Cómo escribir una carta de bienvenida

Escribir una carta de bienvenida a un nuevo cliente o a un nuevo empleado puede demostrar que te importa. Una carta de bienvenida a un nuevo cliente demuestra tu aprecio por su negocio, mientras que una carta de bienvenida a un nuevo empleado puede ayudarle a sentirse más cómodo antes de su primer día.

En este artículo, explicamos qué es una carta de bienvenida, explicamos los distintos tipos, enumeramos los pasos para escribir una carta de bienvenida y le proporcionamos una plantilla y un ejemplo para ayudarle a escribir su propia carta de bienvenida.

¿Qué es una carta de bienvenida?

Una carta de bienvenida suele ser una breve presentación de la empresa o el empleador y proporciona información básica a los nuevos empleados o clientes. Una carta de bienvenida a los clientes, por ejemplo, les agradece su negocio y les da una visión general de la empresa, mientras que una carta de bienvenida a un nuevo empleado le da información que le ayudará a prepararse para su primer día de trabajo. En general, se busca crear un ambiente de trabajo más armonioso empleando un tono de bienvenida.

Tipos de cartas de bienvenida

Cuando se trata de cartas de bienvenida, hay que tener en cuenta muchos tipos diferentes. Comprender los distintos tipos puede ayudarle a determinar cuál utilizar. Sea cual sea el tipo, es importante que la carta de bienvenida sea breve e intencionada. Estos son los distintos tipos de cartas de bienvenida:

Carta de bienvenida a los nuevos empleados

Las cartas de bienvenida a los nuevos empleados tienen como objetivo dar la bienvenida a sus nuevos empleados y proporcionarles una cálida acogida antes de que empiecen a trabajar en su nuevo empleo. También les proporciona información relevante para facilitar una llegada y un primer día de trabajo sin problemas. A menudo, los directores o supervisores envían estas cartas de bienvenida por correo electrónico a los nuevos empleados. Aunque las cartas de bienvenida pueden parecer un pequeño gesto, pueden tener un gran impacto en la forma en que el nuevo empleado percibe inicialmente la empresa.

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Carta de bienvenida a los nuevos clientes

Cuando las empresas envían cartas de bienvenida a sus nuevos clientes, les permite causar una buena primera impresión. Este tipo de carta les permite presentar su negocio, expresar su gratitud por la compra del cliente y proporcionar a los nuevos clientes su información de contacto. Las empresas también pueden utilizar las cartas de bienvenida para dar a los nuevos clientes una mayor seguridad sobre el valor del producto o servicio que han comprado.

Carta de bienvenida a un nuevo cliente

Si tiene un negocio, el envío de cartas de bienvenida puede ayudarle a establecer relaciones personales con sus nuevos clientes. Esencialmente, presentan su empresa y sus servicios, le permiten expresar su gratitud y le permiten proporcionar su información de contacto.

¿Qué debe incluir una carta de bienvenida?

Cuando escribes una carta de bienvenida, es importante que contenga ciertos elementos. La información que proporcione dependerá de la complejidad de la carta de bienvenida, de la persona que la envíe y de la intención de la carta. A continuación, veremos lo que deben incluir los distintos tipos de cartas de bienvenida:

Carta de bienvenida a los nuevos empleados

Este tipo de carta de bienvenida debe incluir información que ayude a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos en su nuevo lugar de trabajo. La información proporcionada también tiene que darles una idea de lo que pueden esperar en su primer día. Esta es una parte de la información que puede incluir una carta de bienvenida a un nuevo empleado:

  • Expresión de entusiasmo por tenerlos como parte de su equipo o departamento.
  • Confirmación de la fecha de inicio del nuevo empleado'.
  • Información sobre dónde irán el primer día a su llegada. Por ejemplo, puede decirles que vayan a la recepción y pregunten por una persona determinada.
  • Lista de documentos necesarios que deben llevar, como los datos de la cuenta bancaria o un documento de identidad.
  • Programa de orientación para nuevos empleados.
  • Programa aproximado del primer día o semana de trabajo de un nuevo empleado.
  • Nombres y cargos de los empleados que el nuevo empleado puede conocer en sus primeros días de trabajo.
  • Describe las expectativas, como el código de vestimenta de la empresa.
  • Enlaces a formularios que el nuevo empleado debe rellenar. Por ejemplo, se pueden incluir formularios para las retenciones de la nómina y la situación laboral.
  • Enlaces y una contraseña para el manual del empleado y otras herramientas online relevantes.

