P&R: ¿Qué es el libro de cuentas por pagar y cómo funciona?

Los contables suelen hacer un seguimiento de estas cuentas financieras para documentar el flujo de entrada y salida de efectivo de sus organizaciones. El libro de cuentas por pagar se mantiene dentro del libro mayor y hace un seguimiento de todos los pasivos y deudas que las empresas tienen con los acreedores y proveedores. las empresas hacen un seguimiento de estas cuentas financieras para documentar el flujo de efectivo. Si quiere saber más sobre cómo se utilizan los libros de contabilidad de acreedores, hay varias cosas que debe tener en cuenta.

En este artículo, respondemos a varias preguntas comunes sobre los libros de cuentas por pagar, cuál es el propósito de estos registros y cómo utilizar un libro de cuentas por pagar con un ejemplo para proporcionar una visión adicional de esta importante información financiera.

¿Qué es el libro de cuentas por pagar?

Las empresas utilizan un libro de cuentas por pagar o un libro auxiliar de cuentas por pagar para registrar y hacer un seguimiento de los pagos de créditos a prestamistas, proveedores, inversores y deudores. Las cuentas por pagar registran todas las transacciones de crédito e incluyen los pasivos y las deudas resultantes de las operaciones de la empresa.

¿Para qué sirve el libro de cuentas por pagar?

El propósito del libro de cuentas por pagar y sus cuentas subsidiarias es mostrar la deuda de una empresa con cada uno de sus acreedores, proveedores o vendedores en una hoja de cálculo para hacer un seguimiento más preciso. El libro de cuentas por pagar aparece en el libro mayor de una empresa, que es el principal registro financiero de todas las ventas y compras que realiza una organización. El libro mayor incluye el libro de cuentas por pagar y el libro de cuentas por cobrar y documenta estas dos cuentas al final de cada período de información en el balance.

Dado que muchas organizaciones dependen de múltiples proveedores y vendedores para comprar materiales y bienes para el negocio, una empresa puede tener más de un libro de cuentas por pagar, con múltiples libros de contabilidad más pequeños para el seguimiento de las cuentas individuales de los proveedores. Las empresas registran varias piezas clave de información en un libro auxiliar de cuentas por pagar:

  • Importe de la deuda con cada proveedor
  • Fechas de facturación y pago
  • Número de factura y nombre del proveedor
  • Descripción de los bienes adquiridos (cantidad y precio)

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¿Cuál es la diferencia entre el libro mayor y las cuentas por pagar?

El libro de cuentas por pagar es un elemento del libro mayor de una empresa, que hace un seguimiento de todas las transacciones financieras dentro de los libros de cuentas por pagar y por cobrar. La mayor diferencia entre el libro mayor y el de cuentas por pagar es que el de cuentas por pagar sólo hace un seguimiento de las deudas y los pasivos, mientras que el libro mayor hace un seguimiento de todas las entradas y salidas de efectivo. Hay más diferencias clave entre estas dos cuentas financieras, entre ellas:

  • El libro de cuentas por pagar puede tener múltiples libros subsidiarios que mantienen registros para cada pasivo o deuda que maneja una empresa.
  • El libro mayor no incluye información sobre cada deuda o compra a crédito, mientras que el libro de cuentas por pagar proporciona una visión en profundidad de las deudas de una empresa, las transacciones de crédito y el flujo de salida de efectivo.

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¿Cuál es la diferencia entre los libros de cuentas por pagar y por cobrar?

La diferencia clave entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar de una empresa es que un libro de contabilidad sirve para registrar los créditos, las obligaciones y los gastos que las empresas deben, y el otro libro registra los pagos entrantes de los clientes y las transacciones de ventas. Las cuentas por cobrar son lo contrario de las cuentas por pagar, donde los contables enumeran las cantidades que los clientes deben a la empresa por los bienes o servicios adquiridos. Este libro registra esencialmente el flujo de efectivo entrante y los ingresos, mientras que las cuentas por pagar registran el efectivo saliente que financia las deudas que las empresas tienen para seguir funcionando.

