Millas de viaje y millas de negocios: ¿Cuál es la diferencia?

El término millas de viaje se refiere al kilometraje que los empleados conducen hacia y desde el trabajo, mientras que las millas de viaje se refieren a la distancia que los empleados viajan a diferentes lugares de trabajo durante la jornada laboral. Conocer las diferencias entre estas dos medidas puede ayudarte a determinar el reembolso de millas al que podrías optar.

En este artículo, discutiremos las diferencias entre las millas de viaje y las millas de negocios.

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¿Qué son los kilómetros de desplazamiento?

El kilometraje de desplazamiento de un empleado, que se refiere a la distancia entre su casa y el lugar de trabajo, es la cantidad de millas que un individuo viaja hacia y desde el trabajo. El Servicio de Impuestos Internos no permite deducir el kilometraje de los desplazamientos al trabajo. La longitud de los desplazamientos al trabajo puede ser un factor que influya en la elección de una empresa. Además, puede elegir un trabajo en función de si el empleador le reembolsará por su largo viaje al trabajo.

Aunque la Agencia Tributaria no suele reembolsar a los empleados los kilómetros de desplazamiento, a veces hace excepciones en situaciones concretas de desplazamiento. Estos son algunos casos en los que el IRS puede reembolsarle las millas de viaje al trabajo:

  • Si un empleado tiene un segundo trabajo y pasa directamente del primero al segundo sin descanso
  • Si un empleado se desplaza a un lugar de trabajo temporal, distinto de su lugar de trabajo habitual, directamente desde su casa

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¿Qué son las millas de negocios?

Las millas comerciales representan la distancia que recorre una persona para ir de un lugar de trabajo a otro. Por ejemplo, si un médico trabaja en numerosas clínicas, puede recorrer varias millas comerciales para ir de una clínica a otra. Es posible que su empleador le proporcione un rastreador para que pueda hacer un seguimiento de su kilometraje de negocios de forma automática, o que lo haga manualmente en un documento.

Aunque el kilometraje de negocios suele implicar la cantidad de kilómetros que conduce un empleado, a veces puede implicar diferentes tipos de transporte, como aviones, autobuses, trenes o servicios de transporte compartido. En estos casos, Hacienda puede deducir los impuestos en función de la cantidad de dinero que el empleado paga por sus viajes, en lugar de la cantidad de dinero que gasta en gasolina.

Millas de desplazamiento vs. millas de negocio

Hay varias diferencias entre los kilómetros de desplazamiento y los kilómetros de negocio:

Reembolsos

A veces, Hacienda ofrece reembolsos a los empleados que se desplazan en coche a varios lugares de trabajo a lo largo del día. Normalmente, no ofrecen reembolsos por los kilómetros de desplazamiento al trabajo. La cantidad que el IRS reembolsa a los conductores, que se conoce como tasa estándar de kilometraje, cambia cada año en función del precio medio de la gasolina. Para conocer la tasa estándar de kilometraje de cada año, consulte el sitio web de la IRS. Estas son algunas de las situaciones en las que el IRS concede reembolsos

  • Si un empleado trabaja desde un lugar que no es su lugar de trabajo habitual durante un periodo de tiempo prolongado
  • Si un empleado se desplaza a más de un lugar de trabajo a lo largo de una jornada laboral
  • Si un empleado se desplaza desde su lugar de trabajo permanente a un lugar de trabajo temporal más de una vez a lo largo del día
  • Si un empleado trabaja desde una oficina en casa y a veces se desplaza a un lugar de trabajo secundario

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Tipo de kilometraje

El IRS considera las millas de desplazamiento y las millas de negocio como dos tipos distintos de kilometraje. Las millas de desplazamiento son millas personales, lo que significa que los individuos conducen de su casa a su lugar de trabajo y de su lugar de trabajo a su casa. Dado que es esencial que los empleados conduzcan al trabajo cada día, el IRS considera las millas de desplazamiento como gastos de viaje diarios. El IRS considera los kilómetros de desplazamiento como gastos extra de la empresa, por lo que permite las deducciones fiscales.

