Funciones esenciales de la gestión

Comprender las funciones clave de la gestión puede guiarle a la hora de crear los cimientos de un proyecto, alcanzar su objetivo y aspirar a convertirse en un mejor líder de equipo. Aprenda más sobre las funciones de gestión y las habilidades que puede aprender para desempeñarlas con éxito.

Cuatro funciones de gestión

Hay cuatro funciones básicas que realizan los gestores de éxito:

  • Planificación
  • Organizar
  • Dirigir
  • Controlar

Planificación

Los directivos deben planificar los objetivos en función de las necesidades de su organización y de la mejor manera de alcanzarlos. La planificación antes de comenzar un proyecto garantiza que los directivos mantengan su eficacia durante todo el proceso. La creación de objetivos también debe servir de base para futuras actividades dentro de la empresa.

El gestor debe tener en cuenta lo siguiente a la hora de planificar:

  • Los miembros del equipo. Para alcanzar un objetivo, un directivo debe crear un equipo capaz. Tenga en cuenta a los empleados actuales, sus habilidades y cómo podrían contribuir al proyecto.
  • Plazo. El directivo debe identificar correctamente el tiempo que le llevará alcanzar el objetivo. Hay que tener en cuenta cada paso y el tiempo necesario para completarlo. Un plazo preciso mantendrá al directivo centrado en completar las tareas en un tiempo razonable y dará al equipo un calendario medible que seguir.
  • Presupuesto.  El presupuesto debe incluir todos los recursos necesarios, incluidos los salarios, los materiales y los costes, como los gastos de viaje. Un presupuesto minucioso ayuda a un directivo a mantener el proyecto con éxito monetario.
  • Tendencias de la empresa. Cualquier objetivo debe apoyar la misión de una organización. Un directivo debe prever y analizar las tendencias de la empresa para que su objetivo se alinee con la misma.
  • Posibles retos. Aunque es casi seguro que se presenten obstáculos en algún momento de un proyecto, el gestor debe planificar los riesgos. Hay que tener en cuenta los retos más comunes, como las enfermedades de los miembros del equipo, los conflictos internos y la falta de comunicación. Lo mejor es contar con planes de respaldo para el mayor número posible de obstáculos a fin de minimizar el impacto potencial.

Después de crear un objetivo, un directivo debe planificar los pasos para alcanzarlo, empezando por priorizar las tareas. La priorización incluye decidir qué tareas deben realizarse primero y cuáles llevarán más tiempo. Esto ayudará a crear un calendario para cada paso basado en la fecha límite. A continuación, el directivo puede delegar tareas en los miembros del equipo. A la hora de delegar, el directivo debe tener en cuenta las habilidades de cada miembro y la mejor manera de utilizarlas. Los directivos también pueden asignar tareas en función de la oportunidad de que un miembro aprenda una nueva habilidad.

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Organizar

Organizar el lugar de trabajo es clave para aumentar la productividad. Permite al directivo exponer claramente el objetivo de las tareas al equipo y asegurarse de que se sienten cómodos con su papel y su entorno.

Un directivo debe hacer lo siguiente cuando organiza

8. Adquirir el equipo y los materiales

La creación de un equipo puede incluir la contratación de nuevos empleados si es necesario o la reunión de los miembros existentes. El equipo debe entender el objetivo y recibir formación adicional si es necesario. Además, el directivo tendrá que proporcionar al equipo las herramientas necesarias, como ordenadores o maquinaria pesada, para hacer su trabajo.

Crear un entorno de trabajo funcional

El equipo necesita un lugar de trabajo para completar sus tareas. Un gestor en un entorno de oficina debe asegurarse de que hay suficientes escritorios disponibles, mientras que un gestor en una empresa de fabricación necesita crear un espacio de trabajo seguro.

Cree una estructura organizativa y funciones

Un directivo debe crear una estructura organizativa clara en la que todos los miembros del equipo entiendan sus funciones. Debe incluir todas las tareas específicas que el directivo asigne a un colaborador individual. Cuando un equipo entiende la estructura y sus funciones, puede realizar correctamente su trabajo.

Establezca métodos de comunicación

El gestor debe crear la norma para los métodos de comunicación, incluyendo el correo electrónico, la mensajería en línea y el contacto en persona. Además, debe establecer si habrá reuniones periódicas para actualizar los progresos y cómo y dónde tendrán lugar. Por último, debe indicar con quién pueden ponerse en contacto los empleados para hablar de los obstáculos.

Reorganizarse ante nuevos retos

A medida que el proyecto avanza, lo más probable es que el equipo se enfrente a obstáculos. Dependiendo de la naturaleza del obstáculo, el gestor puede tener que hacer cambios para restablecer la actividad normal. Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene que coger una baja inesperada, el gestor debe reasignar las tareas a un miembro del equipo existente o incluir a un nuevo empleado en el proyecto.

