12 mejores prácticas para dirigir una reunión de equipo

La emoción de dirigir una reunión de equipo es un reto apasionante para los profesionales de cualquier ámbito. Tanto si su equipo está formado por un pequeño grupo de miembros como por todo un departamento, utilizar plataformas de reuniones para lograr la participación es una habilidad importante para los líderes. Puede ayudarle a prepararse para aprovechar al máximo el tiempo y los talentos de los miembros de su equipo comprendiendo las mejores formas de dirigir una reunión de equipo.

En este artículo, explicamos cómo se puede dirigir una reunión de equipo eficaz, desde las fases de planificación hasta la presentación, junto con ideas para los comentarios posteriores a la reunión y consejos para las reuniones virtuales y en persona.

¿Por qué es importante dirigir una reunión de equipo?

Saber cómo gestionar adecuadamente las reuniones de equipo es fundamental para los profesionales de una amplia gama de campos. Para avanzar en tu carrera, ser capaz de gestionar eficazmente las sesiones con tu equipo es una importante habilidad de liderazgo.

También es posible que un supervisor le pida que dirija una reunión de equipo en un área de especialización. Dirigir eficazmente una sesión de equipo puede demostrar a la dirección que sus conocimientos y su potencial de crecimiento son valiosos para la empresa.

Tanto si diriges un equipo de unos pocos como un gran departamento, saber cómo controlar y presentar una reunión con compañeros de equipo puede ayudarte a utilizar tu tiempo y recursos en beneficio tuyo y de tus colegas.

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¿Quién puede dirigir las reuniones del equipo?

Es fácil imaginar las reuniones como una sesión dirigida por un supervisor o gerente de departamento o incluso un discurso sobre el estado de la empresa pronunciado por el director general. Sin embargo, las reuniones de equipo pueden ser dirigidas por cualquier persona de la empresa. Dado que los miembros del personal provienen de una variedad de entornos con distintos niveles de experiencia, algunos líderes eligen a miembros del personal con conocimientos expertos en un tema específico para que compartan su experiencia con el equipo.

Las reuniones de equipo pueden ser dirigidas por cualquiera de los siguientes profesionales:

  • Dirección de alto nivel
  • Supervisores
  • Dirigentes
  • Directores de proyecto
  • Líderes de desarrollo profesional
  • Los empleados con conocimientos específicos
  • Expertos externos
  • Funcionarios del gobierno
  • Líderes del pensamiento

Cómo dirigir eficazmente una reunión de equipo

Siga estos pasos para ayudarle a dirigir una reunión de equipo eficaz:

1. Determine su propósito y enfoque

Antes de empezar a perfilar y planificar la agenda de reuniones, determine por qué tiene que reunirse con su equipo. Evalúe preguntándose por qué necesita convocar a todos. Si es algo que se puede tratar rápidamente en un correo electrónico, entonces no hay necesidad de reunirse. Busque temas que requieran un debate, una explicación detallada o una aportación del equipo.

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2. Recopilar información antes de la reunión

Una vez que haya determinado por qué necesita reunirse, solicite ideas a su equipo. Averigüe qué necesitan aprender sobre el tema elegido. Anímeles a compartir sus preguntas con antelación para que usted pueda preparar una respuesta completa y abordarla durante la reunión.

3. Planificar la agenda y crear una presentación

Cuando empiece a planificar su reunión, cree un esquema que le sirva de orden del día. Considera la posibilidad de imprimir o enviar un archivo digital de tu borrador final a tus compañeros de equipo. Decide si necesitas utilizar un software de presentación para crear diapositivas digitales para tu contenido.

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4. Haga que el propósito de la reunión sea claro para los asistentes

Compartir un propósito claro para la reunión puede dar a los miembros del equipo más razones para participar en su presentación e interiorizar su mensaje. Considere la posibilidad de crear dos o tres objetivos de aprendizaje que publique y consulte a lo largo de la reunión.

5. Compartir los elogios

Al comenzar la reunión, elogie a los miembros del equipo por sus logros desde la reunión anterior. Elogiar a los compañeros de equipo da un tono positivo a la reunión y demuestra que usted valora su aportación. Incluso puede iniciar un sistema para que los compañeros de equipo se nominen unos a otros para recibir elogios a lo largo de la semana laboral, y luego anunciar los elogios durante la reunión.

6. 2. Gestiona tu tiempo

Es una buena idea mostrar respeto por tus colegas y su tiempo empezando la reunión a tiempo y terminando cuando dices que lo harás. Sigue el orden del día y deja las preguntas o discusiones adicionales para después de la reunión.

Considere la duración de su reunión. A menudo es mejor que sea más corta, a menos que tenga previsto un seminario extenso. También puede maximizar el tiempo con un almuerzo de aprendizaje. Puede llevar comida de catering y dirigir su reunión mientras sus compañeros de equipo disfrutan de una comida.

7. Añade valor con tu información

Incluya pasos de acción u objetivos de resultados para que la información de su reunión sea relevante para los miembros del equipo. Ofrezca a los miembros del equipo información práctica que puedan utilizar para aumentar su eficacia, desarrollar sus habilidades o alcanzar sus objetivos. Haga que su objetivo sea que cada miembro del equipo salga de la reunión con una nueva herramienta que le ayude a hacer su trabajo.

8. Incorporar diferentes técnicas

Las reuniones pueden convertirse en una rutina, lo que dificulta que los miembros de su equipo se comprometan con su contenido. Para evitarlo, cambia la forma de compartir la información en algunas reuniones.

