El éxito de un proyecto depende de una amplia planificación para superar los obstáculos y satisfacer los requisitos del proyecto. Los requisitos impuestos por una organización u otras partes interesadas pueden limitar determinados proyectos.
Los gestores de proyectos suelen identificar las limitaciones o restricciones para crear un plan de gestión que implemente estrategias para superar las limitaciones del proyecto.
En este artículo, respondemos a las preguntas más frecuentes sobre las limitaciones más comunes de los proyectos, incluyendo qué son y cómo identificarlas, y ofrecemos soluciones para ayudar a superar las limitaciones del proyecto.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Los gestores de proyectos utilizan conocimientos y herramientas profesionales para desarrollar estrategias para las tareas del proyecto, lo que, a su vez, ayuda a los equipos a comprender los requisitos y objetivos del proyecto. Los gestores de proyectos suelen supervisar las fases de la gestión de proyectos y delegar tareas en los miembros de su equipo para crear contenidos de alta calidad y cumplir los plazos. Las cinco fases de la gestión de proyectos son:
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Concepción: En esta fase se define el objetivo del proyecto y se conceptualizan las posibles tareas a realizar para completarlo con éxito.
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Planificación: En la segunda fase se determina la duración de un proyecto, se identifican los requisitos establecidos por una organización y se desarrollan los pasos de un plan. En esta fase también se examinan las posibles limitaciones del proyecto que hay que abordar.
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Ejecución: La fase de ejecución consiste en poner en marcha un proyecto, delegar tareas en los miembros del equipo y comunicar los planes del proyecto para que los miembros del equipo entiendan las pautas que deben seguir.
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Seguimiento: La fase de seguimiento incluye la evaluación de los avances, la confirmación de que el proyecto se ajusta al presupuesto y la realización de los ajustes necesarios si surgen obstáculos.
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Cierre: El cierre implica la entrega del proyecto a un cliente u organización, la recepción de la aprobación y la evaluación de todo el proceso para encontrar oportunidades de mejora en el futuro.
¿Qué son las restricciones del proyecto?
Las limitaciones del proyecto son factores que pueden influir en la calidad de un proyecto y en el tiempo que se tarda en completarlo. Las restricciones pueden variar en función del propio proyecto y de las partes interesadas o los ejecutivos en un entorno empresarial. Las restricciones del proyecto pueden limitar a los miembros del equipo a la hora de explorar ciertas opciones o estrategias para alcanzar un objetivo, ya que deben seguir unas directrices específicas mientras completan el trabajo. Entender las restricciones del proyecto puede ser útil mientras se desarrolla un plan de acción para ayudar a identificar las necesidades del proyecto para que un equipo pueda alcanzar sus objetivos.
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¿Cómo se identifica una restricción del proyecto?
Para identificar una limitación del proyecto, hable con las partes interesadas o con una organización para establecer sus expectativas sobre el proyecto y evaluar sus recursos. Las expectativas del proyecto de las partes interesadas pueden proporcionar un esquema de las necesidades del proyecto, como materiales y equipos. Esto puede ayudarte a determinar el presupuesto y el calendario de un proyecto.
Por ejemplo, si una organización le pide que organice un evento con proveedores que sólo figuran en la lista de proveedores preferidos y quiere que el evento cueste menos de 2.000 dólares, puede identificar los recursos como una limitación, ya que hay proveedores específicos que puede utilizar. Los proveedores podrían tener una disponibilidad reducida o menos recursos durante su evento. Otra limitación que puede identificar es el coste, ya que tiene un presupuesto estricto.
¿Por qué es importante identificar las limitaciones del proyecto?
Es importante identificar las limitaciones del proyecto durante la fase de planificación de la gestión del mismo. Las limitaciones pueden dar una idea de los posibles obstáculos y permitirle crear un plan de gestión de proyectos eficaz que satisfaga los requisitos de un empleador o una parte interesada. Un equipo de proyecto suele utilizar un plan de gestión de proyectos como guía para cumplir los plazos, comprender sus funciones y completar adecuadamente las tareas utilizando los requisitos del proyecto.
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¿Cuáles son las limitaciones habituales de los proyectos?
He aquí una lista de cinco limitaciones comunes de los proyectos y cómo pueden influir en ellos:
1. Tiempo
Los proyectos suelen tener un conjunto de directrices y plazos claros y concisos establecidos por un director de proyecto o una organización. El tiempo es una limitación del proyecto que muchos gestores tienen en cuenta al planificar y ejecutar un proyecto. A menudo es esencial que un proyecto cumpla sus plazos para contribuir al éxito y evitar costes adicionales que puedan afectar al presupuesto establecido.
Un gestor de proyectos elabora una estimación del calendario del proyecto y determina el tiempo que debe dedicarse a cada tarea. También predice los obstáculos a los que puede enfrentarse el equipo durante el proyecto y diseña soluciones.
Por ejemplo, una organización establece un plazo para que un equipo de marketing cree una nueva campaña publicitaria en las redes sociales. Algunos de los requisitos de la organización incluyen el uso de herramientas de software específicas y un presupuesto de 1.000 dólares.
Después de revisar los requisitos y los plazos, pueden crear una estimación del calendario y delegar las tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades y eficiencia. La campaña publicitaria se lanza en las redes sociales y cumple el plazo previsto.
