Empezar una reunión de forma correcta

El debate y la colaboración cara a cara son cruciales para intercambiar ideas, abordar problemas, identificar y evaluar objetivos, crear nuevas oportunidades y tomar decisiones en el lugar de trabajo. El proceso de planificación y celebración de reuniones eficaces y bien elaboradas puede ayudar a las personas y a las empresas a tener éxito o a ahorrar tiempo y dinero y a mejorar la productividad, ya que mejora la moral y el rendimiento de los empleados, establece expectativas claras e impulsa una comunicación y una visión valiosas.

En este artículo, ofrecemos consejos sobre cómo iniciar una reunión que involucre a los participantes y conduzca a una mayor productividad y a los resultados deseados en el lugar de trabajo.

¿Por qué se reúnen las empresas?

Las reuniones pueden servir para construir y fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo, difundir información, recibir comentarios, aportar soluciones y generar nuevos proyectos e ideas, si se hacen correctamente. Una reunión eficaz requiere un objetivo claro al principio de la reunión y un énfasis en la transmisión de ese mensaje y en el trabajo hacia él durante toda la reunión.

Las reuniones ayudan a crear un ambiente de confianza e inclusión. Es importante que los empleados sean escuchados y tengan la oportunidad de aportar sus opiniones y recibir comentarios constructivos para fomentar el éxito actual y futuro de una empresa.

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12 consejos para empezar una reunión

El mero hecho de empezar una reunión o de empezarla bien puede suponer una diferencia significativa en el resultado. He aquí algunos consejos que puedes utilizar para organizar reuniones de forma eficaz:

1. Empezar a tiempo

Haga saber a sus empleados que valora su tiempo y sus esfuerzos comenzando las reuniones con puntualidad. Para que la reunión se desarrolle eficazmente, reserve tiempos predeterminados para descansos, preguntas o aportaciones específicas. Además, limite las respuestas a un número determinado de minutos para evitar distracciones y permita que todos compartan lo que consideren oportuno.

2. 1. Tener un propósito claro

Las reuniones deben tener un objetivo claro. Antes de empezar una reunión, es útil explicar por qué todos están presentes y cómo la información que se presenta es relevante e impactante para ellos. Es importante explicar a los participantes cómo les beneficia la reunión en concreto.

Estos son algunos de los elementos importantes que debes tener en cuenta al comenzar una reunión para asegurarte de que te mantienes en el punto:

  • Informar: Diga a los participantes sin rodeos cuál es el objetivo de la reunión. Utilice declaraciones directas, como por ejemplo El propósito de esta reunión es..; y Hoy saldrá de aquí sabiendo…”
  • Excite: Aquí es donde aclarará lo que es importante de la reunión para sus participantes. Para poner en práctica este punto de forma eficaz y mantener la atención de tu audiencia, intenta empatizar con tu equipo o hacer que se trate de ellos. Por ejemplo, puede decir, “Hemos escuchado sus preocupaciones sobre este tema en particular, y hemos decidido ayudarle de la mejor manera posible…”
  • Potenciar: Para acoger de la mejor manera posible las aportaciones de los participantes, es importante que sientan que realmente tienen poder para hablar y que usted está abierto a escuchar. Sea directo sobre el nivel de contribución que se espera de ellos y hágales saber además que usted desea activamente escucharlos. Sea honesto sobre el peso de sus pensamientos e ideas en el resultado final.
  • Involucrar: Cuanto más rápido inicie la participación, más comprometidos estarán los participantes durante toda la reunión. Considere la posibilidad de empezar con un ejercicio para romper el hielo o con una pregunta que requiera una respuesta de la mayoría o de todos los presentes. Si puedes enumerar visualmente sus respuestas, es útil hacerlo para que no sólo puedan oír sino también ver su contribución al debate.

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3. Haz que tu apertura sea fuerte

Tu apertura marca el tono de toda la reunión. Si quieres que todo el mundo esté de acuerdo contigo y con el objetivo de la reunión desde el principio, es importante que empieces con fuerza. Para ello, hay que prepararse. Tómate un tiempo para hacer una lluvia de ideas que atraigan la atención de tu audiencia antes de presentar los temas que hay que tratar. Las reuniones que avanzan de forma constante y con gran energía mantienen a la gente interesada.

Causa una gran primera impresión poniendo en práctica los siguientes consejos:

  • Ensaya lo que vas a decir.
  • Asegúrese de tener todo el material necesario antes del comienzo de la reunión.
  • Proporcione imágenes o ejemplos siempre que sea posible.
  • 2. Anticipa las preguntas y prepárate para dar respuestas completas o ten preparados planes para encontrar respuestas.
  • Tenga confianza en sí mismo, sepa lo que va a decir y conozca los temas.
  • Concéntrese en el valor que usted' está añadiendo a su audiencia.
  • Fomente un ambiente positivo e inclusivo desde el principio.
  • Filtre cualquier información innecesaria o que le distraiga.

