Los vendedores organizan el proceso de envío utilizando un albarán para describir el contenido de cada paquete. Dado que los envíos implican una multitud de procedimientos, las empresas deben organizarse para cumplir rápida y correctamente los pedidos de los clientes. Si sabe cómo utilizar un albarán, podrá aumentar su eficacia a la hora de enviar paquetes a los clientes.
En este artículo, analizamos la función de un albarán y las ventajas que puede aportar tanto a los vendedores como a los consumidores.
¿Qué es un albarán?
Los albaranes, también llamados cartas de porte, listas de empaquetado o listas de envío, se utilizan para hacer un seguimiento de los artículos incluidos en un envío. Este documento se coloca en el interior del paquete antes de su envío e incluye una lista de todos los artículos. Los albaranes incluyen información fundamental, como las fechas de los pedidos, los números de pedido y las direcciones de los clientes, que los departamentos de envíos y los clientes utilizan para garantizar la exactitud de los pedidos.
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Ventajas de utilizar un albarán
Un albarán proporciona a las empresas y a los consumidores varias ventajas, entre ellas:
Integridad de los envíos
Antes de cerrar un paquete, el departamento de envíos de una empresa puede comprobar el albarán del pedido para asegurarse de que todos los artículos están dentro del paquete. Esto ayuda al transportista a asegurarse de que el paquete contiene la cantidad y el tipo correctos de artículos que el cliente pidió. Es importante que las empresas se aseguren de la integridad de un pedido antes de enviar un paquete para mantener la calidad de sus servicios.
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Capacidad para dividir los pedidos
Los albaranes pueden ser útiles si una empresa necesita dividir el pedido de un cliente en varios paquetes o envíos. Esto se debe a que los albaranes documentan la cantidad y la ubicación de los artículos de un pedido. Mediante el uso de un albarán, el vendedor puede mantenerse organizado y controlar qué artículos están en cada paquete, junto con la fecha de envío de cada artículo a los clientes. Esto ayuda a las empresas a asegurarse de que envían los artículos correctos en cada paquete para que los clientes reciban sus pedidos completos.
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Satisfacción del cliente
Los clientes pueden utilizar los albaranes para asegurarse de que han recibido todo lo que han pedido a una empresa, lo que puede contribuir a su satisfacción. Un albarán contiene una lista detallada del contenido de un paquete, que puede recordar al comprador qué artículos ha comprado. Además, si falta algún artículo, el cliente puede utilizar el albarán para identificar los productos que faltan y permitir al vendedor resolver el problema.
Qué incluir en una tarjeta de visita
A la hora de crear una ficha de presentación, hay que incluir ciertos datos, como:
Información de envío
La información de envío incluye los datos de contacto del destinatario, la dirección de envío, la dirección de devolución y la fecha de envío. Incluir esta información en el albarán puede ser útil si hay algún problema durante el transporte. Esto también puede ayudar a los vendedores a asegurarse de que envían los paquetes a los clientes y direcciones correctos.
Lista de elementos
En un albarán, es importante incluir una lista detallada de lo que se envía para que el cliente se asegure de que su paquete contiene todos los artículos de su pedido. También puede incluir otros detalles útiles como los números de los artículos y el peso del paquete. Por ejemplo, un paquete que contenga material de oficina podría indicarse:
- Tres cajas de bolígrafos
- Una resma de papel
- Cuatro cajas de clips
- Una grapadora
- Dos cajas de grapas
Artículos que faltan
Si una empresa no puede enviar ciertos artículos, es una buena idea que la empresa enumere estos artículos en el albarán. Esto puede ayudar a los clientes a entender por qué no han recibido un determinado artículo que han pedido en sus paquetes. Por ejemplo, si algunos artículos del pedido de un cliente están agotados, puede indicarlo en el albarán para que el cliente sea consciente de la falta de artículos y pueda volver a comprarlos más adelante.
Número de inventario
También puede incluir números de inventario en un albarán. Un número de inventario es un número único que una empresa utiliza para identificar un producto dentro de su sistema de inventario interno. Dos tipos comunes de números de inventario que puede utilizar son la unidad de mantenimiento de existencias (SKU) y el Código Universal de Producto (UPC).
Al tratar de localizar un artículo dentro de un almacén, un expedidor suele utilizar el número de inventario dentro de su software de gestión de inventario para encontrar la ubicación exacta. Si hay un problema con un paquete enviado, el cliente puede utilizar el número de inventario del albarán para ayudar al vendedor a identificar rápidamente el artículo perdido o dañado.
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Número de resbalones
Cuando hay varios paquetes para un mismo pedido, puede ser útil que la empresa indique el número de albarán en cada uno de ellos. El número de albarán ayuda al expedidor a identificar qué paquetes forman parte del mismo pedido. Por ejemplo, una empresa puede asignar un único número de albarán a un pedido de un cliente y luego dividirlo en tres paquetes. En este caso, la empresa utilizaría un albarán para cada paquete e incluiría el número de albarán en cada uno de ellos para mostrar que estos paquetes forman parte del mismo pedido.
¿En qué se diferencian los albaranes de las órdenes de compra?
Hay varias diferencias entre un albarán y una orden de compra. Una de ellas es que la orden de compra detalla las condiciones de pago de un pedido, mientras que el albarán contiene información sobre el tipo y la cantidad de artículos de un pedido. Los vendedores también suelen registrar las órdenes de compra en una base de datos, mientras que envían los albaranes a los clientes dentro de sus paquetes.
Además, las empresas utilizan las órdenes de compra principalmente con fines financieros, como el seguimiento de los importes de las ventas, mientras que los albaranes ayudan a garantizar que una empresa envía los pedidos correctamente. Esto se debe a que las órdenes de compra suelen contener información como el precio de cada artículo y el importe total de la venta, mientras que el albarán sólo registra el número de artículos.