Si sabe qué tipo de puestos necesita su empresa, podrá tomar decisiones de contratación más eficaces. Su empresa puede beneficiarse de una mayor orientación, mejora y liderazgo, si puede identificar los puestos que necesita. Para cubrir estas funciones, puede considerar la posibilidad de establecer dos puestos distintos: asistente ejecutivo y jefe de personal.
En este artículo, hablamos de lo que es un jefe de personal, de lo que es un ejecutivo y de las diferencias entre ambas funciones.
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¿Qué es un jefe de personal?
El ejecutivo de la C-suite de una empresa es responsable de facilitar el desempeño eficiente y eficaz de su director general o de otros altos cargos en este puesto. Gestionan las políticas y los programas que alinean una organización con su misión, resuelven problemas y supervisan importantes transiciones organizativas para garantizar que los empleados hagan su trabajo correctamente. El puesto de jefe de personal es cada vez más popular en las organizaciones militares y gubernamentales, pero también lo es en la vida empresarial.
Los jefes de personal también desempeñan una función diplomática en una organización, actuando como enlace entre los ejecutivos y el resto del personal o las entidades externas. Las otras responsabilidades principales de un jefe de personal pueden ser:
- Gestión de proyectos para iniciativas de toda la empresa
- Escuchar y asesorar a un ejecutivo sobre los cambios de política
- Desarrollar sistemas más eficientes de gestión del tiempo, recopilación y difusión de información y comunicación
- Ayudar a priorizar las tareas de un ejecutivo
- Actuar como portavoz de un ejecutivo dentro de una organización y ante el público en general
- Tomar decisiones y desempeñar las funciones de un directivo en su ausencia
- Redactar documentos y correos electrónicos para un ejecutivo
- Planificación financiera y elaboración de presupuestos
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Formación y cualificación para el trabajo
Aunque no siempre es un requisito previo, muchos empleadores prefieren que los jefes de personal tengan al menos una licenciatura en un campo relacionado con su puesto. Por ejemplo, un jefe de personal de una empresa de contabilidad puede tener una licenciatura en contabilidad, finanzas o economía. Otras titulaciones pueden ser administración de empresas o gestión.
Cursar un máster en un campo relacionado también puede aumentar sus oportunidades para un puesto de jefe de personal. Considere la posibilidad de obtener un título avanzado en un área dentro de su campo, como las ciencias políticas o el desarrollo infantil, o un título de negocios más general.
Muchos jefes de personal acceden a esta función después de haber trabajado como jefes de departamento o directores. La experiencia en liderazgo, gestión de proyectos y desarrollo de estrategias son habilidades importantes para un jefe de personal.
¿Qué es un asistente ejecutivo?
Un asistente ejecutivo es un profesional administrativo que trabaja para la alta dirección para realizar y supervisar las tareas administrativas. Los asistentes ejecutivos ocupan puestos clave en una empresa y realizan tareas vitales para garantizar que el ejecutivo con el que trabajan tenga todos los recursos, el personal y la información que necesita para hacer su trabajo. Las responsabilidades de un asistente ejecutivo pueden incluir:
- Responder a las llamadas telefónicas y a los correos electrónicos
- Programación y preparación de reuniones
- Diseño de documentos y materiales de presentación
- La creación de itinerarios, la gestión del transporte y la reserva de comidas y alojamientos para los viajes de negocios
- Contratación, formación y revisión de los miembros del personal administrativo
- Toma de notas en reuniones
- Planificación de eventos
- Pedir regalos de reconocimiento para los empleados en cumpleaños, vacaciones e hitos profesionales
- Gestión de la agenda de un ejecutivo
- Aprobar o rechazar el acceso al ejecutivo
- Crear y gestionar el almacenamiento de archivos
Formación y calificaciones para el trabajo
Los asistentes administrativos suelen necesitar un diploma de secundaria o su equivalente para empezar a trabajar. Sin embargo, obtener un título de asociado en un programa acreditado de asistente ejecutivo o una licenciatura en un campo relacionado con los negocios puede ayudarle a progresar en su carrera. Además, los asistentes ejecutivos pueden considerar la posibilidad de realizar cursos de certificación en programas de software que utilizan con frecuencia, como aplicaciones de hojas de cálculo, programas de diseño de presentaciones y diseño gráfico básico.
Los empleadores suelen buscar asistentes ejecutivos con un historial probado de éxito en puestos administrativos. Las personas que tienen varios años de experiencia como secretaria, director de oficina o asistente administrativo tienen posibilidades de ser consideradas para puestos de asistente ejecutivo.
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Jefe de personal frente a asistente ejecutivo
Aunque los puestos de jefe de personal y asistente ejecutivo están interconectados, desempeñan funciones distintas en una organización. Estas son algunas de las diferencias entre ambos puestos:
Salario
Tanto los puestos de jefe de personal como los de asistente ejecutivo ofrecen sueldos cómodos, pero los jefes de personal suelen ganar bastante más. Los asistentes ejecutivos ganan, por término medio, 56.692 dólares al año, y los jefes de personal ganan una media de 125.927 dólares al año.
Perspectiva laboral
La Oficina de Estadísticas Laborales prevé un descenso estimado de la demanda de asistentes de dirección del 20%, muy por debajo de la tasa media de crecimiento del 4% para todos los empleos. Este descenso puede ser el resultado de la creciente dependencia de las tareas administrativas automatizadas. El BLS predice que el crecimiento del empleo para los altos ejecutivos, como los jefes de personal, será del 4% entre 2019 y 2029, lo que coincide con el crecimiento medio de todos los empleos.
Sector laboral
Los asistentes ejecutivos pueden trabajar en una amplia gama de industrias y organizaciones. Sus tareas administrativas no requieren necesariamente un conocimiento profundo de un campo concreto, sino más bien un conocimiento de sistemas, políticas, procesos y funciones administrativas. Esto permite a los asistentes ejecutivos una gran flexibilidad en su búsqueda de empleo. Los puestos de jefe de personal suelen encontrarse en organismos militares y gubernamentales. Aunque cada vez hay más organizaciones que crean puestos de jefe de personal, esta posición es todavía algo nuevo en el sector privado.
Tipos de funciones
En un sentido general, los jefes de personal y los asistentes ejecutivos comparten una función similar: mantener a los ejecutivos centrados en sus objetivos principales. Gestionan las responsabilidades periféricas, agilizan los procesos y dirigen a otros miembros del personal para que los ejecutivos puedan ocuparse de las tareas más urgentes e importantes. Sin embargo, el alcance de sus responsabilidades diarias puede variar considerablemente.
Los asistentes ejecutivos gestionan las tareas cotidianas que ayudan a un ejecutivo a pasar su día de forma eficiente y sin problemas. Ayudan a planificar y gestionar los eventos y actividades del día a día, centrándose principalmente en las responsabilidades a corto plazo. Si bien su función afecta a la organización, su planificación y rendimiento están al servicio del ejecutivo con el que trabajan.
Los jefes de personal gestionan una visión más amplia de la organización, ayudando con las políticas y estrategias generales que afectarán a toda la organización. Se ocupan de la planificación a largo plazo y la fijación de prioridades y pueden actuar como ejecutivos si es necesario.