Guía para dirigir un equipo virtual

Los equipos virtuales requieren una comunicación, un liderazgo y una toma de decisiones diferentes a los de los equipos de oficina. Aprender a gestionar un equipo virtual puede ayudarte a mejorar y mantener tus habilidades de liderazgo en puestos remotos.

En este artículo, exponemos los retos y las ventajas de los equipos virtuales, describimos cómo dirigir un equipo virtual y enumeramos las habilidades que puede utilizar en un papel de liderazgo.

¿Qué es un equipo virtual?

Los equipos virtuales están compuestos por empleados que trabajan para una empresa desde distintos lugares. Pueden utilizar la mensajería instantánea, la videoconferencia, el correo electrónico y otras tecnologías para discutir su trabajo y realizar las tareas. Trabajar en un equipo virtual puede presentar nuevas dificultades y ventajas. He aquí algunas de las desventajas:

  • Comunicación: La tecnología puede dar a los empleados virtuales la capacidad de comunicarse, pero depender de la tecnología conlleva sus retos. Por ejemplo, si el internet de un empleado deja de funcionar, esto puede obstaculizar la capacidad de trabajo de un equipo.
  • Estructura: Hay menos estructura para los miembros de un equipo virtual que para los empleados que trabajan en una oficina, debido a la mayor flexibilidad.
  • Distracciones: El trabajo a distancia puede introducir distracciones en la jornada laboral.
  • Responsabilidad: Otro reto de trabajar en un equipo virtual es gestionar la responsabilidad de los miembros del equipo.

A continuación se exponen algunas de las ventajas de los equipos virtuales:

  • Equilibrio entre el trabajo y la vida privada: La ausencia de desplazamientos y la flexibilidad horaria del trabajo a distancia pueden proporcionar a los empleados virtuales un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal.
  • La moral: Un horario flexible y un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal pueden contribuir a elevar la moral de los equipos virtuales en comparación con los equipos que trabajan en una oficina.
  • Costes: Las empresas con equipos virtuales pueden ahorrar dinero en costes como el alquiler y el material de oficina.
  • El grupo de talentos: Los equipos virtuales pueden permitir a las empresas contratar a partir de una mayor reserva de talento, lo que puede permitirles contratar a los empleados más cualificados.
  • Productividad: La capacidad de trabajar en un horario flexible puede hacer que los miembros de un equipo virtual sean más productivos.
  • Escalabilidad: El mayor número de talentos y los beneficios deseables de un equipo virtual pueden ayudar a las empresas a escalar sus operaciones más fácilmente.

Relacionado: Reuniones virtuales: Una guía definitiva

Cómo dirigir un equipo virtual

Estos son los pasos que puede dar para dirigir un equipo virtual de forma eficaz:

1. Desarrollar la confianza

Cuando se trabaja en un equipo virtual, puede ser más difícil desarrollar la confianza con los empleados con los que sólo se interactúa a distancia. Los líderes de los equipos virtuales pueden ayudar a fomentar la confianza entre los miembros del equipo utilizando las siguientes estrategias:

  • Comunicación abierta: Los líderes de equipos virtuales pueden establecer una norma de comunicación abierta para los miembros del equipo.
  • Presente a los nuevos miembros del equipo: Puede ayudar a los miembros del equipo a desarrollar sólidas relaciones de trabajo con confianza presentando a los nuevos miembros del equipo.
  • Concéntrese en los resultados: Los líderes pueden centrarse en el rendimiento del equipo, más que en las horas dedicadas, para ganarse la confianza de los miembros de su equipo.
  • Establezca objetivos compartidos: Otra estrategia para fomentar un sentimiento de confianza en un equipo virtual es establecer objetivos compartidos para los miembros del equipo. Esto puede permitir a los miembros del equipo trabajar juntos para realizar sus tareas.

2. Construir una cultura

Otro reto para los equipos virtuales es la creación de una cultura. Como líder de un equipo virtual, puedes desarrollar una cultura positiva ayudando a los miembros del equipo a conectarse. He aquí algunos consejos para construir una cultura de trabajo con un equipo virtual:

  • Permita una conversación informal: Puede crear canales de chat o reuniones informales en las que los miembros del equipo puedan discutir temas no relacionados con el trabajo. Esto puede
  • Organice eventos virtuales: Los juegos o eventos virtuales pueden dar a los miembros del equipo la oportunidad de establecer relaciones de trabajo y camaradería.
  • Reúnase en persona: Si los miembros del equipo virtual trabajan en la misma zona o asisten a conferencias del sector, puede organizar reuniones en persona que permitan a los empleados establecer relaciones.
  • Ofrezca beneficios deseables: Otra forma en que las empresas pueden promover una cultura de trabajo positiva en los equipos virtuales es en su paquete de beneficios. Unos horarios flexibles, más tiempo de vacaciones y días de voluntariado pueden elevar la moral y crear una cultura sólida.