He aquí algunas ideas para cambiar el estilo de sus reuniones:

  • Vea un vídeo.
  • Invite a un orador.
  • Compartir un libro profesional.
  • Llame a los miembros del equipo.
  • Cambiar el lugar de trabajo.

9. Deje tiempo para el debate

Cuando planifique la dirección de una reunión de equipo, asigne tiempo para el debate. Es importante establecer directrices claras sobre cómo quiere que los miembros del equipo compartan y de cuánto tiempo dispone para esta parte de la reunión. Si empieza a sobrepasar el tiempo, redirija ciertas preguntas para un seguimiento posterior a la reunión. Asegúrate de responder a cualquier pregunta que no haya sido contestada para que los miembros de tu equipo sepan que escuchas y valoras sus comentarios.

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10. Compartir información importante por vía digital

Tanto si celebras una reunión por videoconferencia como en una sala de conferencias, comparte los archivos importantes a través de la red de la empresa. Es posible que quieras crear una plataforma para compartir en la nube las notas, presentaciones y agendas de las reuniones. Algunas empresas cuentan con sistemas de mensajería interna en los que se puede anclar la información a los canales para que los compañeros puedan acceder a los archivos aunque no puedan asistir a la reunión.

11. Pedir feedback de seguimiento

Envía una encuesta digital o un correo electrónico a tus compañeros de equipo pidiéndoles una opinión específica después de la reunión. Es mejor hacer una pregunta sobre un tema determinado de la presentación en lugar de una idea general como «¿qué te pareció la reunión?» Esto también puede ser una buena manera de continuar una discusión que tuvo que ser interrumpida debido al tiempo.

12. Dedique tiempo a la reflexión

Cuando termine de dirigir una reunión de equipo, tómese tiempo para analizar cómo cree que ha ido la reunión. Lea los comentarios y planifique formas de mejorar su próxima sesión. Considere la posibilidad de encontrar un mentor fuera de su propia organización, a través de un grupo de trabajo en red, que le ayude a revisar su estrategia y a compartir ideas para que las futuras reuniones sean más eficaces y atractivas.

Consejos para dirigir las reuniones de equipo en persona frente a las virtuales

Dirigir una reunión virtualmente requiere algunas técnicas diferentes a las de una reunión en persona. He aquí algunas cosas que debe tener en cuenta cuando dirija a su equipo en cualquiera de las dos circunstancias:

Consejos para reuniones virtuales

Estas ideas pueden ayudarte a dirigir reuniones eficaces a través de una videoconferencia:

  • Envía recordatorios de las reuniones. Como no puedes ir a llamar a la puerta de la oficina de alguien para decirle que la reunión está a punto de empezar cuando os reunís virtualmente, utiliza herramientas online para ayudar a los miembros del equipo a recordar que estáis a punto de reuniros. Las alertas del calendario, los recordatorios por correo electrónico y los recordatorios generales a través de los canales de la empresa son buenas formas de enviar un mensaje el día anterior, el día de la reunión y unos minutos antes de la misma.
  • Haz que tu enlace de vídeo sea accesible. Coloque el enlace del vídeo de la reunión en un lugar de fácil acceso para todos los miembros del equipo.
  • Minimizar las distracciones. En las reuniones grandes, silencie a todos los asistentes para que los sonidos incidentales no lleguen a todos los miembros del equipo. Desactive las notificaciones para que los miembros del equipo no puedan ver las actualizaciones de sus mensajes cuando comparta su pantalla. Si no vas a compartir el contenido de la presentación, asegúrate de que el fondo es neutro y de que tienes una buena iluminación.
  • Grabe su reunión. La mayoría de los programas de videoconferencia permiten grabar la reunión, incluidas las conversaciones y las pantallas compartidas. Puede enviarla a los miembros del equipo que no hayan podido estar presentes. También puede utilizarlo para revisar su propia actuación y saber cómo puede mejorar para la próxima reunión que dirija.

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Consejos para las reuniones en persona

Estas ideas pueden ayudarte a dirigir reuniones presenciales eficaces:

  • Fomentar la participación. Dado que las reuniones en persona facilitan la captación de comentarios e ideas de los asistentes, puede hacer partícipes a los miembros del equipo mediante sesiones interactivas.
  • Incorporar la creación de equipos. Las reuniones de equipo en persona son un buen momento para incorporar actividades divertidas que permitan a los miembros de su equipo conocerse fuera de un proyecto de trabajo. Puede ser tan sencillo como un juego de cinco minutos para romper el hielo o una reunión entera dedicada a un proyecto de servicio.
  • Incorporar el tiempo de descanso. Si dirige una reunión de equipo que dura más de una hora, es buena idea dar breves descansos para que los miembros del equipo sigan concentrados en su contenido. Dar a los asistentes tiempo para digerir su información también conduce a conversaciones y sesiones de aprendizaje más productivas.
  • Llevaré bocadillos. Sorprenda a los miembros de su equipo con un pequeño surtido de golosinas que puedan elegir al entrar en la reunión. Para las sesiones matutinas, el café y el té con productos de desayuno como panecillos, yogur y fruta son un comienzo saludable. Las opciones de aperitivos saludables pueden combinarse con una pequeña selección de galletas y dulces para animar a los miembros del equipo a relajarse y disfrutar de su tiempo juntos.