Kanban vs. Scrum: ¿Cuál es la diferencia?

Los equipos que operan en determinados sectores pueden beneficiarse de Kanban o scrum, ambos utilizados para optimizar el flujo de trabajo. Cada una tiene su propia estructura y propósito, aunque ambas hacen hincapié en el aprendizaje y la mejora continuos. Considere la posibilidad de utilizar una o ambas metodologías si dirige una empresa que desarrolla software, especialmente una del sector de desarrollo de software.

En este artículo, hablamos de Kanban, Scrum y de las diferencias entre ambos.

¿Qué es el kanban?

Una representación visual del flujo de trabajo, la reducción de los residuos, el aumento de la eficiencia y la mayor calidad de los productos para los clientes son todas las ventajas de Kanban. Se trata de una técnica de gestión del flujo de trabajo que combina un marco ágil con ciclos de producción cortos, lanzamientos de productos de forma incremental y adaptación del producto en función de los comentarios de los clientes.

A principios de los años 40, Taiichi Ohno desarrolló el primer sistema kanban para mejorar el proceso de producción del fabricante de vehículos Toyota. Hoy en día, organizaciones de muchos sectores aplican el kanban para organizar su trabajo, sobre todo en tecnología de la información, desarrollo de software e investigación y desarrollo. Algunos de los componentes que definen el kanban son:

Tablero kanban

Un tablero kanban es un gráfico, normalmente digital pero a veces físico, que representa el flujo de trabajo de un equipo. Los equipos escriben sus tareas en tarjetas kanban, indicando la descripción de la tarea, el responsable, el estado y otros detalles relevantes, y las colocan en una de las tres categorías del tablero: Por hacer, En curso y Hecho. Los tableros kanban digitales permiten a los miembros del equipo comprobar el estado de cualquier proyecto en cualquier momento y desde cualquier lugar, y editar y ver las actualizaciones de los proyectos en tiempo real. Su accesibilidad convierte a Kanban en un centro de información útil y precisa y en una herramienta de colaboración.

Kanban, palabra japonesa que significa «señal visual»; «cartelera» o «cartelera», hace hincapié en la claridad y la transparencia. Un tablero kanban ayuda a los equipos a visualizar y seguir su progreso en los proyectos y a mostrar las actualizaciones de estado a las partes interesadas, como los inversores. Pueden organizar sus tareas en las categorías que se ajusten a sus objetivos e identificar los retrasos o congestiones en una etapa de la producción. Por ejemplo, si hay un retraso en la categoría «En curso», la empresa puede tener que asignar más recursos a esas tareas o devolverlas a la lista «Por hacer».

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Fabricación justo a tiempo

La fabricación justo a tiempo (JIT) se produce cuando una empresa crea sólo los productos necesarios para satisfacer la demanda de los consumidores. En lugar de crear y entregar un número predeterminado de productos, los equipos kanban basan sus cantidades de producción en los patrones de consumo y en los niveles de capacidad de la empresa. Se aseguran de que hay necesidad de un producto antes de dedicarle tiempo, esfuerzo y recursos. El método «justo a tiempo» puede ayudar a reducir el exceso de existencias, minimizar los residuos, asignar adecuadamente la mano de obra y aumentar la eficiencia. He aquí un ejemplo de cómo funciona:

  1. Una tienda minorista necesita más stock, por lo que pasa una tarjeta kanban a su fábrica solicitándolo.
  2. La fábrica entrega los productos a la tienda y luego pasa una tarjeta kanban solicitando más suministros al almacén.
  3. El almacén entrega los suministros a la fábrica y devuelve una tarjeta kanban solicitando más materiales a su proveedor.

Límites del WIP

Los equipos kanban limitan su trabajo en curso (WIP), o el número de tareas en su categoría de en curso, a una cantidad manejable para que puedan centrarse plenamente en una tarea a la vez. Al eliminar las distracciones que pueden surgir de la multitarea, los miembros del equipo pueden a menudo completar las tareas más rápidamente, realizar ciclos de producción más cortos y entregar los productos a los clientes más rápidamente. Dado que el mercado y las necesidades de los clientes suelen fluctuar, los ciclos de producción cortos pueden hacer que sea más probable que un producto esté actualizado, sea competitivo y sea útil para los clientes.

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¿Qué es scrum?