3. Gestionar la responsabilidad

Los líderes de equipos virtuales también pueden utilizar herramientas digitales para gestionar la responsabilidad de los miembros del equipo. He aquí algunas formas de hacer que los empleados rindan cuentas en un equipo virtual:

  • Establezca expectativas claras: Cuando los empleados saben lo que espera su jefe, es más probable que realicen sus tareas correctamente, por lo que establecer expectativas claras puede ayudar a los líderes de equipos virtuales a gestionar la responsabilidad.
  • Establezca objetivos SMART: Los objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo pueden ayudar a garantizar que los empleados de los equipos virtuales puedan alcanzar sus objetivos.
  • 12. Comunicar cómo se mide el rendimiento Cuando los empleados entienden cómo una empresa califica o cuantifica su rendimiento, pueden asumir un mayor sentido de propiedad y responsabilidad por su trabajo.

Relacionado: Objetivos SMART: Definición y ejemplos

4. Aprovechar las herramientas digitales

Las herramientas digitales pueden ayudar a los equipos virtuales a hacer un seguimiento de su tiempo, medir la calidad de su trabajo y conectarse desde distintas zonas geográficas. Los líderes de los equipos virtuales pueden investigar las herramientas digitales disponibles y establecer un presupuesto para que estas herramientas ayuden a los empleados a realizar su trabajo con éxito. He aquí algunos ejemplos de herramientas disponibles para los equipos virtuales:

  • Software de gestión del tiempo: Los equipos virtuales pueden utilizar programas informáticos que registren el tiempo que dedican al trabajo. Esto puede ayudar a las empresas a medir el tiempo que tardan los empleados en realizar sus tareas.
  • Software de almacenamiento de archivos: Puedes utilizar un software basado en la nube para el almacenamiento de archivos, a fin de garantizar que los miembros del equipo puedan acceder a la información que necesitan para su trabajo y compartir documentos de forma segura.
  • Herramientas de colaboración: Muchas herramientas digitales tienen componentes de colaboración que permiten a los miembros del equipo trabajar juntos para completar los proyectos.
  • Herramientas de comunicación: El correo electrónico, las videoconferencias, las llamadas telefónicas y los chats son algunas de las formas en que los empleados virtuales pueden comunicarse mientras trabajan.
  • Herramientas de gestión de proyectos: Los líderes virtuales también pueden introducir herramientas digitales para la gestión de proyectos que permitan a los empleados organizar sus tareas y gestionar los plazos. Estas herramientas también permiten a los jefes de equipo supervisar el progreso de su equipo.

Otro elemento para utilizar las herramientas de comunicación digital es saber qué herramientas utilizar para las distintas situaciones. He aquí algunos ejemplos de formas de utilizar las herramientas de comunicación para diferentes propósitos:

  • Herramientas de gestión de proyectos: Puedes comunicarte con los miembros del equipo sobre tareas o proyectos específicos a través de las herramientas de gestión de proyectos.
  • Mensajería instantánea o chats: Cuando necesites hacer una pregunta o una aclaración rápida, puedes utilizar las herramientas de mensajería instantánea para comunicarte con los miembros del equipo.
  • 23. Correo electrónico: Puede utilizar el correo electrónico para conversaciones en profundidad o anuncios.
  • Videoconferencias: Puedes utilizar un software de videoconferencia para realizar reuniones periódicas del equipo y organizar debates con los miembros del equipo virtual.
  • Mensajes de texto: Lo mejor es utilizar los mensajes de texto sólo cuando haya una situación crítica que requiera atención inmediata.

5. Aclare los objetivos y las expectativas

Otra estrategia que puede utilizar para dirigir un equipo digital es establecer objetivos y expectativas que los empleados entiendan. Esto puede ayudar a los empleados a desempeñar sus funciones con éxito y evitar los errores de comunicación. Aquí hay consejos para aclarar los objetivos y las expectativas para los empleados:

  • Estableceré objetivos cuantificables: Cuando se fijan objetivos para los empleados que pueden controlar (una cuota, por ejemplo), éstos pueden asumir una mayor responsabilidad sobre la calidad y la cantidad de su trabajo.
  • Establecer procesos para el seguimiento de los objetivos: Los líderes pueden introducir software o procesos para que los empleados hagan un seguimiento individual de su trabajo. Esto puede dar a los empleados un sentido de propiedad sobre su trabajo.

6. Definir los flujos de trabajo

Los jefes de equipos virtuales también pueden definir flujos de trabajo para ayudar a los empleados a mantenerse organizados en el trabajo. He aquí algunos ejemplos de definición de flujos de trabajo útiles para los equipos virtuales:

  • Definir los flujos de trabajo de comunicación: Puede establecer cómo planea utilizar cada canal de comunicación en un equipo virtual para que los miembros del equipo sepan qué canales deben supervisar. Esto puede promover la comunicación abierta en un equipo virtual.
  • Definir los procesos: Cuando los líderes se toman el tiempo de definir cómo los empleados pueden realizar las tareas, esto puede ayudar a que los empleados entiendan las expectativas y realicen sus tareas con éxito.

