Una lista de control de incorporación puede ser un recurso valioso a la hora de dar la bienvenida a los nuevos trabajadores a su plantilla. Al mantener a todo el mundo en la tarea y proporcionar una documentación útil más adelante, las listas de control de incorporación le ayudan a usted, a su empresa y al nuevo empleado a mantenerse organizados. Las incorporaciones son específicas de una empresa y de un sector en cuanto a la información que se requiere o se incluye.
En este artículo, hablamos de la incorporación, describimos los pasos para crear una lista de comprobación y ofrecemos una plantilla con un ejemplo.
¿Qué es el onboarding?
El proceso de presentación y orientación de los nuevos empleados en una empresa se conoce como onboarding. Ayuda a los nuevos empleados a aclimatarse al entorno de trabajo de forma que se minimice el tiempo de retención y se les presente la cultura de la empresa y sus responsabilidades laborales individuales.
Relacionado: Cómo convertirse en director de recursos humanos: Funciones, salario y requisitos de la carrera
Cómo crear una lista de control de incorporación
Siga estos pasos para crear una lista de control de incorporación eficaz y completa:
- Evaluar las necesidades de la función.
- Separe la lista de comprobación en secciones.
- Crear una lista de comprobación de los elementos previos a la contratación.
- Determine las tareas para su primer día.
- Designe responsabilidades para su primera semana.
- Compruébelo después de su primer mes.
1. Evaluar las necesidades del puesto
Antes de comenzar la lista de comprobación, determine si su empresa ya ha establecido los requisitos para la función. Hable con las personas que actualmente desempeñan la función, si están disponibles, y hágales preguntas básicas sobre su proceso de incorporación, como la información que recibieron durante sus primeras semanas. Si la función aún no existe en su empresa, investigue las ofertas de empleo para ver qué habilidades y cualificaciones tienen otras empresas para el puesto.
2. Separe la lista de comprobación en secciones
Para aumentar la eficacia y la organización, considere la posibilidad de dividir su lista de comprobación en diferentes secciones para cada etapa del proceso de incorporación. Es posible que las secciones necesarias varíen en función de la función y del proceso exacto de incorporación que siga su empresa, pero preparar objetivos para el primer día, semana y mes es un buen punto de partida.
3. Elabore una lista de comprobación de los elementos previos a la contratación
Su primera sección importante debe cubrir las necesidades previas a la contratación. Esto incluye la preparación de la documentación que recoge la información básica del nuevo empleado, como su nombre completo, la fecha de contratación, los datos de contacto y cualquier otra información requerida por su empresa. Entre los formularios adicionales que suelen ser necesarios en este paso se encuentran el W-4, el I-9, los formularios de seguro, los formularios de depósito directo y un acuerdo de no divulgación. Considere la posibilidad de utilizar sistemas de gestión específicamente diseñados para la incorporación de personal para ayudar a organizar este proceso.
Reúnase con la persona asignada como supervisor del nuevo empleado. Discuta el papel junto con cualquier proyecto u otros objetivos previstos para ellos. Tome nota de todos los puntos de la discusión y diríjalos a la nueva persona contratada, ya sea verbalmente o a través de documentación complementaria.
Prepare el puesto de trabajo del empleado y asegúrese de que tiene todo lo que necesita para su trabajo, como un teléfono, un ordenador y suministros básicos. Déle acceso a todas las herramientas de la empresa que necesite, como la información de acceso al software de la empresa, las contraseñas del Wi-Fi, una lista de correos electrónicos de los compañeros de trabajo y los números de teléfono de la oficina. Cree la información de inicio de sesión para el correo electrónico de la empresa, el nombre de usuario del empleado, la línea telefónica de la empresa y cualquier otra cuenta necesaria para la función.
La última parte de esta lista de comprobación consiste en preparar un paquete de beneficios. Explique cómo financia la empresa el puesto, enumere sus opciones de beneficios disponibles y ofrezca detalles sobre el presupuesto del departamento para que el nuevo contratado entienda sus expectativas salariales y sus oportunidades de promoción.
4. Determine las tareas para su primer día
En su primer día, dé la bienvenida formal al equipo a la nueva persona contratada. Explique algunas de las expectativas y los objetivos de su función utilizando la información que haya obtenido de su supervisor. Preséntele a los miembros del personal que necesite conocer inmediatamente, incluidos los supervisores y los miembros directos del equipo.
Dé al nuevo empleado una visita completa al lugar de trabajo. Esto incluye zonas como la cocina, la recepción, el baño más cercano, la oficina de recursos humanos y el despacho de su jefe. Muéstrale también la ubicación de tu espacio de trabajo.
Haz que empiecen su jornada dándoles el material de formación necesario. Algunas empresas tienen sus propios programas de formación, mientras que otras utilizan tutoriales en línea. Dales la información de acceso que necesiten para empezar.
Presente al nuevo empleado la cultura de su empresa y establezca sus expectativas diarias. Por ejemplo, explíqueles cuándo deben presentarse a trabajar, dónde deben aparcar y cómo acceder al edificio. Incluso si lo has discutido en la etapa de la entrevista, reitera también el código de vestimenta de la empresa.
Elija a un miembro del equipo de alto rendimiento para que sea el mentor del nuevo empleado. Esta persona les guía a lo largo de las primeras semanas o meses de trabajo y les muestra los detalles sobre lo que necesitan saber para su trabajo.
Reserve tiempo para llevar al nuevo empleado a comer. Traiga también a su supervisor si está disponible. Durante el almuerzo, mantenga una conversación informal y considérelo como una forma de conocer al nuevo empleado a un nivel más personal o informal.
