Un espacio de trabajo desordenado puede disminuir la productividad, ya sea en casa o en el trabajo. Mantener tu espacio de trabajo limpio y organizado puede aportar una sensación de calma a tu día y mantener tus herramientas a mano. Dominar la organización requiere más práctica de la que se necesita para establecerla.
En este artículo, describimos cómo puede ser un lugar de trabajo desorganizado y proporcionamos los pasos para manejarlo profesionalmente.
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¿Qué es un espacio de trabajo desorganizado?
Un espacio de trabajo desorganizado es cualquier entorno de trabajo que resulte ineficaz debido al desorden u otros tipos de distracciones. Este espacio de trabajo puede ser un escritorio, una oficina en casa, un cubículo de trabajo o una oficina corporativa completa. Estos son algunos tipos de desorganización y desorden general que pueden conducir a un espacio de trabajo desorganizado:
- Basura: La basura puede acumularse a veces cuando no hay una papelera al alcance de la mano o cuando se está atascado en el escritorio durante varias horas. Sin embargo, poner la basura directamente en una papelera la mantiene separada de sus papeles de trabajo importantes, manteniendo su trabajo y sus herramientas accesibles.
- Falta de cajones o contenedores: El papeleo sin sistema de archivo puede acumularse rápidamente, incluso en un escritorio grande. Los archivadores, las cubetas de plástico y otras herramientas de organización están disponibles a precios asequibles y pueden ayudar a que su espacio de trabajo sea más organizado y productivo.
- Desorden informático: Los archivos digitales sin un sistema de organización eficaz de carpetas y subcarpetas pueden disminuir la productividad laboral. La mayoría de los sistemas operativos permiten la organización digital a través del almacenamiento en la nube y el almacenamiento físico para mantener los archivos en orden.
- Artículos sentimentales: Algunas de las cosas más difíciles de organizar, o de las que hay que desprenderse, son los objetos sentimentales, como fotos y otras baratijas que tienen valor personal. Reducir al mínimo los objetos personales puede hacer que el escritorio sea único y no esté desordenado.
La desorganización en el trabajo puede ser algo más que el espacio físico. También se aplica a los hábitos de los empleados y de la dirección, como el incumplimiento de los plazos y la desorganización general durante los proyectos. He aquí otros tipos:
- Tardanza: La impuntualidad puede causar la interrupción de los proyectos y la desorganización durante el día. Los directivos pueden colaborar más estrechamente con los empleados para crear horarios flexibles que reduzcan la impuntualidad.
- Perder información: A veces, la falta de software para compartir archivos o las dificultades con el almacenamiento de información pueden hacer que la finalización del proyecto sea un reto. Proporcionar opciones de almacenamiento digital y físico junto con herramientas para compartir puede ayudar a facilitar una mejor organización.
- Excederse: En ocasiones, la carga de trabajo y el estrés pueden crear fatiga laboral. Crear un enfoque en toda la empresa para evitar el agotamiento puede ayudar a que los empleados se sientan más valorados y evitar la desorganización y la falta de compromiso.
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4. Cómo gestionar un espacio de trabajo desorganizado
Cuando su espacio de trabajo se desorganiza, hay medidas que puede tomar para remediar la desorganización y planificar el futuro, como por ejemplo
1. Separar los artículos
Lo primero que puede hacer es separar los objetos que tienen un valor sentimental de los objetos de trabajo necesarios. Los objetos sentimentales pueden ser fotos o baratijas que desordenan el escritorio, mientras que las cosas importantes que hay que tener cerca son las herramientas y el papeleo necesario. Si estás en un escritorio, puedes quitar todo y empezar de cero. Decide qué objetos sentimentales necesitas conservar. Si tiene varias fotos, considere la posibilidad de conservar una foto importante.
A continuación, revisa qué elementos utilizas para trabajar. Decida qué artículos son necesarios para su jornada laboral y qué es mejor guardar en un cajón o en otro lugar. Dona o tira a la basura los artículos duplicados. Por ejemplo, puede que no necesites dos grapadoras o tres rollos de cinta adhesiva.
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2. Limpiar la basura
Si aún no tiene una papelera, colocar una debajo o al lado de su escritorio es una buena manera de reducir la acumulación de basura. Considere la posibilidad de añadir una papelera de reciclaje y dése un impulso de positividad diario por sus esfuerzos para contribuir a un medio ambiente limpio.
3. Reduzca los elementos innecesarios
Reduzca el exceso de objetos que tiene almacenados en su escritorio o en su espacio de trabajo siguiendo estos consejos:
- Encuentre un punto de partida: No hay que deshacerse de todo a la vez. Empieza por lo que menos utilices. O bien, puede empezar por eliminar los artículos duplicados e ir avanzando hacia los artículos poco utilizados.
- Haz pilas de sí o no: Considere la posibilidad de crear sólo pilas de «sí» o de «no» cuando reduzca su tamaño. Esto le ayuda a evitar la indecisión con los artículos «quizás».
- Digitalice el papeleo: Siempre que su trabajo le permita hacer copias digitales, ésta puede ser una buena manera de almacenar el papeleo sin el desorden del papel físico. Una vez que hayas escaneado y guardado el papeleo digitalmente, puedes triturarlo por seguridad.
- Organiza tu ordenador: Los ordenadores pueden crear un número ilimitado de carpetas, así que aproveche el sistema de archivo de su ordenador para limitar el desorden en su escritorio o portátil. Organice los archivos en subcarpetas para crear una base de datos de fácil acceso y segura.
4. Crear un sistema de organización de equipos
Si tu empresa puede beneficiarse de un sistema de organización mejorado, solicítalo a la dirección de tu equipo o a la gerencia. Un software especializado, como el de gestión de equipos o proyectos, es un buen punto de partida. Estas herramientas pueden proporcionar una plataforma central desde la que comunicarse con los miembros del equipo, organizar proyectos y obtener actualizaciones diarias.
Las reuniones de equipo pueden ayudar a determinar las fuentes de los problemas y a generar ideas de los empleados para solucionarlos. Por ejemplo, si el equipo considera que hay una falta de comunicación que impide una colaboración eficaz, un software de gestión de proyectos puede ayudar a resolver el problema y a unir al equipo.
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5. Utilizar el almacenamiento en la nube
El software de almacenamiento en la nube es una herramienta excelente para las empresas de todos los tamaños que desean organizarse mejor. El almacenamiento en la nube no sólo elimina el desorden del almacenamiento físico, sino que también ofrece a todos el acceso a sus archivos en una plataforma accesible. Servicios como Zoho permiten a los equipos colaborar internamente en el mismo documento y luego compartirlo o subirlo a carpetas de archivos con control de acceso.
6. Pedir ayuda
A veces, revisar la organización de toda una empresa es un reto demasiado grande para su equipo. Hay organizadores expertos y profesionales de la empresa disponibles para ayudar con todo, desde la simple organización del espacio de trabajo hasta la migración a la nube.
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