7. Reúnase con regularidad

Cuando dirijas un equipo virtual, puedes llevar a cabo reuniones periódicas conjuntas e individuales para anunciar las novedades y obtener los comentarios de los miembros del equipo. Las reuniones periódicas del equipo también pueden ayudar a sus miembros a desarrollar la confianza, establecer relaciones de trabajo y comprender el rendimiento del equipo en su conjunto.

8. Hacer un seguimiento de los resultados

Los jefes de equipo pueden hacer hincapié en el seguimiento de los resultados de un equipo virtual, en lugar de las horas que los miembros del equipo dedican al trabajo, para garantizar que el equipo siga siendo eficaz. Centrarse en los resultados también puede ayudar a los líderes a establecer objetivos y expectativas para los miembros del equipo.

9. Aplicar revisiones periódicas del rendimiento

Otra estrategia para dirigir equipos virtuales es desarrollar un proceso de revisión del rendimiento de los miembros. He aquí algunas de las ventajas de realizar revisiones periódicas del rendimiento:

  • Coaching: La aplicación de revisiones del rendimiento puede ofrecer a los jefes de equipo la oportunidad de orientar a los miembros del equipo para que mejoren su trabajo o sus procesos.
  • Reconocimiento: Las revisiones del rendimiento pueden dar a los líderes la oportunidad de ofrecer un reconocimiento por los logros de un miembro del equipo, lo que puede conducir a un entorno de trabajo positivo para los equipos virtuales.
  • Retroalimentación: Los miembros del equipo pueden aportar valiosos comentarios sobre el trabajo en un equipo virtual que los responsables pueden utilizar para mejorar los procesos y los resultados del equipo.

10. Comunicar su disponibilidad

Los líderes de los equipos virtuales pueden comunicar a los miembros del equipo su disponibilidad para promover la comunicación abierta en un equipo virtual. Puede comunicar su horario de trabajo habitual, así como los días que se toma libres, para que los miembros del equipo sepan cuándo y cómo comunicarse con usted sobre cuestiones o preocupaciones.

11. Tenga en cuenta las diferencias de huso horario

Algunos equipos virtuales abarcan zonas horarias, lo que puede dar lugar a dificultades únicas cuando los miembros están disponibles a distintas horas. He aquí algunas formas de equilibrar las diferencias horarias en los equipos virtuales:

  • Anuncia las reuniones con antelación: Cuando los líderes avisan a los miembros del equipo con antelación de las reuniones del equipo, esto puede permitir que los miembros del equipo hagan arreglos en sus agendas individuales para estar presentes en la reunión.
  • Establezca un horario de trabajo: Aunque los miembros del equipo virtual pueden tener flexibilidad en sus horarios, puedes establecer las horas de trabajo de los miembros del equipo para saber los momentos en los que puedes contar con que todos estén disponibles para trabajar. Por ejemplo, puede hacer que cada empleado trabaje de 9 a 17 horas un determinado número de días a la semana en su zona horaria.

12. Ofrecer incentivos

Cuando se gestiona un equipo virtual, un reto común es la motivación. Ofrecer incentivos puede animar a los miembros del equipo virtual a alcanzar sus objetivos y a cumplir o superar las expectativas. He aquí ejemplos de incentivos para equipos virtuales:

  • Desarrollo profesional: Una forma de que las empresas motiven a los miembros de los equipos virtuales a rendir es ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a los empleados que destaquen constantemente en sus funciones.
  • Regalos: Las tarjetas de regalo u otros pequeños obsequios pueden mostrar a los miembros de un equipo remoto su aprecio y recompensarles por el cumplimiento de los objetivos.

Relacionado: Relacionado: 9 actividades sociales virtuales para estar conectado

Habilidades para dirigir un equipo virtual

de la dirección de su equipo virtual:

  • Flexibilidad: La capacidad de adaptarse a una situación cambiante puede ayudar a los líderes de equipos virtuales a encontrar soluciones a los problemas que surjan.
  • Comunicación: Los líderes de equipos virtuales pueden utilizar sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal para asegurarse de que todos los miembros de un equipo entienden las instrucciones y las expectativas.
  • Sensibilidad cultural: El reconocimiento de las diferentes culturas y prácticas por parte de los líderes de los equipos virtuales puede promover una cultura positiva y la diversidad en un equipo virtual, especialmente cuando los miembros de un equipo virtual abarcan varios continentes.
  • Paciencia: Los líderes de los equipos virtuales pueden hacer uso de la paciencia cuando esperan una respuesta de un miembro del equipo o cuando dirigen a empleados que se encuentran en zonas horarias diferentes.
  • Habilidades tecnológicas: La capacidad de utilizar programas informáticos y herramientas de Internet para gestionar y conectar con los miembros del equipo es importante para un jefe de equipo virtual.