Scrum es también un método para gestionar y optimizar el flujo de trabajo de una empresa. Se trata de un conjunto de conceptos, roles, herramientas y eventos particulares que pueden ayudar a una empresa a crear productos útiles con rapidez y a solucionar los problemas del producto. Los equipos utilizan scrum para diseñar y lanzar una versión de un producto, supervisar las respuestas de las partes interesadas, hacer los ajustes necesarios y repetir el ciclo. Trabajar en este ciclo de incrementos frecuentes permite a los equipos perfeccionar su producto con frecuencia.

Como otro tipo de marco ágil, scrum se centra en la reflexión, el aprendizaje y la mejora continuos. También hace hincapié en la autoorganización y la colaboración dentro de los equipos. A principios de la década de 1990, Ken Schwaber y Jeff Sutherland desarrollaron el marco de scrum, llamado así por un término del deporte del rugby, para proporcionar una estructura útil a las organizaciones para llevar a cabo proyectos complejos. Aunque scrum tiene una estructura específica, las empresas pueden adaptarla a sus necesidades particulares. Estos son los principales componentes de scrum:

Artefactos de Scrum

Los artefactos de Scrum son las herramientas que los miembros del equipo utilizan para organizar las tareas e incluirlas:

  • Backlog del producto: Creado por el propietario del producto, el backlog del producto es una lista maestra de tareas dinámicas que describe los requisitos, las mejoras y las correcciones que hay que realizar. El propietario del producto revisa y reorganiza constantemente esta lista en función de los cambios del mercado, y la utiliza como entrada para el sprint backlog.
  • Sprint backlog: El sprint backlog es la lista de elementos o correcciones de errores en los que un equipo está trabajando en su ciclo de sprint actual. El número de elementos del sprint depende de las decisiones del equipo sobre sus capacidades.
  • Objetivo del sprint: El objetivo del sprint es la definición del equipo de lo que se ha hecho o el producto final deseable de un sprint. Por lo general, implica el lanzamiento de un producto a los clientes, pero las empresas pueden crear y cambiar sus objetivos de sprint en función de sus necesidades específicas.

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Equipo Scrum

Aunque scrum hace hincapié en la importancia de los equipos interfuncionales, también prescribe varios roles de equipo, entre ellos:

  • Propietario del producto: El propietario del producto construye y mantiene el backlog del producto, entiende los requisitos del mercado, se asegura de que el producto ofrece el máximo valor, prioriza las tareas y da a los equipos orientación sobre lo que debe entregar a continuación. También toma la decisión final sobre cuándo lanzar un producto a los clientes.
  • Scrum master: Un maestro de scrum entrena a los equipos y a los propietarios de los productos en el proceso de scrum y lo mejora con el tiempo. Los que desempeñan este papel programan los recursos, dirigen los eventos y resuelven los problemas en el flujo de trabajo.
  • Desarrolladores: Los desarrolladores, que suelen ser un pequeño equipo de entre cinco y siete miembros, pueden incluir diseñadores, especialistas en UX, probadores e ingenieros de operaciones. Aunque pueden diferir en cuanto a habilidades, se autoorganizan y trabajan juntos para alcanzar los objetivos.

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Eventos de Scrum

Los eventos de scrum son las partes principales de scrum e incluyen

  • Planificación de sprints: Después de que el propietario del producto asigne las tareas del backlog del producto, los miembros del equipo deciden quién hace qué y cómo durante el siguiente sprint. El maestro de scrum planifica el objetivo del sprint, a menudo basado en una historia de usuario, que es una descripción de cómo un producto o característica proporcionará valor a los clientes.

  • Sprint: El sprint es el período de tiempo real en el que los equipos trabajan en una cantidad determinada de tareas o iteraciones, normalmente una nueva versión o característica de un producto. Con una duración habitual de dos semanas, los equipos intentan mantener ciclos de sprint cortos para limitar los riesgos, los costes y los esfuerzos y maximizar el número de veces que pueden lanzar un producto y obtener comentarios sobre él.

  • El scrum diario: El scrum diario, también llamado stand-up diario, es una breve reunión de unos 10-15 minutos que se celebra todos los días a la misma hora. Durante esta reunión, los equipos inspeccionan su progreso hacia el objetivo del sprint, abordan cualquier obstáculo y planifican sus próximas 24 horas.