Dependiendo del empleador, los miembros del equipo del nuevo empleado pueden recibir una copia de la carta de bienvenida del nuevo empleado. Si este es el caso, esta versión de la carta de bienvenida puede incluir información de fondo sobre el nuevo empleado para presentarlo a su nuevo equipo.

Carta de bienvenida a un nuevo cliente

Cuando escribes una carta de bienvenida a un nuevo cliente, es importante que expreses tu gratitud por su compra. También es una oportunidad para proporcionarles información sobre su empresa. Estas son las cosas que puede incluir en una carta de bienvenida a un nuevo cliente:

  • Expresión de agradecimiento por la compra del cliente
  • Una presentación oficial de su negocio
  • Reafirmación del valor del producto o servicio que le han comprado
  • Información sobre los productos o servicios de su empresa

Carta de bienvenida a los nuevos clientes

Al igual que las cartas de bienvenida a los nuevos clientes, las cartas de bienvenida a los nuevos clientes deben expresar el agradecimiento por su negocio. Este tipo de carta también le permite proporcionar información para ayudar a establecer una línea de comunicación clara entre usted y su nuevo cliente. Esto es lo que debería incluir en una carta de bienvenida a un nuevo cliente:

  • Una cálida expresión de gratitud por su negocio
  • Asegurarse de que puede satisfacer sus necesidades y expectativas
  • Mencione sus servicios
  • Invitación a comunicarse con usted o a hacerle preguntas

Cómo escribir una carta de bienvenida

Toda carta de bienvenida debe seguir una determinada estructura. Aunque todas las cartas de bienvenida deben ser breves, es importante enfatizar la intención de la carta. Siga estos pasos para escribir una carta de bienvenida general:

1. Escriba el saludo

Si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo cliente, comience con el membrete de su empresa, seguido de la fecha y la dirección del destinatario. A continuación, incluya un saludo como «Querida Amber». Si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo empleado, comience con la fecha actual y un saludo, seguido del nombre del destinatario.

Dependiendo de la intención de la carta, las primeras frases pueden ser diferentes. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo cliente, comience expresando su agradecimiento por su negocio. Si se trata de una carta de bienvenida a un nuevo empleado, destaque su entusiasmo por la incorporación a su equipo.

2. Comienza el cuerpo de la carta

Si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo cliente, utilice las siguientes frases para ofrecer al destinatario un resumen de su empresa y sus productos y servicios disponibles. Si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo empleado, confirme su fecha de inicio. Asegúrese de tener un tono de bienvenida desde el principio.

3. Personalizar la carta

Personalice su carta mencionando cualquier conversación previa que haya tenido. Si está escribiendo una carta de bienvenida para un nuevo empleado, explique por qué está emocionado de que se una a su departamento o equipo. También puede dedicar tiempo a personalizar la carta mencionando algo de lo que se habló durante la entrevista, como una nueva iniciativa, y lo emocionado que está de trabajar con ellos en esa capacidad.

Si está escribiendo una carta a un nuevo cliente, asegúrele el valor del producto o servicio que le ha comprado. Si se trata de una carta de bienvenida a un nuevo cliente, asegúrele que puede cumplir o superar sus expectativas.

4. Incluir información importante

Incluya detalles importantes que le gustaría o necesita que el destinatario conozca. Por ejemplo, para una carta de bienvenida a un nuevo empleado, hágale saber dónde debe ir en su primer día, déle una idea de cómo será su primer día y describa los códigos de vestimenta de la empresa. También puedes hacer una lista de los documentos que deben llevar el primer día o informarles del proceso de orientación y de lo que pueden esperar.

5. Concluye tu carta

Utilice la conclusión de su carta para hacerles saber que pueden ponerse en contacto con usted si tienen preguntas o dudas. Si está escribiendo una carta de bienvenida a un nuevo empleado, utilice este espacio para reiterar su entusiasmo por la incorporación a su equipo.

