¿Qué son los informes de ventas? Creación y uso de informes de ventas

Recoger información sobre las ventas y recopilarla en un informe de ventas es una parte habitual del trabajo en ventas o en la gestión empresarial. Los informes de ventas proporcionan a los equipos de ventas una descripción precisa de su rendimiento y del progreso hacia los objetivos de ventas. Disponer de una estrategia de informes de ventas y saber cómo elaborar informes de ventas útiles mejora el conocimiento del rendimiento individual y del equipo, fomenta el análisis reflexivo y da forma a los métodos de ventas a largo plazo. En este artículo, resumimos qué son los informes de ventas y cómo funcionan, y luego explicamos cómo crear informes de ventas útiles.

¿Qué son los informes de ventas?

Los informes de ventas son el proceso de recopilar, resumir y organizar la información sobre las ventas de una empresa. Las empresas desarrollan procedimientos de informes de ventas para hacer un seguimiento de las métricas clave, identificar patrones en los datos de ventas e informar sobre sus estrategias generales de ventas. Los informes de ventas pueden incluir una variedad de información sobre las estadísticas de ventas, incluyendo:

  • Número de ventas
  • Valor total de las ventas
  • Valor medio de las transacciones
  • Número de ventas adicionales y complementos
  • Número de correos electrónicos y llamadas salientes
  • Tiempo medio de respuesta de los clientes potenciales
  • Duración media del ciclo de ventas
  • Número de clientes potenciales actuales
  • Número de renovaciones
  • Tasa de conversión
  • Tasa de devolución de productos

Los informes de ventas son un proceso continuo que requiere actualizaciones frecuentes. Las empresas pueden generar informes diarios, semanales, trimestrales o anuales en función de lo que quieran aprender de los datos. Los informes pueden centrarse en los representantes de ventas individuales o en el rendimiento general de las ventas de la empresa. Puede utilizar los informes de ventas para las revisiones de rendimiento, las presentaciones a las partes interesadas y las reuniones de desarrollo de estrategias.

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¿Por qué son importantes los informes de ventas?

Los informes de ventas son importantes porque promueven el conocimiento del rendimiento general de una empresa. Los conocimientos que se obtienen al crear y revisar los informes de ventas pueden influir en el éxito de la empresa de varias maneras:

  • Promover la responsabilidad: El seguimiento del rendimiento del equipo en los informes de ventas anima a todos a ser responsables de sus cifras de ventas. La revisión de la información de los informes de ventas muestra a los vendedores las tendencias de su rendimiento que pueden utilizar para mejorar.

  • Destacar las estrategias exitosas: Cuando una empresa aplica una nueva estrategia, puede utilizar los informes de ventas para determinar cómo influyeron los cambios de política en las ventas.

  • Identificar los retos: Si los informes de ventas muestran cifras inusualmente bajas en un periodo concreto, los vendedores pueden buscar activamente el origen de esos cambios y empezar a idear formas de superar los retos.

  • Hacer proyecciones precisas: La recopilación de datos en los informes de ventas simplifica el proceso de previsión de las ventas y la proyección del crecimiento en el tiempo.

  • Avanzando en la comunicación empresarial: Los informes de ventas son una forma sencilla de recopilar y explicar información. Tanto los socios comerciales como los empleados utilizan los informes de ventas para comprender el estado de la empresa y establecer objetivos comunes.

Cómo crear un informe de ventas

Utilice estas instrucciones como guía cuando elabore documentos de informe de ventas:

1. Seleccione un tema para el informe

Decida el tipo de informe de ventas que desea crear y desarrolle un plan para su tema general. Dado que los informes de ventas pueden incluir una serie de métricas y datos, tener un tema proporciona orientación sobre qué datos incluir y cómo interpretarlos. Un informe de ventas que resuma los beneficios de las ventas de una empresa a lo largo del año fiscal tendrá un contenido diferente al de un informe de ventas que aborde el rendimiento de un empleado concreto.

2. Tenga en cuenta el público objetivo

Antes de redactar el informe, identifique a las personas que desea que lo lean. Dependiendo de su público objetivo, puede presentar diferentes estadísticas y añadir un contexto personalizado. Un informe de ventas para uso personal podría tener un formato informal y un lenguaje desenfadado, mientras que un informe de ventas para posibles inversores requiere gráficos profesionales y un análisis de datos avanzado. Cada departamento o persona de una empresa puede utilizar los datos de ventas de forma diferente, por lo que hay que tener en cuenta qué información es más relevante para el público al que va dirigido el informe.

