de dólares cada uno.

3. Decida qué métricas incluir en su informe

Las métricas, también conocidas como indicadores clave de rendimiento (KPI), le muestran a usted y a sus interlocutores el grado de interacción de su mercado objetivo con su marca o proyecto durante un periodo de tiempo determinado. Las métricas suelen referirse a los comportamientos en línea, ya que los profesionales de las relaciones públicas llevan a cabo casi todas las iniciativas de forma digital y las rastrean utilizando software de marketing especializado. Algunos de los KPI que se pueden mencionar en un informe de relaciones públicas son

  • Tráfico del sitio web: Esta métrica se refiere al número de personas que visitan su sitio web. Lo ideal es que esta cifra aumente con el tiempo, por lo que los profesionales de las relaciones públicas también pueden incluir en sus informes las tendencias del tráfico del sitio web para ilustrar visualmente este aumento.

  • Volumen de menciones: Demuestra cuántas veces la gente ha mencionado tu marca en las plataformas digitales. Al igual que el tráfico del sitio web, los profesionales de las relaciones públicas esperan que esta cifra aumente con el tiempo.

  • Compromiso con las redes sociales: Incluir las veces que a la gente le ha gustado, ha comentado o ha compartido las publicaciones en las redes sociales de tu empresa en un informe de relaciones públicas puede ayudarte a enfatizar el progreso de tu proyecto.

  • Vistas del sitio web por dispositivo, grupo demográfico y región: Saber quién accede al sitio web o a las páginas de las redes sociales de su empresa, cómo lo hace y dónde lo hace puede ofrecerle a usted y a sus interlocutores información importante para saber si está llegando a su público objetivo.

  • Compartir la voz: Mide el número de menciones de la marca que recibes frente a las que reciben tus competidores. Los profesionales de las relaciones públicas expresan esta cifra en forma de porcentaje en los informes de relaciones públicas.

4. Incluya imágenes que representen sus métricas

Los programas informáticos utilizados para crear informes de relaciones públicas suelen incluir la capacidad de transformar los datos en ayudas visuales, como tablas y gráficos, que facilitan a las partes interesadas el reconocimiento del impacto de sus datos. También evita la dificultad de leer bloques de texto, lo que puede ayudar a mantener la atención de su audiencia. Si decide escribir sus propios informes de relaciones públicas en un procesador de textos, puede utilizar herramientas integradas para crear e incluir gráficos.

5. Añada testimonios de sus clientes o grupo de prueba

Si actualmente ofrece su producto o servicio a un grupo de prueba o su empresa lo ha puesto en el mercado, considere la posibilidad de incluir testimonios junto con sus métricas. Los testimonios proporcionan información real sobre cómo la gente percibe su marca y lo que ofrece. Pueden mostrar a los interesados el impacto positivo de su proyecto y animarles a seguir apoyando sus esfuerzos.

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6. Pedir opiniones y opiniones

Cerca del final de un informe de relaciones públicas, los profesionales de las relaciones públicas pueden incluir una sección con preguntas para los directivos, los miembros del equipo y los inversores. En esta sección se suele pedir la opinión sobre un proyecto, la opinión sobre los próximos pasos y la ayuda en determinados aspectos. Motivar a los implicados para que ofrezcan sus comentarios y colaboren en la iniciativa puede ayudar a aumentar el entusiasmo y mejorar el progreso hacia los objetivos compartidos.

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Ejemplo de informe de relaciones públicas

A continuación se presenta un ejemplo de informe de relaciones públicas para ayudarle a elaborar el suyo propio:

Informe trimestral de situación: Lanzamiento de la mascarilla capilar BeautyCare Coconut Infusion

Tareas realizadas desde el lanzamiento del primer trimestre:

  • Comunicado de prensa nacional redactado y enviado a 21 agencias de comunicación
  • Muestras gratuitas y cupones distribuidos en 200 tiendas de todo el país
  • Se inicia la asociación con Green Planet Cosmetics
  • Confirmación de la reserva del stand para la Feria de Cosmética y Estética de 2021
  • Vídeo de cómo hacerlo finalizado para que el equipo de marketing lo publique en las redes sociales

Tareas a realizar en el segundo trimestre:

  • Envíe encuestas a los clientes que se suscriban a los boletines electrónicos
  • Libera cupones digitales para Green Planet Cosmetics a cambio de que liberen cupones de la mascarilla capilar Coconut Infusion
  • 2. Asistir a la Feria de Cosmética y Estética de 2021 para establecer contactos con expertos del sector y recopilar información para los contactos de ventas
  • Colabora con el equipo de marketing para determinar la necesidad de participación de los medios de comunicación

Métricas de relaciones públicas que demuestren el éxito de la mascarilla capilar BeautyCare Coconut Infusion:

  • El tráfico del sitio web ha aumentado cada mes desde el lanzamiento del producto.

[Cuadro o gráfico aquí]

  • Los clientes mencionaron "Coconut Infusion" más de 45.000 veces en los canales de medios sociales en el último trimestre.

[Cuadro o gráfico aquí]

  • BeautyCare recibió 350.000 nuevos «me gusta» en las redes sociales, más de 50.000 publicaciones que mencionaban el nuevo producto y 100.000 comentarios.

[Cuadro o gráfico aquí]

  • La mayoría de los clientes que visitaron el sitio web de BeautyCare lo hicieron desde Estados Unidos, tienen entre 18 y 25 años y encontraron nuestro sitio web en su dispositivo móvil a partir de un enlace en las redes sociales, lo que significa que estamos llegando efectivamente a nuestro mercado objetivo.

[Cuadro o gráfico aquí]

  • Actualmente, BeautyCare tiene una cuota de voz del 30% en comparación con otras marcas del sector de la belleza.

[Cuadro o gráfico aquí]

Testimonios de clientes sobre la Mascarilla Capilar Infusión de Coco:

  • "¡Mi pelo nunca ha estado tan suave, brillante y sano! Le hablo a todas mis amigas de la mascarilla capilar Coconut Infusion y he comprado un montón para regalar en los cumpleaños. Gracias, BeautyCare!" — Sarah S., Illinois
  • "Luché durante años para encontrar un producto que hidratara mi cabello sin hacerlo demasiado graso. BeautyCare lo ha conseguido con la mascarilla capilar Coconut Infusion!" — Taylor K., Nevada

Acciones y comentarios para la mascarilla capilar de infusión de coco:

  • ¿Tienes ideas para el montaje de un stand de feria?
  • ¿Debemos crear un lema o eslogan para la feria?
  • ¿Tienes alguna sugerencia para las campañas de relaciones públicas de la Mascarilla Capilar Infusión de Coco que creas que podría atraer a los posibles inversores actuales?

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