Cómo crear una lista de tareas productiva (con consejos)

El uso de listas de tareas puede ayudar a los profesionales a aumentar su productividad. Tener una lista de tareas puede ayudar a garantizar la eficiencia y la organización en el trabajo. Si te interesa, puedes ser más productivo y organizado en el trabajo creando una lista de tareas.

En este artículo, exploramos los beneficios de utilizar las listas de tareas como herramienta en el lugar de trabajo y compartimos los pasos y consejos para ayudarle a hacer una lista de tareas productiva.

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¿Cuáles son las ventajas de crear una lista de tareas?

Los profesionales pueden utilizar las listas de tareas como una gran herramienta de organización que les ayuda a visualizar y planificar lo que deben hacer. Una lista de tareas puede utilizarse para llevar un control de los objetivos diarios, semanales, mensuales o anuales. Utilizar una lista de tareas para hacer un seguimiento de las mismas puede ayudar a un profesional a alcanzar sus objetivos.

Cuando se gestiona correctamente, una lista de tareas puede ofrecer a los profesionales muchas ventajas. Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar una lista de tareas en el trabajo:

  • Gestionar el tiempo: Una lista de tareas puede ayudarle a planificar el tiempo que puede dedicar a cada tarea para completar la lista. Esto puede ser una gran herramienta de gestión del tiempo y puede motivarle a aumentar su velocidad de trabajo.

  • Recordatorio: Anotar o documentar de otro modo sus tareas diarias puede ayudarle a recordar sus responsabilidades, lo que puede ser especialmente útil en los periodos de mucho trabajo.

  • Grabación: Una lista de tareas puede servir como registro del trabajo realizado durante la jornada laboral. Esto permite a los profesionales hacer un seguimiento de su progreso.

  • Recompensa: A algunos les resulta muy gratificante poder tachar una tarea de su lista de tareas pendientes. Esto puede servir como representación visual de sus logros.

  • Priorizar las tareas: Enumerar las responsabilidades también puede facilitar el establecimiento de prioridades. Cuando se trabaja con plazos de entrega o se colabora en más de un proyecto, es importante ser capaz de gestionar eficazmente estas tareas. Ser capaz de reconocer el nivel de prioridad que tiene cada tarea puede ayudar a garantizar que se cumplan los plazos y se sea lo más productivo posible.

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Cómo crear una lista de tareas productiva

Para crear una lista de tareas eficaz, siga estos pasos:

1. Elija un formato

Para empezar a crear una lista de tareas, considere qué formato puede adaptarse mejor a sus necesidades. A algunos profesionales les resulta más eficaz imprimir su lista de tareas. Sin embargo, crear una lista en una aplicación informática puede garantizar que la lista sea fácil de seguir y que no se pierda entre el resto del material de oficina.

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2. Conoce tu horario

Las listas de tareas pueden ajustarse a cualquier marco temporal que necesite. Sin embargo, es importante tener en cuenta el tiempo que desea que cubra su lista de tareas. La mayoría de los profesionales utilizan listas de tareas diarias o semanales, aunque las listas de tareas en equipo pueden abarcar un periodo más largo, como semanas o meses. El periodo de tiempo deseado para la lista de tareas puede afectar a la priorización y al número de tareas. Por ejemplo, si un profesional decide hacer una lista de tareas semanales para sí mismo, su lista de tareas puede ser más larga que la de un profesional que hace una lista diaria.

Reconocer la frecuencia de sus plazos también puede ayudarle a tomar esta decisión. Para decidir qué puede ser más útil para usted, considere si le gusta centrarse en los detalles más pequeños o si le gusta pensar en las tareas del trabajo en relación con el proyecto más grande. Si le gusta centrarse en una cosa a la vez, entonces una lista diaria puede ser lo mejor para usted. En cambio, si le conviene tener una perspectiva global, una lista semanal puede ser muy útil.

3. Tenga en cuenta sus responsabilidades

Asegúrese de reconocer todas sus actividades diarias cuando haga una lista de tareas. Puede ser útil asegurarse de que su lista está completa y cubre todas sus responsabilidades importantes. Sin embargo, es posible que realice algunas tareas diarias que no sea necesario mencionar. Por ejemplo, es probable que no necesites un recordatorio para fichar en cada turno, ya que seguramente tienes una rutina.

Reconocer cuáles son sus responsabilidades puede ayudar a mantener su lista de tareas ordenada y fácil de leer.

4. Enumere sus tareas

A continuación, es el momento de enumerar las tareas. Cuando añadas tareas a tu lista de tareas, considera la posibilidad de empezar cada una con un verbo de acción. Esto puede servir de herramienta de motivación y ayudar a mantener organizada la lista de tareas. Por ejemplo, si eres responsable de las tareas de limpieza, tu lista de tareas puede tener este aspecto:

  • 10. Limpiar el suelo
  • Cambia las papeleras de la oficina.
  • Enderezar el mobiliario del vestíbulo.
  • Limpiar las mesas del comedor.

5. Organice por niveles de prioridad

A muchos profesionales les resulta muy útil organizar sus listas de tareas pendientes en función del nivel de prioridad de las mismas. Para determinar cómo priorizar sus responsabilidades, puede considerar los plazos y el impacto de cada tarea. Por ejemplo, si tiene que presentar un determinado informe antes de que acabe el día, puede ser más importante terminar esa tarea que crear un folleto informativo que debe presentarse a final de mes.

El nivel de prioridad de una tarea también puede depender del impacto que tenga en las tareas de los demás y en las suyas propias. Por ejemplo, si escribes el texto de un blog, pero tu compañero de trabajo publica el contenido, tu trabajo suele tener que estar terminado antes de que él pueda terminar el suyo.

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6. Marque las tareas completadas

Después de completar una tarea, puede ser gratificante tacharla o quitarla de la lista de tareas pendientes. Esto puede servir como recordatorio visual de lo que has logrado y puede ayudar a mantener un seguimiento de tu progreso.

Marcar los elementos de la lista que se cumplen puede ser especialmente importante si se comparte una lista de tareas, ya que avisa a los demás de que la tarea se ha completado. Esto puede garantizar la comunicación y evitar que el trabajo se haga dos veces.

Consejos para crear una lista de tareas

Crear una lista de tareas puede ser una actividad sencilla para cualquier profesional. Si quiere que su lista sea lo más productiva posible, tenga en cuenta estos consejos:

  • Desarrolle un método. Desarrollar su propio método para abordar los elementos de su lista de tareas puede ayudarle a aumentar su velocidad de trabajo y permitirle adoptar una rutina para completar sus tareas.

  • Hágase responsable. 10. Otro beneficio que pueden aportar las listas de tareas es la creación de responsabilidad. Cuando haces una lista de un proyecto, puede ser una representación visual de tu responsabilidad. Intenta tomarte en serio tu lista de tareas e intenta tachar el mayor número posible de ellas.

  • Llévatelo. Disponer de una lista de tareas que pueda llevar a todas partes puede ser útil cuando se trabaja fuera de la oficina. También puede permitirle añadir elementos a su lista en cuanto se le ocurran. Considere la posibilidad de llevar su lista de tareas en el teléfono o en un papel para poder viajar con ella.

  • Sea específico. Defina claramente las tareas de sus listas. Proporcionar tantos detalles como sea necesario puede ayudarle a recordar la tarea y a realizarla lo mejor posible.