Relacionado: Guía de 7 pasos para crear un programa de formación eficaz
5. Designe responsabilidades para su primera semana
Durante su primera semana, asigne al nuevo empleado un proyecto específico. Asignarles una tarea de este tipo les ofrece experiencia práctica en el lugar de trabajo y les ayuda a comprender mejor su función en la empresa. También les aleja de la formación que están recibiendo y les da una oportunidad real de trabajar. Define una fecha clara de presentación o entrega, y asegúrate de que te entregan el proyecto a ti o a otra persona supervisora. Evalúa los resultados de su proyecto cuando sea necesario.
Establezca expectativas específicas para el próximo mes y describa dónde quiere que estén en cuanto a rendimiento o tareas completadas. Si no está familiarizado con su función, eche un vistazo a la descripción de su trabajo, elabore un plan para su desarrollo y establezca objetivos en consecuencia.
Concierte una reunión con el nuevo empleado y su director o un miembro del equipo de recursos humanos para revisar su documentación. Asegúrese de que han entregado todos los formularios requeridos y presente los formularios adicionales que sean necesarios. Anímales a hacer preguntas y guíales en el papeleo pendiente.
6. Compruebe con ellos después de su primer mes
Al final del primer mes, planifique una reunión de control. Aproveche para abordar cualquier pregunta o preocupación que pueda tener el empleado. Si es necesario, ofrezca una crítica constructiva sobre cómo pueden mejorar su trabajo y alcanzar y superar los objetivos.
Explique los objetivos a largo plazo con el empleado y establezca las expectativas de dónde encaja en la empresa o dónde quiere que esté. Esto les ayuda a sentirse más seguros en su nuevo papel y les permite comprender mejor los objetivos de la empresa.
Es especialmente importante animarles a interactuar con el equipo. Organice actividades de creación de equipos tanto dentro como fuera del espacio de trabajo. Por ejemplo, fije una fecha para que el equipo almuerce en un restaurante o local de ocio. Dé a los miembros del equipo la oportunidad de interactuar con el nuevo empleado en un entorno más informal. A medida que se vayan conociendo, también podrán trabajar mejor juntos.
Plantilla de lista de comprobación de incorporación
Consulte la siguiente plantilla para crear su propia lista de comprobación de nuevas contrataciones:
| Nombre del empleado: Identificación del empleado: Correo electrónico de los empleados: |
||
|---|---|---|
| Fecha de inicio: | ||
| Lista de comprobación previa a la contratación | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Preparar el papeleo | ||
| Reunión con el supervisor | ||
| Preparar el puesto de trabajo de los empleados | ||
| Crear cuentas | ||
| Preparar un paquete de beneficios | ||
| Lista de control del primer día | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Dar la bienvenida al nuevo empleado | ||
| Preséntales al equipo | ||
| Dar una visita completa a la oficina | ||
| Asignar material de formación | ||
| Fijar las expectativas sobre la cultura de la empresa | ||
| Asignar un mentor | ||
| Llevar a los nuevos contratados a comer | ||
| Lista de control de la primera semana | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Asignar un proyecto | ||
| Evaluar el proyecto | ||
| Establecer las expectativas para el mes siguiente | ||
| Programar una reunión con el nuevo empleado y RRHH | ||
| Lista de control del primer mes | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Programar la reunión de control | ||
| Discutir los objetivos a largo plazo | ||
| Programar una actividad de creación de equipos |
Relacionado: 11 elementos que debe incluir en su lista de verificación de nuevas contrataciones
Ejemplo de lista de control de incorporación
Este es un ejemplo de lista de control de incorporación utilizando la plantilla anterior:
| Nombre del empleado: Victor Sevigny Identificación del empleado: 0035689 Correo electrónico de los empleados: vsevigny@ccofficeworks.com |
||
|---|---|---|
| Fecha de inicio: 16/03/2020 | ||
| Lista de comprobación previa a la contratación | ||
| CATEGORÍA | FINALIZACIÓN | NOTAS |
| Preparar el papeleo | X | |
| Reunirse con el supervisor | X | |
| Preparar el puesto de trabajo de los empleados | X | |
| Crear cuentas | Incompleto | No se puede asegurar el acceso al software de formación |
| Preparar un paquete de beneficios | X | |
| Lista de control del primer día | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Dar la bienvenida a la nueva contratación | X | |
| Presentarlos al equipo | El supervisor no estaba disponible para la reunión—reprogramada para la próxima semana | |
| 2. Dar una visita completa a la oficina | X | |
| Asignar material de formación | X | Acceso al software de formación adquirido |
| Establezca expectativas sobre la cultura de la empresa | X | |
| Asignar un mentor | X | Asignado Aisha Kaur |
| Llevar a comer a los nuevos empleados | X | |
| Lista de control de la primera semana | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Asignar un proyecto | X | Asignación: Investigar un nuevo competidor |
| Evaluar el proyecto | X | Investigación precisa y útil con fuentes. Completó un trabajo excelente. |
| Establecer las expectativas para el mes siguiente | X | |
| Programar una reunión con el nuevo empleado y con RRHH | X | Rellenar el formulario de prestaciones durante la reunión |
| Lista de control del primer mes | ||
| CATEGORÍA | COMPLETACIÓN | NOTAS |
| Schedule check-in meeting | X | Victor is a great addition to the team. Works well with Aisha |
| Discuss long-term goals | X | |
| Schedule a team-building activity | X | Taking the team bowling after work |