Otra gran diferencia está en la forma en que los registros financieros se contabilizan en cada cuenta. El libro de cuentas por cobrar es donde las empresas incluyen activos como el inventario, los ingresos y las inversiones. El libro de cuentas por pagar, por el contrario, es donde las empresas registran los pasivos como las suscripciones de proveedores, los gastos operativos y la deuda.

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¿Cómo se utiliza el libro de cuentas por pagar?

Dado que el libro de cuentas por pagar hace un seguimiento de los pagos efectuados y de las cuentas deudoras, las transacciones que se contabilizan son las compras a crédito que realiza la organización. Además, muchos empleados de cuentas por pagar utilizan un software financiero para crear hojas de cálculo y hacer un seguimiento de cada libro auxiliar. Los siguientes pasos describen cómo utilizar el libro de cuentas por pagar:

  1. Anote la fecha de la transacción. Por ejemplo, si su organización realiza un pago a uno de sus proveedores el 17 de marzo y también adquiere suministros adicionales en una transacción separada el mismo día, esta es la fecha que se anota para ambas transacciones.
  2. Incluya el número de factura y el importe del pago. Incluso las transacciones múltiples del mismo proveedor o vendedor enumeran cada importe de pago por separado.
  3. Introducir el nombre del proveedor o acreedor. Indique el nombre del proveedor, la empresa de suministros o el acreedor al que está pagando para mantener todas las cuentas por pagar organizadas y precisas. Varias transacciones con el mismo vendedor o proveedor pueden aparecer en una sola cuenta de proveedor.
  4. Dé algunos detalles breves sobre la transacción. Incluir un espacio en el libro mayor para los detalles de la transacción. Por ejemplo, indique si la transacción es una compra al contado o a crédito, la cantidad y el tipo de bienes que recibe la empresa, como una compra de materias primas.
  5. Programar las fechas de vencimiento de los pagos futuros. Enumerar los pasivos a corto plazo que su empresa debe en una fecha posterior en el libro de cuentas por pagar.

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Ejemplo

En el siguiente ejemplo, supongamos que una empresa de fabricación que produce y vende piezas de recambio para automóviles realiza un seguimiento de su libro de cuentas por pagar trimestral. En el software de contabilidad de la empresa, el contable introduce la siguiente información:

  • Las fechas de cada transacción durante el trimestre
  • El importe de cada pago y deuda contraída durante el periodo
  • Nombres de proveedores y facturas del período
  • Descripciones de artículos, incluyendo la cantidad y el tipo de compra
  • Fechas de vencimiento y de finalización de los pagos

El contable hace un seguimiento de todos los créditos en el libro de cuentas por pagar:

Fecha de la transacciónImporteVendedorDescripciónCantidadFecha de finalización01/14$23.500 Metalworks Supply Co.Suministro de chapa de acero1.00001/1601/21$8.000Harrows Equipment SupplyReemplazo de mangueras hidráulicas601/2101/31$11.000Crane Auto InnovationsMantenimiento de máquinasHoras de trabajo 401/3102/04$2.000Tri-County Suppliers, Inc.Cintas transportadoras302/0402/04$500Tri-County Suppliers, Inc.Piezas de máquinas102/0402/17$23.500Metalworks Supply Co.
Suministro de chapa de acero1,00002/2102/28$11,000Crane Auto InnovationsMantenimiento de máquinas

03/0203/05$6.000Tri-County Suppliers, Inc.Moldes de fundición de metal403/0503/15$23.500Metalworks Supply Co.
Suministro de chapa de acero1,00003/31Además de hacer un seguimiento de los créditos, el libro de cuentas por pagar también hace un seguimiento de los débitos, como los descuentos de proveedores y las devoluciones de inventario.