Líderes

Tanto si se trata de una tarea diaria como de un objetivo global, un directivo tiene que liderar al equipo. El liderazgo es una de las funciones más importantes para un directivo, ya que anima a los miembros a dar lo mejor de sí mismos.

Dirigir un equipo incluye: 

Influir en el equipo

Un directivo debe crear un sentido de propósito en los miembros del equipo. Deben conocer la finalidad de sus funciones y el objetivo del proyecto. La comprensión de estos componentes guía a los equipos para que se mantengan centrados en su trabajo.

Motivar al equipo

La motivación incluye inspirar y animar al equipo a trabajar para conseguir el objetivo. Un directivo puede motivar al equipo creyendo en la visión, ofreciendo incentivos y reconociendo el esfuerzo. La motivación es un factor importante para mantener una alta productividad.

2. Coordinar el equipo

Al trabajar con el equipo, el directivo debe coordinar sus actividades y formar grupos eficaces. Las actividades incluyen tareas individuales y de grupo y reuniones de equipo. Cuando el directivo vea cómo trabajan juntos los miembros del equipo, le resultará más fácil crear grupos más pequeños y cohesionados.

Modelar las cualidades ideales

Como líder, un directivo debe demostrar las cualidades que se esperan del equipo. Por ejemplo, si un directivo quiere que el equipo mantenga una actitud positiva, debe establecer esa norma con su propio comportamiento;

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Controlar

El control es el deber constante del gestor de supervisar el progreso hacia el objetivo 

El control puede incluir: 

Control de la calidad del trabajo

Un directivo debe realizar un control de calidad del trabajo de su equipo para asegurarse de que está rindiendo al máximo. Puede comprobar la calidad del trabajo del equipo solicitando regularmente actualizaciones, celebrando reuniones o tomando muestras de su trabajo. Supervisar la calidad del trabajo es esencial para ofrecer un producto excelente.

Controlar el presupuesto y el calendario

Para que un proyecto tenga éxito, el gestor debe ceñirse al presupuesto originalmente definido. El seguimiento del presupuesto incluye la garantía de que los salarios, los materiales y otros costes están dentro del alcance. Del mismo modo, el gestor debe hacer un seguimiento de la duración de cada paso y compararlo con el calendario original.

5. Cambiar cuando sea necesario

Si se producen cambios a lo largo del proyecto, el gestor debe ser capaz de identificarlos y actualizar el plan. Por ejemplo, si el equipo de un gestor completa un paso mucho más rápido de lo previsto, puede ajustar el calendario para una fecha de finalización más temprana.

Consejos de gestión

Hay ciertas habilidades que puedes aprender para mejorar como directivo. Tenga en cuenta estos consejos que le ayudarán a sentar las bases para desempeñar con éxito las cuatro funciones directivas:

Fomentar la comunicación abierta

La comunicación es necesaria para transmitir información a su equipo. Además, tener una línea de comunicación abierta permitirá que su equipo se sienta cómodo acercándose a usted para pedirle ayuda. Mientras trabaja en su próximo objetivo con su equipo, asegúrese de actualizarlo continuamente para que pueda realizar sus tareas.

Proporcione y acepte la retroalimentación

Proporcionar comentarios constructivos ayudará a su equipo a entender en qué aspectos destacan y cómo pueden mejorar. También puede pedir opiniones sobre su actuación como gestor. Utilice la información que le proporcione su equipo como orientación sobre lo que funciona y lo que no.

Organice su propio espacio de trabajo y su tiempo

Aunque la organización crea un entorno de trabajo eficaz para su equipo, también es importante mantener su propio espacio y tiempo en orden. Mantenerse organizado le ayudará a mantenerse centrado en el objetivo y a servir de modelo para su equipo.

Llevar un registro

Considera la posibilidad de llevar un registro de los logros y contratiempos que encuentres a lo largo del proyecto. Anota los pasos que conducen a un logro y cómo has superado los obstáculos. Puedes consultar estos detalles en futuros proyectos para recordar lo que debes hacer de nuevo y lo que debes evitar.

Sea flexible

Durante la función de planificación, usted desarrolla un objetivo y las bases para completarlo. Sin embargo, es posible que se encuentre con retos inesperados que le obliguen a realizar cambios. Comprender que tal vez tenga que ajustar el presupuesto o cambiar un método le ayudará a afrontar esos retos y a adaptarse al cambio.

Ser decisivo

Reúne y considera toda la información que puedas, y toma una decisión informada. Incluso si tu plan no funciona exactamente como esperabas, puedes tomarlo como una oportunidad para aprender y mejorar.