Cómo elaborar una lista de control de la gestión de proyectos en 12 pasos

El trabajo de un proyecto suele implicar a una serie de trabajadores, equipos, tareas y otros componentes. Una lista de comprobación para la gestión de proyectos puede ayudar a garantizar que todos los trabajadores de un trabajo se mantengan en la tarea, terminen sus asignaciones a tiempo y entiendan cómo sus contribuciones afectan al resultado. Una lista de control de proyectos puede ayudarle a seguir y gestionar el progreso de su proyecto.

En este artículo, analizamos qué es una lista de control de gestión de proyectos, por qué son importantes las listas de control de proyectos y cómo elaborar una lista de control de gestión de proyectos con ejemplos.

¿Qué es una lista de control de gestión de proyectos?

Una lista de control de gestión de proyectos se utiliza para enumerar todas las actividades, los plazos, los recursos y los objetivos necesarios para finalizar un proyecto. Los gestores de proyectos, los jefes de equipo y los supervisores suelen emplear listas de control de gestión de proyectos para organizar y supervisar las fases de un proyecto.

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¿Por qué es importante una lista de comprobación para la gestión de proyectos?

Las listas de comprobación para la gestión de proyectos pueden proporcionar al líder de un proyecto de empresa o departamento muchas ventajas, entre ellas

  • Gestionar múltiples responsabilidades al mismo tiempo: Los jefes de proyecto suelen supervisar a varios empleados, equipos, entregables, subtareas y demás. Una lista de control ayuda a los jefes de proyecto a hacer un seguimiento simultáneo de todas las personas y tareas que contribuyen al proyecto.

  • Aportar claridad sobre el punto de partida: Los proyectos pueden tener muchas subtareas, lo que puede dificultar que algunos empleados sepan qué hacer primero. Una lista de control ofrece a los jefes de proyecto una mayor capacidad para asesorar a los miembros del equipo sobre qué tareas deben completar, en qué orden y con qué método.

  • Minimizar los riesgos potenciales: Las listas de control de la gestión de proyectos pueden permitir a los responsables pensar con antelación en las diferentes tareas y asignaciones de un proyecto. Esto significa que se pueden reducir los riesgos de forma proactiva antes de que se conviertan en problemas.

  • Gestionar eficazmente los recursos: Una lista de control de la gestión de proyectos puede ayudarle a planificar por adelantado la asignación de tiempo, dinero y otros recursos.

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Cómo elaborar una lista de comprobación de la gestión del proyecto

He aquí 12 pasos para ayudar a los gestores de proyectos, jefes de equipo, supervisores y otros líderes de proyectos a crear listas de control eficaces para la gestión de proyectos:

1. Investigar el proyecto

Antes de elaborar su lista de comprobación, investigue sobre su proyecto. Familiarícese con los informes del sector, las estrategias de los proyectos, los registros sobre proyectos anteriores que haya realizado su equipo y otros documentos o información relevantes. Conozca los logros anteriores en el ámbito de su proyecto, tanto si esos logros se han producido en su empresa como en el sector en general.

2. Conocer a las partes interesadas

Conozca las prioridades, los intereses y las expectativas de los interesados en el proyecto. Las partes interesadas del proyecto incluyen tanto a los profesionales que participan activamente en su desarrollo como a los que se ven afectados por los resultados finales del proyecto. Dependiendo del proyecto en particular, estas partes interesadas del proyecto pueden ser:

  • Inversores
  • Líderes de otros departamentos o equipos
  • Clientes
  • Empleados implicados en el proyecto
  • Contratistas
  • Proveedores
  • Líderes o gestores de la empresa

Si es posible, conversa con todas las partes interesadas del proyecto. Reunirte con estas partes interesadas puede proporcionarte una comprensión más profunda de cómo influye cada una de ellas en la trayectoria o el resultado del proyecto.

3. Conocer los requisitos del proyecto

Averiguar con antelación los requisitos específicos de cada componente del proyecto. Comprender los factores relacionados con el proyecto que podrían indicar el éxito. Dependiendo del tipo de proyecto y de su empresa, varias tareas pueden tener requisitos numéricos o de datos, como las especificaciones de las pruebas o el número de entregables. Anótelos en su documentación sobre los requisitos del proyecto.

4. 1. Diseñar la visión del proyecto

Elabore una declaración de la visión del proyecto, a veces también llamada carta del proyecto. La visión del proyecto debe explicar de forma concisa cuál es el objetivo general del proyecto y cómo funcionan todos los elementos del mismo. Aunque la mayoría de las declaraciones de la visión del proyecto sólo tienen unas pocas frases, algunas pueden ser más largas para transmitir ideas más complejas o exhaustivas.

