Cómo utilizar las listas de tareas en la gestión de proyectos

Al igual que las listas de tareas, las listas de tareas organizan los deberes y pasos individuales de un proyecto. Estas listas, creadas a menudo por un gestor de proyectos, ayudan a los empleados a mantenerse centrados y productivos. Si usted es un jefe de equipo o gerente, el uso de esta herramienta de organización puede ayudar a aumentar la calidad del trabajo de su equipo y la velocidad de trabajo.

En este artículo, definimos las listas de tareas en la gestión de proyectos, discutimos su uso y beneficios y compartimos los pasos y consejos sobre cómo utilizar una lista de tareas en la gestión de proyectos.

PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos

¿Qué es una lista de tareas en la gestión de proyectos?

Una lista de tareas es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los profesionales a realizar un seguimiento de las tareas de su equipo. Las listas de tareas suelen incluir información como el contacto principal del proyecto, los profesionales que trabajan en él y su plazo y estado de actualización.

Los gestores y jefes de equipo suelen crear estas listas al inicio del proyecto y vuelven a consultar a todas las personas implicadas en la tarea para asegurarse de que incluye los detalles correctos. El formato de una lista de tareas puede depender del tamaño del proyecto. Para un proyecto de mayor envergadura, la lista de tareas puede incluir más detalles y un calendario específico, pero una lista de tareas para un proyecto pequeño puede parecerse a una lista de tareas.

¿Cuándo debe utilizar una lista de tareas?

Las listas de tareas pueden ayudar a los profesionales que trabajan en cualquier proyecto de varios pasos. Estas listas son especialmente útiles cuando se trabaja en un equipo de profesionales, ya que ayudan a organizar y aclarar las responsabilidades de cada empleado en relación con el proyecto.

Esta herramienta de gestión de proyectos también hace que los objetivos y los plazos parezcan más alcanzables al separar cada etapa del proyecto en tareas más sencillas. Las listas de tareas permiten a los profesionales centrarse en los pequeños detalles de un proyecto sin arriesgarse a cumplir un plazo, lo que puede dar lugar a un trabajo de mayor calidad.

Separar el proyecto en tareas individuales también permite a los profesionales reflexionar sobre cada etapa del proyecto para entender mejor su proceso y crear ideas para mejorar la eficiencia. Por ejemplo, si una empresa de catering elabora una lista de tareas para servir una comida, puede darse cuenta de que sus empleados pasan la mayor parte de la duración del proyecto preparando los ingredientes para la comida. Saber esto puede llevar a tomar ciertas decisiones de contratación o a implementar prácticas más eficientes.

Ventajas de utilizar una lista de tareas

Una lista de tareas es una herramienta de organización que ayuda a los equipos de profesionales a reducir los errores en su trabajo y contribuye a mejorar la eficacia de un proyecto. He aquí una lista de algunas ventajas que puede ofrecer una lista de tareas:

  • Aumenta la productividad: Al utilizar una lista de tareas, los profesionales suelen saber exactamente lo que sus jefes esperan de ellos. Tener este conocimiento puede ayudar a los profesionales a mantenerse centrados en su trabajo, permitiendo una mayor productividad.
  • Permite la delegación: Muchas listas de tareas permiten a los profesionales trabajar simultáneamente en el mismo proyecto. Para ello, los directivos delegan una tarea específica a cada profesional, lo que puede mejorar la velocidad de producción del equipo.
  • Mejora la eficiencia: El uso de una lista de tareas garantiza que los equipos aprovechen al máximo su tiempo y sus recursos. Como los directivos pueden delegar tareas y los profesionales pueden trabajar en diferentes secciones del mismo proyecto al mismo tiempo, los equipos suelen completar los proyectos con mayor eficacia.
  • Prioriza las tareas: Compartir una lista de tareas ayuda a los equipos de profesionales a considerar la prioridad de las tareas individuales en relación con las demás tareas de la lista. Esto garantiza que los profesionales completen las tareas individuales dentro de sus plazos, permitiendo al mismo tiempo que el proyecto avance sin problemas.
  • Hacer un seguimiento del progreso: Como las listas de tareas suelen incluir información sobre el estado de ejecución de la tarea, los profesionales pueden consultar la lista de tareas de su equipo para supervisar el progreso de un proyecto. Los gestores y jefes de equipo también pueden compartir esta información con los clientes que participan en el proyecto.