3. Seleccionar las métricas de ventas en las que centrarse

Elija los indicadores clave de rendimiento que mejor conecten con su tema y su público. Establezca el alcance del informe para decidir cuántas métricas presentar. Selecciona suficientes métricas únicas para ofrecer un resumen exhaustivo de tu tema y evita distraer al lector con estadísticas no relacionadas. Destaca los datos más importantes colocándolos en la parte superior del informe, y luego añade detalles complementarios que contribuyan al tema.

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4. Establezca un periodo de ventas

Identifique la fecha de inicio y la fecha de finalización de los datos de ventas. Utilice el mismo período de ventas para todas las métricas a fin de proporcionar un análisis coherente y preciso. Una vez que conozca el período general de ventas para el informe, considere la posibilidad de incluir subdivisiones para mostrar la evolución de las ventas a lo largo del ciclo de ventas. Por ejemplo, un informe semanal podría incluir un gráfico de cuántas ventas realizó el equipo cada día de esa semana.

5. Realice cálculos

Al colocar los datos de ventas en el informe, incluya cálculos para identificar tendencias y hacer comparaciones. El uso de datos brutos para calcular las métricas clave facilita al lector la comprensión del propósito del informe de ventas. Por ejemplo, incluya una tabla con el número de ventas en bruto de cada vendedor y, a continuación, calcule el porcentaje de las ventas totales al que han contribuido. Estos cálculos añaden valor al informe porque explican el significado de los datos brutos.

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6. Tenga en cuenta los valores atípicos

Analice los datos del informe y busque cualquier información que pueda alterar la exactitud del mismo. Realiza ajustes para aclarar los valores atípicos y su impacto en los datos. Si la oficina cerró durante una semana, las cifras de ventas de ese mes pueden ser especialmente bajas. Si se ajustan los datos para excluir esa semana, se obtiene una información de ventas más precisa al comparar los detalles con los meses anteriores sin cierre de oficinas.

7. Incluya ayudas visuales

Añada gráficos circulares, de barras y de dispersión para ofrecer una representación visual de sus datos. Incluir ayudas visuales en un informe de ventas permite a los lectores procesar los datos rápidamente e identificar tendencias que podrían no notar al ver una hoja de cálculo con números. Utilice colores neutros en la misma paleta de colores al crear gráficos para producir un informe profesional y visualmente atractivo.

8. Subtitular y etiquetar los datos

Contextualice la información del informe de ventas poniendo títulos a cada sección y añadiendo etiquetas a los gráficos o cuadros. Los pies de foto deben ser concisos y utilizar un lenguaje sencillo para mejorar la legibilidad del informe. Incluya sólo la información relevante que pueda afectar a la interpretación de los datos por parte del lector.

9. Añadir un resumen del informe

Explique la importancia del informe en un resumen escrito. Un resumen del informe debe revisar los datos del mismo y aclarar su significado. Los resúmenes de informes pueden incluir un análisis básico de los datos y descripciones de cómo la información de ventas afecta a las operaciones de la empresa. Algunos resúmenes de informes incluyen recomendaciones sobre cómo ajustar las estrategias de ventas en función de las tendencias de los datos.

10. Guardar copias

Crea varias copias del informe de ventas y guárdalas en tus archivos. Esto le permitirá revisar los datos y comparar los progresos cuando elabore futuros informes. Disponer de una documentación exhaustiva de todos los informes de ventas constituye una referencia útil a la hora de tomar decisiones y elaborar proyecciones de ventas.

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Consejos para la elaboración de informes de ventas

Estos son algunos consejos para optimizar el proceso de informes de ventas en su lugar de trabajo:

  • Elaborar plantillas de informes de ventas: Crear plantillas estándar para diferentes tipos de informes de ventas para actualizar la información fácilmente para cada ciclo de ventas y desarrollar una documentación consistente.
  • Utilizar un cuadro de mando de ventas: Descargue herramientas de software de ventas que incluyan cuadros de mando de ventas, que muestran automáticamente los datos clave para guiar los esfuerzos de ventas. Los cuadros de mando de ventas suelen tener funciones que generan automáticamente gráficos para que usted los analice.
  • 8. Seguir un programa: Establece un día concreto durante cada ciclo de ventas en el que te centres en elaborar informes de ventas. Establecer un calendario de informes hace que el análisis de los datos de ventas sea más manejable y coherente.

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