Informe directo: Definición y diferencia con el informe indirecto

Se crea un modelo empresarial eficaz cuando los subordinados directos delegan tareas a los que están más abajo en la escala empresarial. Al asignar responsabilidades a los que están más abajo en la jerarquía de la empresa, los informes directos mantienen las conexiones entre la alta dirección y los demás trabajadores. Saber por qué su trabajo como subordinado directo es fundamental puede ayudarle a comprender por qué sus obligaciones son importantes.

En este artículo, definimos qué es un informe directo, exploramos cómo conocer el suyo y comparamos los informes directos con los indirectos.

¿Qué es un informe directo?

Un directivo o persona de mayor rango en la estructura organizativa de una empresa puede tener subordinados directos. Su supervisor, que también supervisa su trabajo en general y les asigna tareas, se denomina su subordinado directo. En muchos casos, trabajan a las órdenes de una persona, pero pueden seguir ocupando cargos superiores. Un vicepresidente de una empresa de software, por ejemplo, depende del director general pero también supervisa a sus subordinados directos. Es posible que los subordinados directos trabajen bajo cargos superiores.

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¿Quién tiene un informe directo?

Las empresas suelen utilizar informes directos cuando tienen un sistema de organización tradicional con muchos departamentos. Esto es especialmente frecuente en las grandes empresas con muchos empleados a los que hay que seguir la pista. Las organizaciones asignan autoridad a cada departamento y bajo los departamentos hay varios informes directos que también pueden gestionar sus propios informes directos. Normalmente, los puestos en el nivel superior de la jerarquía empresarial tienen informes directos.

Algunos puestos que tienen un informe directo incluyen:

  • Gerentes

  • Jefes de equipo

  • Supervisores

  • CEOs

  • Presidente de la empresa

  • Accionista

  • Propietario de la tienda

  • Jefe de un departamento

  • Director

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Por qué son importantes los informes directos?

Las empresas utilizan un sistema de informes directos para delegar tareas y supervisar el rendimiento. Los informes directos ayudan a realizar las tareas necesarias para que una organización alcance su objetivo general. Tener una estructura organizativa es especialmente importante para las grandes empresas que tienen muchas exigencias.

Algunas de las ventajas de contar con informes directos son:

  • Crea un sistema de retroalimentación
  • Mejora la comunicación en toda la organización
  • Construye un vínculo entre las jerarquías de la estructura empresarial

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Cómo conocer a tus colaboradores directos

Para tener éxito como informante directo, es útil establecer una relación con su informante directo. Siga estos pasos para conocer a su subordinado directo:

1. Programe una reunión individual

Planifique un momento para reunirse con su colaborador directo y hablar de su rendimiento. Este momento puede servir para familiarizarse con su subordinado directo y conocerlo más personalmente. Intente programar reuniones periódicas para que su subordinado directo sienta que usted es accesible y sepa lo que espera de él.

2. Únase a un encargo

Para hacerse una idea de lo que hace su subordinado directo, considere la posibilidad de unirse a él en un proyecto. Trabajar junto a su subordinado directo en las tareas diarias puede ayudarle a entender sus operaciones. También demuestra que te importa lo que hacen y que te consideras un igual con ellos.

3. Mantenga una comunicación coherente

Comuníquese regularmente con sus subordinados directos, incluso fuera de las reuniones individuales, para hablar de cualquier pregunta o problema que tengan en el trabajo. Pregúnteles sobre el estado de su proyecto para saber cómo va su rendimiento. Asegúrese de que su subordinado directo sepa cuál es su estilo de comunicación para que pueda ponerse en contacto con usted con su método preferido, como el correo electrónico o en persona.

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4. Esbozar los objetivos

Haga saber a sus colaboradores directos cuáles son sus prioridades para que puedan trabajar para ayudarle a conseguirlas. Aclarar cuáles son sus tareas puede ayudarles a ser eficientes en su trabajo. Considere la posibilidad de establecer objetivos a corto y largo plazo en los que centrar sus esfuerzos, utilizando sus habilidades únicas.

5. Asistir a eventos de socialización

Si su empresa celebra eventos de socialización, como fiestas de fin de año u horas felices, aproveche el momento para conocer a sus subordinados directos fuera del entorno laboral. Durante este tiempo puede ser amigable con su subordinado directo y construir una relación más profunda. Esta puede ser una oportunidad para aprender más sobre quién es su subordinado directo como persona y qué tipo de aficiones e intereses tiene.

6. Ganarse su confianza

Uno de los pasos más importantes para establecer relaciones con otras personas es ganarse su confianza. Puedes ayudar a crear confianza con tu subordinado directo permitiéndole que se haga cargo de su trabajo y demostrándole que crees que puedes confiar en él.

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7. Consiga un tarro de caramelos

Otra forma de entablar una relación con su subordinado directo es conseguir un tarro de caramelos o una obra de arte única para su escritorio que le haga más accesible. Tener un tarro de caramelos o un artículo para iniciar la conversación también puede ayudar a promover una conversación casual con su informe directo. Además, considere la posibilidad de preguntarle a su subordinado directo sobre un elemento de su escritorio para saber más sobre él.

Informe directo frente a informe indirecto

Además de los informes directos, algunas organizaciones tienen informes indirectos. Aunque ambas funciones dependen de alguien que está por encima de ellas, el camino de la jerarquía es ligeramente diferente. Estas son algunas de las diferencias entre los informes directos y los indirectos:

Quién informa a quién

Los informes directos trabajan bajo la dirección de un supervisor, mientras que un informe indirecto trabaja bajo la dirección de un informe directo. Esto significa que un informe indirecto forma parte de la responsabilidad de un informe directo, ya que dirige al informe directo.

Número que informa a un supervisor

Normalmente, un supervisor tiene entre 10 y 15 subordinados directos y entre 20 y 100 subordinados indirectos. El número de informes indirectos se amplía ya que incluye a todos los que están por debajo de sus informes directos en la estructura organizativa.

Gestión

Un subordinado directo es responsable de la gestión de un subordinado directo, pero no gestiona personalmente a un subordinado indirecto. Los informes directos gestionan a los informes indirectos y les delegan tareas. Por ello, un subordinado directo puede estar a la vez bajo la supervisión de alguien y gestionando a otros.