2. Coste
El coste es una de las principales limitaciones que debe tener en cuenta un gestor de proyectos al elaborar un plan de gestión y diseñar un presupuesto rentable. Estimar el coste antes de establecer un plan es esencial para entender qué gastos hay que incluir en un presupuesto.
Esto puede permitirle comparar y controlar los gastos a lo largo del proyecto para medir el progreso. Es importante controlar y gestionar los costes a lo largo de todas las fases de un proyecto para evaluar cualquier obstáculo que pueda afectar al presupuesto. Esto puede permitir a un gestor de proyectos aplicar estrategias para mejorar los planes, de modo que el proyecto llegue a su fin en la fecha prevista y se mantenga dentro del presupuesto.
3. Alcance
Los alcances del proyecto implican la planificación y determinación de lo que necesita un proyecto para entregar un producto. Los alcances suelen describir cada parte de un proyecto, incluido el objetivo del mismo, las tareas específicas, los plazos, los presupuestos, los materiales y los recursos. El alcance del proyecto también define las expectativas de una parte interesada e incluye la forma en que ésta planea que el proyecto tenga éxito.
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4. Calidad
Los gestores de proyectos suelen considerar la calidad como una limitación del proyecto, ya que implica la evaluación de un producto para determinar si el resultado del proyecto cumple las expectativas establecidas en la fase de planificación. Un proyecto exitoso cumple los requisitos de calidad y evita que otras limitaciones del proyecto afecten a la calidad. El coste, el tiempo y el alcance son limitaciones del proyecto que pueden influir en su calidad. Un cambio en cualquiera de estas limitaciones puede afectar a la calidad de un producto.
5. Recursos
Los recursos suelen estar relacionados con las limitaciones de costes. Los recursos pueden incluir a los miembros del equipo, el equipo, el presupuesto y los materiales. Por ejemplo, si una empresa de construcción está trabajando en la construcción de un nuevo hotel, puede necesitar un equipo específico como una grúa o materiales como el cemento.
Antes de empezar el proyecto, los gestores pueden evaluar si los miembros del equipo tienen el equipo que necesitan para tener éxito. Si hay una cantidad reducida de cemento disponible, el gestor de proyectos identifica esta limitación y crea una estrategia para superarla de modo que la empresa pueda alcanzar sus objetivos.
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¿Qué soluciones hay para superar las limitaciones del proyecto?
Las soluciones a las restricciones del proyecto a veces implican la eliminación de múltiples restricciones. Las limitaciones de tiempo suelen implicar limitaciones de calidad y las limitaciones de costes pueden implicar también limitaciones de recursos. A continuación se presentan ejemplos de soluciones a las restricciones más comunes de los proyectos:
Tiempo
Las limitaciones de tiempo a menudo pueden afectar a la calidad de un producto o a la limitación de la calidad. La aplicación de estrategias eficaces de gestión del tiempo puede ayudar a superar una limitación de tiempo para garantizar la calidad de un producto.
Para desarrollar una estrategia eficaz, es importante tener en cuenta el objetivo del proyecto y los plazos del mismo para garantizar que el producto cumple los estándares de calidad establecidos por las partes interesadas. Esta información puede ayudarle a diseñar una estrategia que promueva la realización de tareas de forma eficiente para producir un trabajo de calidad en un plazo determinado.
Por ejemplo, un director de proyecto supervisa todas las partes de un proyecto para garantizar que una nueva aplicación de software sea fiable y funcional. El plazo es de 60 días, por lo que el director del proyecto delega las tareas en los miembros del equipo en función de las estimaciones de plazo y tiempo.
Un miembro del equipo se pone enfermo y no puede realizar las tareas previstas en el plan del proyecto. El director del proyecto puede poner en práctica una estrategia de gestión del tiempo que implique crear plazos estrictos para la entrega de tareas y delegar una tarea adicional a cada miembro del equipo para garantizar que el proyecto cumpla el plazo.
Coste
Los presupuestos y el control de costes son fundamentales para gestionar la limitación de costes del proyecto. Establecer un presupuesto puede ayudarle a determinar los métodos de control de costes cuando surjan obstáculos financieros. Para crear un presupuesto y superar las limitaciones de costes, es esencial entender cómo estimar los costes para poder crear una solución para las limitaciones de costes. Estos son algunos de los factores que puede utilizar para estimar los costes con precisión:
- Recursos: Comprender los costes de mano de obra, materiales y equipos
- Datos anteriores: Referirse a los costes de un proyecto similar ejecutado en el pasado
- Paramétrico: Identifica el coste de una variable paramétrica como una unidad y determina el número de unidades que requiere un proyecto
Alcance
Los planes de gestión de proyectos suelen definir el alcance de un proyecto, incluyen todos los requisitos del mismo y el aspecto que debe tener el producto al final del proyecto. Para eliminar las limitaciones del alcance, asegúrese de que todos los miembros del equipo del proyecto comprenden el objetivo del mismo, los requisitos del proyecto, los plazos, sus funciones y las expectativas de las partes interesadas sobre el resultado. Puede crear un documento de alcance para entregarlo a los miembros del equipo y ayudar a eliminar la confusión sobre las tareas y las funciones del proyecto.