4. Establezca expectativas

Es importante establecer claramente las reglas al principio de la reunión, como por ejemplo limitar las interrupciones cuando otras personas están compartiendo. En este momento, también puedes hacer saber a los asistentes el nivel de aportación que necesitas de ellos y cómo podría ser en la lluvia de ideas, la toma de decisiones finales o los pasos de ejecución. La idea no es desalentar las aportaciones, sino centrarlas para que sean pertinentes y útiles. Pida que todos compartan diferentes opiniones relacionadas con un tema o problema para poder adquirir una gama de ideas y soluciones.

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5. Determine si necesita actualizaciones de estado

Evalúe el verdadero valor de las actualizaciones de estado en las reuniones y si son relevantes para todos los participantes en las mismas. A menos que se dirijan directamente a los puntos actuales del orden del día, probablemente pueda programar reuniones individuales para discutir esta información en privado o sólo con los empleados afectados por los resultados.

6. Ser creativo

Pruebe algo nuevo para evitar que las reuniones se conviertan en una rutina, ayudar a mejorar las relaciones e inducir el entusiasmo. Usted está al mando, así que sea creativo y haga algo inesperado.

Aquí hay algunas ideas para tener una reunión no rutinaria:

  • Llevar la reunión a otro lugar (por ejemplo, una cafetería local)
  • Comience con un ejercicio de creación de equipo (por ejemplo, jugando un juego o resolviendo un acertijo)
  • Haz que la gente se mueva (por ejemplo, dando un paseo)

7. Conocer al equipo

Si el grupo es lo suficientemente pequeño, puedes empezar con las presentaciones. Después de presentarse, pida a cada uno que diga una cosa que haya hecho durante el fin de semana o que comparta el nombre de su mascota. También puedes relacionarlo con el trabajo preguntando en qué está trabajando cada uno o qué ha aprendido en la última semana. Pregúntales si tienen alguna idea sobre cómo pueden hacer ciertos procesos de forma diferente basándose en el trabajo reciente. Hazlo lo más interactivo posible y observa cómo tu equipo se siente desafiado y cómo fluyen las ideas y las aportaciones.

8. Hágalo personal

A la gente le gusta oír su nombre, sobre todo cuando recibe elogios. Todo el mundo quiere ser apreciado o saber que sus esfuerzos son reconocidos. Comience una reunión mencionando los éxitos recientes de sus empleados. Puede felicitar los logros en diversos proyectos, o incluso simplemente destacar la actitud de alguien a lo largo de su jornada laboral.

Independientemente de la forma en que decida ofrecer los elogios, al hacerlo, estará creando una alta moral entre los empleados y fomentando un lugar de trabajo más edificante, al tiempo que atrae la atención al instante. Además, está generando lealtad, ya que las personas estarán más dispuestas a acudir y participar en futuras reuniones sabiendo que recibirán un impulso personal.

9. Fomentar un entorno positivo

Puedes transmitir tu positividad a los demás. Empezar la reunión con una nota positiva hará que el optimismo perdure durante el resto de la reunión. El tono que adoptes también puede establecer una expectativa para todas las reuniones futuras. El positivismo puede ayudar a crear entusiasmo en tu equipo por las reuniones en general.

10. Cuente historias

Intente contar una historia edificante. Las historias pueden provocar una fuerte respuesta psicológica o emocional en sus oyentes, así como una activación del lado creativo de sus cerebros. Contar una historia también puede proporcionar una conexión real con su audiencia al transmitir su autenticidad y capacidad de relacionarse. Una historia no sólo puede reforzar el tema, sino que también puede desencadenar experiencias positivas pasadas que inciten a la gente a emprender nuevas acciones.

11. Sea directo

A veces hay que dar malas noticias, pero lo mejor es hacerlo rápidamente y ser lo más transparente posible para evitar confusiones. Puede practicar la empatía, la comprensión y el positivismo mientras cubre la información o los problemas directamente. Sus empleados quieren confiar en su dirección, y cuanto más rápido vaya al grano, más preguntas y preocupaciones podrá resolver.

12. Ser inspirador

En última instancia, las reuniones pretenden mover a las personas y a las empresas hacia la mejora. Para hacerlo con eficacia, la reunión debe ser inspiradora. Consiga que su equipo piense en nuevas ideas que les entusiasmen y les llamen a la acción. Esto no sólo hará que las reuniones sean más agradables, sino también más productivas.