Cualquier empresa debe tener éxito si equilibra su presupuesto. Para ello, las decisiones financieras deben ser acertadas y los registros deben estar organizados para hacer un seguimiento de los débitos y créditos de cada cuenta. Un libro mayor suele ser una herramienta utilizada para llevar un registro de la información financiera, y puede consistir en una variedad de libros menores.
En este artículo, compartimos información útil sobre qué son los libros mayores, por qué son importantes, cómo utilizarlos con la contabilidad por partida doble y un ejemplo de un asiento en el libro mayor.
¿Qué son los libros mayores?
Los libros mayores almacenan los datos financieros de una empresa, que se dividen en muchas cuentas más pequeñas. Las cuentas del balance y de la cuenta de resultados se incluyen en los libros mayores, que registran todas las transacciones financieras en la historia de la empresa. Las cuentas de balance incluyen el patrimonio, los activos y los pasivos de la empresa. Las cuentas de resultados recogen los ingresos, gastos, beneficios y pérdidas de la empresa. Los libros auxiliares se utilizan para mantener información muy detallada sobre determinadas cuentas. Por ejemplo, una cuenta subsidiaria de deudores se utiliza para mantener una amplia información sobre créditos y ventas debido a la necesidad de dicha información.
Para equilibrar el presupuesto de una empresa es necesario que todos los importes del débito de una determinada operación del libro mayor sean iguales a sus importes del crédito. Los balances de comprobación son informes internos que se utilizan para confirmar la exactitud y señalar un error cuando los dos balances no son iguales. Anteriormente, los contables rellenaban este informe manualmente, pero el software de contabilidad actual lo hace electrónicamente, ajustando automáticamente cualquier error. Este balance de comprobación ajustado se utiliza entonces para generar los estados financieros rutinarios de la empresa, que se comparten con las partes interesadas internas y externas según sea necesario.
Cada cuenta del libro mayor de la empresa tiene un número de identificación individual. Puede ser un número de tres dígitos o un número más complejo que representa cada una de las cuentas subsidiarias del libro mayor. Desde el punto de vista organizativo, un libro mayor enumera las cuentas resumidas en el balance, seguidas de las cuentas resumidas en la hoja de la cuenta de resultados.
Por qué son importantes los libros mayores
Los libros mayores son importantes por varias razones, pero principalmente porque mantienen la salud financiera de una empresa. Sin un libro de contabilidad, una empresa no puede hacer un seguimiento preciso de sus ingresos, gastos, activos o pasivos y, por tanto, no puede tomar decisiones informadas sobre el gasto, la inversión o el ajuste de su estrategia financiera. El mantenimiento de registros precisos puede facilitar la presentación de informes financieros y la declaración de impuestos. Los libros mayores también sirven para prevenir o detener las transacciones fraudulentas o inusuales.
Los libros de contabilidad general también son valiosos como herramienta de organización para apoyar una comunicación eficaz y honesta con analistas financieros, inversores, accionistas y otras partes interesadas. Un índice del plan de cuentas dentro de un libro mayor organiza todas las transacciones financieras de un periodo determinado en subcategorías relevantes. El plan de cuentas sigue el mismo formato que otros estados financieros, con un balance primero y una cuenta de resultados después. Una cuenta de activo en el balance puede incluir subcategorías como efectivo, propiedades o inventario. Las subcategorías del pasivo, también incluidas en el balance, pueden incluir cuentas por pagar, gastos de nómina o una tarjeta de crédito de la empresa.
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Cómo utilizar los libros mayores con la contabilidad por partida doble
La contabilidad por partida doble es un sistema diseñado para mantener registros financieros precisos e identificar errores. Funciona asegurando que cualquier entrada en una cuenta de débito se compensa con una entrada en una cuenta de crédito equivalente, de modo que la suma de todos los débitos es igual a la suma de todos los créditos. Requiere la entrada de cada transacción financiera en al menos dos cuentas. Este sistema, a veces denominado cuenta T, se organiza en torno a una fórmula conocida como ecuación contable, que es:
Activos = pasivos + capital del propietario
A efectos de esta fórmula, los activos se refieren a cualquier cosa de valor que posea una empresa. Puede incluir dinero en efectivo, bienes inmuebles, equipos o activos intangibles, como patentes o derechos de autor. El pasivo se refiere a todo lo que la empresa debe a otra persona. Puede incluir gastos de nómina a corto plazo, cuentas por pagar a clientes o préstamos a largo plazo a una institución financiera. El patrimonio neto se refiere a la cantidad que el propietario de la empresa ha invertido en ella, más o menos sus respectivas ganancias o pérdidas. Para utilizar un libro mayor que facilite la contabilidad por partida doble, las empresas pueden seguir estos pasos:
- Configurar el propio libro de cuentas
- Enumerar todas las operaciones de débito y crédito en las cuentas correspondientes
- Construir sistemas de confirmación
1. Configurar el propio libro de cuentas
Primero tendrá que crear y organizar su libro de contabilidad. Las transacciones por partida doble, a veces denominadas asientos, se organizan con asientos de débito en el lado izquierdo y asientos de crédito en el lado derecho. El libro mayor es una herramienta de organización que facilita el proceso de balance de la contabilidad por partida doble.
2. Enumera todas las operaciones de débito y crédito en las cuentas correspondientes
Debe registrar cada transacción en las cuentas de crédito y débito. Si el propietario de una pequeña empresa invierte 50.000 dólares de su propio dinero en la empresa, por ejemplo, esto se considera un débito a la tesorería, lo que aumenta los activos de la empresa y debe registrarse en la cuenta de débitos. También es un abono a los fondos propios, lo que aumenta la participación del propietario en la empresa, y también debe anotarse en la cuenta de créditos.
3. Construir sistemas de confirmación
Aunque los programas de contabilidad modernos disponen de mecanismos para completar este proceso de forma automática, el contable o controlador de una empresa puede querer revisar los documentos manualmente. Esto puede ayudar a identificar cualquier error, permitiendo a las empresas hacer correcciones antes de completar los informes financieros o compartir la información con partes externas.
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Ejemplo de asiento en el libro mayor
Este es un ejemplo de cómo funciona el sistema de contabilidad por partida doble en un libro mayor:
Un estudio de música pide prestados 120.000 dólares para comprar nuevos equipos de grabación e ingeniería antes de su gran inauguración. Para contabilizar este gasto, el estudio debe registrarlo en su libro mayor. Dado que el estudio compró el nuevo equipo a crédito, los 120.000 dólares deben anotarse en su cuenta de crédito como un gasto. Como el nuevo equipo se considera un activo, también debe anotarse como débito en su cuenta de activo. El asiento equivalente en las dos cuentas da como resultado un presupuesto equilibrado.