  • Revisión del sprint: Una revisión del sprint es una demostración de un incremento completado para que los propietarios del producto y los miembros del equipo puedan probarlo e inspeccionarlo. Suele durar cuatro horas y los propietarios del producto pueden utilizarla para decidir si se lanza el producto.

  • Retrospectiva del sprint: En una retrospectiva del sprint o retro, los equipos se reúnen para discutir y registrar lo que funcionó y lo que no en un sprint. Llevan a cabo una retro regularmente para mejorar la colaboración del equipo, las herramientas, los eventos y los productos.

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Diferencias entre kanban y scrum

Muchas empresas utilizan modelos híbridos de scrum y kanban para organizar y optimizar la realización de sus tareas. Aunque ambos son marcos ágiles y se centran en dividir proyectos complejos en tareas más pequeñas y manejables, aquí hay algunas diferencias entre los dos métodos:

Límites de tiempo

Scrum prescribe iteraciones más pequeñas y de duración fija para mantener las operaciones rápidas y eficientes. Los equipos de Scrum tienen scrums diarios de 15 minutos, sprints de dos semanas y retros de cuatro horas. Mantienen los periodos de tiempo de las iteraciones de la misma duración para poder aprender su velocidad media en la realización de las tareas. En cambio, el kanban no tiene periodos estrictos de tiempo, sino que se centra en el flujo de trabajo continuo. En lugar de tiempo, limitan el número de tareas en curso para acortar el ciclo de producción. Mientras que los equipos de scrum pueden trabajar en varias tareas a la vez, los equipos de kanban suelen trabajar en una tarea cada vez.

Métricas

Mientras que el kanban mide el progreso individual de una tarea a través de las actualizaciones de estado, rara vez implica una métrica para el seguimiento de todo un equipo o empresa' s rendimiento. Sin embargo, los equipos de scrum utilizan puntos de historia y gráficos de velocidad como métricas. Los puntos de historia son números que describen la dificultad de una tarea, y los gráficos de velocidad miden el número de tareas que un equipo completa en cada sprint. Cuanto mayor es el número de tareas que un equipo completa en un sprint y cuanto más difícil es la tarea, mejor lo está haciendo el equipo.

Estructura

Dado que scrum implica mucha estructura y varios conceptos categóricos, incluyendo eventos con límite de tiempo como las revisiones de sprint y roles específicos como el scrum master, puede ser un cambio cultural importante para un equipo. Por ejemplo, un equipo puede tener que acostumbrarse al ritmo de tener una reunión de scrum de 10 a 15 minutos cada día. Kanban es menos estructurado y más abierto a la interpretación, lo que puede permitir a un equipo hacer cambios de forma más gradual sin interrumpir los sistemas actuales. Una empresa puede empezar a instituir un tablero y tarjetas kanban con pocos o ningún gasto.

Usuarios

Los equipos de desarrollo de software suelen estar a favor de la técnica scrum porque puede permitirles actualizar productos como aplicaciones para los usuarios. Pueden utilizar el proceso de scrum para corregir errores del producto e implementar características interesantes que necesita el mercado. Los equipos orientados a los servicios, como los de TI, suelen favorecer el kanban porque puede ayudar a una empresa a optimizar su proceso de fabricación física para minimizar los residuos.

Consejos para decidir entre kanban y scrum

Muchos equipos comienzan con un método de flujo de trabajo, ya sea kanban o scrum, antes de implementar partes de cada uno. Estos son algunos consejos para decidir qué método es el adecuado para usted:

  • Tenga en cuenta cómo maneja su equipo los cambios: Kanban puede permitirle introducir un cambio más gradual en su empresa, mientras que scrum puede suponer un cambio mayor de una vez. Sin embargo, puede adaptar ambos marcos a los objetivos de su empresa.
  • Base la decisión en su tipo de negocio: Si crea software, scrum puede ser una forma de lanzar nuevas versiones del mismo de forma continua, mientras que si fabrica un producto, los métodos just-in-time o lean de kanban pueden ayudarle a minimizar los residuos y los costes.
  • Realizar una investigación sobre ambos métodos: Investiga sobre kanban y scrum para ver qué método podría ser mejor para tu empresa. También puedes consultar a tu red de profesionales para obtener consejos y asesoramiento sobre qué método funciona bien para otros.