A medida que escriba la visión de su proyecto, piense en la:

  • Ambiciones futuras de su equipo y empresa en relación con este proyecto
  • Los objetivos principales del proyecto
  • Partes interesadas en el proyecto
  • Efectos potenciales o deseados en el mercado en relación con este proyecto
  • Cronograma general del proyecto

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5. Establezca los objetivos del proyecto

Cree las metas y los objetivos del proyecto. Diseñe objetivos ambiciosos, pero también alcanzables. Los objetivos deben tener en cuenta los recursos existentes o asignados, incluido el tiempo del que se dispone para terminar el proyecto. Puede ser útil desarrollar objetivos con los principios SMART, es decir, que tus objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un tiempo determinado. Con cada objetivo y meta, intenta transmitir:

  • Cómo ayuda este componente a los objetivos generales de su empresa
  • Qué problema intenta resolver tu equipo
  • Cómo puede beneficiarse su equipo o sus clientes de la realización de esta tarea

6. Crear el plan del proyecto

El plan del proyecto es un documento exhaustivo que describe el alcance, los objetivos, la visión y las tareas generales del proyecto. Los planes de proyecto también profundizan en factores como:

  • Flujos de trabajo
  • Actividades
  • Dependencias, o tareas que deben terminarse antes de otras tareas
  • Recursos
  • Calidad
  • Calendarios

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7. Haga un presupuesto

El presupuesto de un proyecto estima todos los gastos relacionados con el mismo, incluidos los costes directos y los indirectos. Los costes directos están relacionados con la realización de un bien o tarea concretos, como los salarios, el software, el transporte, los materiales y la investigación. Los costes indirectos son gastos adquiridos a lo largo del proceso que no están específicamente relacionados con el proyecto, como el alquiler de oficinas, los servicios públicos o los derechos de licencia. El presupuesto debe mostrar en qué momento del proyecto es probable que se produzca cada coste.

8. Planificar el uso de los recursos

Asigne tareas a cada persona que participe en el proyecto en función de sus habilidades, su nivel de experiencia y su función dentro de la empresa. Es posible que ya conozca a todos los empleados que participan en el proyecto y que sólo tenga que asignarles responsabilidades específicas. Otras veces, puede que tenga que determinar qué empleados de la empresa deben participar en el proyecto.

Planifique también la asignación de otros recursos, como equipos, programas informáticos, materiales de producción u horarios. Si observa un déficit de recursos o un conflicto de programación, es posible que tenga que cambiar la distribución de recursos, contratar a contratistas o hacer un pedido de inventario.

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9. Establezca el calendario del proyecto

Cree un calendario del proyecto que estime la duración de cada componente del proyecto. Conocer la duración de los distintos elementos del proyecto, así como las tareas que deben completarse antes que otras, puede ayudarle a predecir con mayor precisión el calendario general del proyecto. Indique cómo llevar a cabo cada tarea en el calendario del proyecto, como el método a aplicar o los empleados a los que hay que involucrar. A medida que se inician los distintos aspectos del proyecto, es posible que tenga que actualizar el calendario del proyecto para reflejar los cambios o las novedades.

10. Crear un plan de comunicación

Un plan de comunicación del proyecto ayuda a que todos los profesionales implicados en el proyecto se comuniquen eficazmente sobre las actualizaciones, los éxitos y las alteraciones del proyecto. Dependiendo del número de personas implicadas en el proyecto, el tipo de proyecto, la duración del mismo y otros factores relacionados, el plan de comunicación puede incluir

  • Revisiones semanales con las personas que trabajan en el proyecto
  • Reuniones quincenales con todo el equipo o con los jefes de equipo
  • La puesta en marcha del proyecto, o la primera reunión con todos los implicados en el proyecto
  • Correos electrónicos regulares con actualizaciones del proyecto a las partes interesadas
  • Métodos para documentar todos los métodos de comunicación

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11. Reducir los riesgos

Minimice las posibles responsabilidades, accidentes o peligros de su proyecto con un plan de gestión de riesgos. Un plan de gestión de riesgos identifica los riesgos del proyecto, analiza la probabilidad de que se produzcan y detalla las estrategias para evitarlos o reducir sus efectos de forma proactiva.

12. Lleva un control del progreso

Una vez iniciado el proyecto, supervise las distintas tareas, asignaciones y plazos del mismo. Guarde el plan del proyecto en la misma carpeta digital o física que los demás documentos relativos al proyecto, como los informes de trabajo, los registros de tiempo o las notas de las reuniones. Para ayudar a que todas las personas involucradas en el proyecto estén al tanto de su progreso y evolución, actualice el calendario del proyecto, la declaración de visión u otros documentos según sea necesario.

Ejemplos de una lista de control de gestión de proyectos

Los elementos exactos de la lista de comprobación de la gestión de proyectos pueden variar en función del tipo de proyecto, las partes interesadas, el calendario y otros factores. He aquí algunos ejemplos de elementos que puede incluir en su lista de control de gestión de proyectos:

  • Definir la necesidad del proyecto
  • Investigar proyectos anteriores relacionados y desarrollos de la industria
  • Conozca los requisitos y especificaciones del proyecto
  • Crear y firmar la declaración de visión del proyecto
  • Escriba los objetivos del proyecto
  • Calcula los futuros beneficios del proyecto para los clientes, los miembros del equipo o tu empresa
  • Entender las expectativas de los principales interesados
  • Buscar patrocinadores para el proyecto
  • Crear un plan de proyecto que pueda modificarse a medida que se inicien o finalicen los distintos componentes del proyecto
  • Hacer un presupuesto realista
  • Asigne a los profesionales funciones y responsabilidades específicas del proyecto
  • Determinar estrategias de comunicación, como correos electrónicos o reuniones periódicas
  • Haga un calendario del proyecto que muestre los plazos de todos los componentes del proyecto
  • Completar y presentar regularmente informes de proyectos o actualizaciones de estado
  • Planificar cómo mitigar o evitar los riesgos
  • Actualice regularmente los registros de gestión
  • Dar el visto bueno a los entregables a medida que los empleados los completan