Momento en el que se produce el kilometraje

Los kilómetros de desplazamiento y los kilómetros de negocio suelen tener lugar en momentos diferentes durante la jornada laboral. Los kilómetros de desplazamiento suelen producirse antes y después del trabajo, ya que implican el trayecto de un empleado al llegar y salir de su lugar de trabajo. Los kilómetros de trabajo suelen producirse durante la jornada laboral. Dependiendo de las funciones y el puesto del empleado, puede que sólo utilice los kilómetros de trabajo unas pocas veces al día, o puede que pase la mayor parte de su jornada laboral conduciendo kilómetros de trabajo. Por ejemplo, un empleado de reparto de pizzas puede pasar la mayor parte de su turno conduciendo millas comerciales para realizar diferentes entregas.

Cálculo

Los kilómetros de desplazamiento y los kilómetros de negocio se calculan de forma diferente. Es menos común que los empleados calculen las millas de desplazamiento, ya que el IRS no le reembolsa por la cantidad de millas que conduce hacia y desde el trabajo. Para calcular los kilómetros de ida y vuelta al trabajo, determine el número de kilómetros que necesita para ir al trabajo cada día y multiplíquelo por dos para tener en cuenta el trayecto de vuelta a casa. Por ejemplo, si vive a 16 kilómetros de su casa, su media diaria de kilómetros de desplazamiento sería de 32 kilómetros.

Para calcular la cantidad de kilómetros de negocios que conduce, sume la cantidad de kilómetros que recorre entre cada lugar de trabajo. Una vez que sume la cantidad total de millas de negocios, multiplíquela por la tasa de kilometraje estándar para el año. El producto de su cálculo es la cantidad que puede recibir como reembolso. Por ejemplo, si conduce 20 millas de negocios por día, y la tasa estándar de kilometraje es de 0,50 dólares, entonces usted' sería elegible para recibir 10 dólares como reembolso cada día.

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Coste de la conducción

El coste de las millas de desplazamiento y de las millas de negocio se refiere al coste total de la gasolina que requiere tu coche mientras conduces. El coste de conducir para las millas de desplazamiento y las millas de negocio difiere, dependiendo de la longitud de su viaje al trabajo y la cantidad de millas de negocio que conduce cada día. Normalmente, el coste de las millas de desplazamiento es menor que el de las millas de negocio, por lo que es posible que tenga que conducir a varios lugares de trabajo a lo largo del día.

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Control de los empleados

Mientras que los empleados pueden decidir la cantidad de kilómetros que recorren para ir al trabajo, las empresas deciden la cantidad de kilómetros comerciales que el personal debe realizar durante la jornada laboral. Si un empleado decide que se desplaza más de lo que le gustaría, entonces puede decidir buscar un trabajo que implique menos kilómetros de desplazamiento. También puede decidir utilizar otros medios de transporte para ir al trabajo, como utilizar el transporte público o compartir el coche con un compañero.

Los empleados suelen tener menos control sobre la cantidad de kilómetros de trabajo que deben recorrer, ya que su trabajo puede requerir que se desplacen a varios lugares a lo largo del día. Por ejemplo, una empresa puede asignar a un asociado de ventas a viajar a cinco lugares diferentes para hacer una presentación de ventas.

Número de paradas

El número de paradas que un empleado puede hacer mientras conduce varía en función de si utiliza las millas de desplazamiento o las millas de negocio. Si se desplazan al trabajo, pueden hacer todas las paradas que necesiten, ya que no necesitan hacer un seguimiento de la cantidad de kilómetros que recorren para poder recibir el reembolso.

El IRS requiere que cualquier persona que busque la elegibilidad para el reembolso tome rutas directas a cada lugar de trabajo, lo que significa que hacen paradas limitadas en el camino a su destino. Esto puede ayudar al IRS a rastrear el número exacto de millas de negocios que usted conduce en un día de trabajo, lo que asegura que la cantidad de reembolso es exacta.