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Cómo hacer una lista de tareas del proyecto

Para hacer una lista de tareas para su equipo, siga estos pasos:

1. Considerar el tamaño del proyecto

El tamaño de su proyecto puede afectar a la estructura de su lista de tareas. En el caso de los proyectos más intensos, es posible que desee una lista de tareas más detallada. Tenga en cuenta el número de tareas que puede tener el proyecto y el número de profesionales que el director del proyecto tiene asignados para completar las tareas.

2. Determine el calendario del proyecto

Determine el calendario del proyecto para ayudarle a decidir cuándo deben completar los profesionales cada tarea de la lista. Esto también puede ayudarle a decidir el nivel de detalle de su lista. Por ejemplo, si el proyecto tarda dos días en completarse, quizá no sea necesario detallar cada paso del proceso.

3. Separe el proyecto en secciones

Considere cómo separar su proyecto en tareas individuales. Para ello, intente decidir si algún aspecto del proyecto debe abordarse antes que otros. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto que requiere investigación, redacción y edición, es importante que primero complete la investigación para el proyecto, ya que los profesionales no pueden escribir sin ella.

4. Delegar tareas

Asigna tareas a profesionales específicos para ayudar a que todos los integrantes del proyecto se mantengan centrados. Esto también puede aumentar la responsabilidad de cada profesional porque conocen las tareas que tienen asignadas.

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5. Documentar las tareas y los plazos

Después de decidir los detalles del proyecto, cree una lista de tareas física o virtual. Documente el título del proyecto, las tareas, todos los plazos asociados al proyecto y qué profesionales deben completar cada tarea.

Considere la posibilidad de compartir la lista de tareas con todo el equipo y permitir que cada profesional edite la lista con actualizaciones de estado. Esto garantiza que todos los miembros de su equipo entiendan lo que tienen que hacer y les informa del resultado global del proyecto y de las fases.

Consejos para utilizar una lista de tareas del proyecto

Para utilizar eficazmente una lista de tareas del proyecto, tenga en cuenta estos consejos:

Utilizar una hoja de cálculo

Si está familiarizado con la aplicación, considere la posibilidad de utilizar una hoja de cálculo para documentar su lista de tareas. Esta herramienta puede dar formato a su lista de tareas de forma más organizada y clara. Dado que puede actualizar y compartir fácilmente las hojas de cálculo, éstas ayudan a su equipo a mantenerse conectado e informado. Los que se benefician de tener una copia física de la lista también pueden imprimir la hoja de cálculo para guardarla para uso personal.

Ofrece incentivos

Como las listas de tareas le permiten dividir los proyectos en tareas separadas, los profesionales tienen la oportunidad de cumplir pequeños objetivos a medida que continúan su trabajo en el proyecto. Para fomentar este progreso y crear moral en el equipo, considere la posibilidad de ofrecer pequeños incentivos a los empleados que logren sus objetivos y cumplan los plazos del proyecto.

Reflexionar sobre las prácticas de trabajo.

Reflexione sobre la lista de tareas de un proyecto anterior para ayudarle a comprender en qué áreas destacan usted y su equipo. Entender cómo un equipo logró sus objetivos durante cada paso de la lista de tareas puede conducir a la creación de mejores prácticas de trabajo, una visión de la dinámica del equipo y un plan para futuros proyectos.

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Comunicarse a menudo

Mantenga una comunicación regular mientras trabaja en el proyecto. Esto puede incluir reuniones de equipo, mantener la lista de tareas actualizada y precisa y organizar un foro de grupo virtual para abordar cualquier preocupación que pueda surgir. Comunicarse con frecuencia ayuda a su equipo a mantenerse informado y productivo y hace que la lista de tareas sea más eficaz.