6. Saluda a los demás

Cierre su carta con una firma como «sinceramente» o «saludos,» seguida de su nombre.

Plantilla de carta de bienvenida

Antes de escribir una carta de bienvenida, asegúrate de tener un marco que te ayude a escribir. Utiliza esta plantilla como guía para escribir una carta de bienvenida a un nuevo empleado:

[Fecha]

Estimado [nombre del nuevo empleado],

¡Bienvenido a [nombre de la empresa]! Nos complace darle la bienvenida a [nombre del departamento] en el puesto de [cargo]. Estoy seguro de que tu [experiencia, habilidades, formación, etc.] será una valiosa adición a nuestro equipo y te ayudará a prosperar en tu nuevo puesto.

He adjuntado los documentos finales para completar el resto del proceso de incorporación. Por favor, envíelos antes de su primer día en [fecha de inicio].

Estaremos encantados de ofrecerte nuestro apoyo en la transición a tu nuevo puesto. Si necesitas algo antes de tu fecha de inicio, no dudes en llamarme o enviarme un correo electrónico. Estoy deseando que formes parte del equipo.

Sinceramente,
[nombre del gerente, jefe de departamento o director general de la empresa (CEO)]

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Ejemplo de carta de bienvenida

Si necesita más ayuda para redactar una carta de bienvenida, tenga en cuenta el siguiente ejemplo de carta de bienvenida a un nuevo empleado:

10 de septiembre de 2020

Estimado Kennedy,

Me gustaría darte la bienvenida a Marigold Enterprises. Estamos encantados de que haya aceptado nuestra oferta de trabajo y esperamos trabajar con usted en la fecha de inicio acordada.Esperamos poder ayudarle a integrarse en su nuevo puesto y estaremos encantados de proporcionarle la orientación que necesite.

La orientación para nuevos empleados comienza a las 8 de la mañana del 8 de octubre. Durante esta orientación, se reunirá conmigo para hablar de su nuevo puesto, así como con el departamento de recursos humanos para tratar asuntos relacionados con el empleo. También me complace presentarle a varios de sus nuevos compañeros de trabajo para que pueda conocer al equipo lo antes posible. Ten en cuenta que seguimos un código de vestimenta informal de negocios.

Su agenda para el resto del día consistirá en su orientación y en el establecimiento de objetivos de trabajo iniciales que le ayuden a acumularse en su nuevo papel. Su segundo día consistirá en más reuniones de equipo para ayudarle a entender el funcionamiento del departamento.

Esperamos verte de nuevo!. Si usted tiene alguna pregunta antes de su fecha de inicio, no dude en ponerse en contacto por correo electrónico o por teléfono.

Saludos,
Candace Adams

Preguntas frecuentes sobre las cartas de bienvenida

Si todavía tiene dudas sobre las cartas de bienvenida, tenga en cuenta estas preguntas y respuestas frecuentes:

¿Quién debe firmar una carta de bienvenida?

Quién debe firmar una carta de bienvenida depende del tipo de carta de bienvenida. Por ejemplo, un gerente, un director general, un director de contratación o el presidente de la empresa deberían firmar una carta de bienvenida a un nuevo empleado, mientras que el propietario de una empresa o negocio debería firmar una carta de bienvenida a un nuevo cliente o consumidor.

¿Cuándo debe enviar una carta de bienvenida a un nuevo empleado?

Envíe una carta de bienvenida en cuanto contrate a un nuevo empleado. Si lo hace dentro de este plazo, crea una línea de comunicación clara desde el principio.

¿Cómo debo enviar una carta de bienvenida?

La forma de enviar una carta de bienvenida depende de sus preferencias personales y de lo pronto que quiera que la reciba el destinatario. Si necesita que el destinatario la reciba lo antes posible, considere la posibilidad de enviar un correo electrónico de bienvenida. Si prefiere un toque personal, opte por una carta de bienvenida impresa.

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¿Debe incluir algo más que una carta de bienvenida?

Cuando envíes una carta de bienvenida, puedes incluir una camiseta, un bolígrafo o una libreta con la marca de la empresa. Aunque no es obligatorio, el destinatario puede apreciar el gesto. Si envía una carta de bienvenida a un nuevo cliente, también puede incluir un cupón para su próxima compra.