Creación de un Manual del Empleado

El proceso de incorporación es crucial para garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y preparados para tener éxito en su nuevo trabajo. Es fundamental proporcionar un manual del empleado que describa la misión, la visión, las normas y otra información importante de la empresa. Si puede entregar un manual del empleado bien redactado el primer día, sus nuevos empleados se sentirán capacitados y sabrán lo que se espera de ellos.

En este artículo, definiremos qué es un manual del empleado y cómo redactar uno con ejemplos.

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual del empleado se compone de directrices en papel y/o electrónicas. El empresario debe entregar el documento a los nuevos trabajadores durante el proceso de incorporación para asegurarse de que la misión, la visión, los requisitos y las expectativas de la empresa están explícitamente expuestos. Al crear y distribuir el documento, recuerde que debe ser accesible para todas las personas y de fácil consulta.

Aquí tiene algunas opciones de formato en las que puede crear su manual:

  • Presentación de diapositivas: Este formato es fácilmente compartible y presenta cada pieza de información en una sola vista, lo que facilita la presentación a la audiencia de una manera fácil de consumir.
  • Documento digital: Un esquema digital en un documento online o descargable es útil para volver atrás y consultar. Las sangrías, las listas numeradas y otros formatos facilitan la lectura en lugar de los párrafos largos.
  • Manual físico: Un libro o folleto breve puede ser un complemento útil para un documento digital más largo y extenso. Proporcionar esto a los empleados para que lo tengan en sus escritorios o en casa puede ser un recordatorio útil de la misión y los valores de la empresa.

Detalles a incluir en un manual del empleado

Sea cual sea la forma en que se presente la información, debe ser clara y concisa, y los detalles vitales deben resaltarse o enfatizarse de alguna manera.

Aunque debe decidir qué contenido incluir en función de su empresa y de su proceso de incorporación, aquí tiene una lista de la información que se suele encontrar en los manuales del empleado:

  • Declaración de la misión de la empresa
  • Historia de la empresa
  • Declaraciones y políticas legales
  • Código de vestimenta
  • Horas de trabajo
  • Responsabilidades
  • Políticas específicas del departamento
  • Descripción de las prestaciones
  • Políticas de compensación
  • Posibilidades de ascenso
  • Política de horas extras
  • Viajes y reembolsos
  • Solicitudes de suministros y equipos
  • Vacaciones en la empresa
  • Políticas de tiempo libre remunerado
  • Reconoce que el empleado ha leído el documento

Cómo redactar un manual del empleado

En primer lugar, debe investigar las leyes estatales y federales sobre la información que debe revelar a los empleados. Aunque parte de esta información puede incluirse en la documentación que se entrega a los empleados al firmar los contratos, también puede decidir incluir otros detalles en el manual.

Proporcionar directrices y expectativas claras para los empleados puede ayudar a eliminar los malentendidos desde el principio. Analicemos en detalle las posibles categorías que puede incluir en su manual. Puede utilizar las siguientes como plantilla para diseñar su propio manual.

1. Incluya la declaración de la misión de su empresa

Tanto si se trata de una corporación como de una pequeña empresa, una declaración de misión es un importante factor de motivación para guiar sus prácticas empresariales. Define el «qué» y el «por qué» de su empresa. Sus empleados sabrán desde el principio para qué trabajan en su nuevo empleo y cómo pueden contribuir mejor a la visión y los objetivos de la empresa.

2. Escriba una breve sección sobre la historia de la empresa

Puede ser útil para los nuevos empleados tener un resumen de la fundación de la empresa, junto con las fechas relevantes y los acontecimientos importantes. Esto les ayuda a conocer el contexto de la organización y les proporciona datos importantes para transmitir a los clientes, si son relevantes para su trabajo. La historia de su empresa puede proporcionar antecedentes sobre su cultura y visión.

3. Exponer cualquier declaración legal

Una explicación legal debe incluir una declaración explícita sobre las condiciones de empleo. Puede describir las condiciones en las que se puede despedir a un empleado, por ejemplo. Debe asociarse con un abogado de la empresa u otro representante legal para asegurarse de que el lenguaje de esta sección está correctamente redactado.

4. Explique su código de vestimenta

Dependiendo de la cultura, cada organización tiene su propia definición de lo que constituye una vestimenta de negocios apropiada. Si su empresa tiene un estricto código de vestimenta profesional, defina claramente cómo es.

Las fotos o los dibujos pueden ser útiles, o puede describir los tipos de ropa en listas. Si su empresa acepta la vestimenta informal, déjelo claro también. En el caso de las empresas que exigen un uniforme, describa quién paga las piezas que lo componen y quién es responsable de su lavado, sustitución y estado general. Asegúrese de que sus empleados saben exactamente cómo debe llevarse el uniforme.

5. Incluir detalles sobre las horas de trabajo

Si su empresa tiene parámetros sobre cuándo empieza y termina la jornada laboral, incluya una sección con esas expectativas. Si algunos departamentos o empleados funcionan de forma diferente, por ejemplo, alguien trabaja desde casa un determinado número de días a la semana, o alguien empieza antes y termina antes, puedes incluir una cláusula que permita la variación cuando sea necesario. De este modo, los empleados saben que es posible un cambio de horario.

6. Definir las funciones

Para una empresa grande, puede que no sea factible o deseable incluir todas las posibles tareas de los empleados en su manual. Pero para algunas empresas pequeñas, las descripciones de los puestos de trabajo y las responsabilidades podrían ayudar a sus empleados a ser conscientes de cómo funcionan los demás en la empresa.

7. Incluir políticas específicas del departamento

Si su empresa es lo suficientemente grande como para tener divisiones departamentales, explique si ciertos departamentos operan fuera de las políticas generales de la empresa. Si su empresa tiene un departamento de envíos, por ejemplo, es posible que lleguen antes al trabajo para tener todo empaquetado y listo para cumplir un plazo de envío durante el día. Puede ser beneficioso para cada empleado saber cómo trabajan los otros departamentos para que todos puedan cooperar mejor.

8. Describa los beneficios de la empresa

Cada empresa ofrece diferentes ventajas y beneficios que deberían estar claramente descritos para los nuevos empleados. Esta sección debe explicar si la empresa dispensa un seguro médico, prestaciones de jubilación, incentivos de bienestar, horarios flexibles y mucho más, y cómo lo hace. Esta sección es especialmente útil para las pequeñas empresas que no cuentan con un departamento de recursos humanos. Asegúrese de que está llena de detalles relevantes y de la información de contacto del especialista en beneficios, si procede.

9. Enumere las políticas de compensación

Aunque el manual del empleado no incluya una lista de salarios o pagos por hora, puede incluir el método de pago a los empleados. Indique a los empleados la frecuencia de pago. Explique si reparte cheques o talones de pago en papel, cómo los recibirán sus empleados y cuándo cobrarán.

Si su empresa utiliza el depósito directo en la cuenta bancaria del empleado, ofrezca información sobre cómo configurarlo. Deje claro qué día de la semana puede esperar el empleado para ver su cheque de pago depositado o entregado.

10. Explicar los procedimientos para los ascensos

Si su empresa cuenta con un método estándar de evaluación y aumentos compensatorios, debe describir el proceso en esta sección. Por ejemplo, si ofrece ascensos basados en una cantidad de ventas por trimestre, sus empleados sabrán exactamente en qué deben trabajar.

Si realiza evaluaciones periódicas de los empleados y ofrece aumentos de sueldo o ascensos como resultado, defina cuándo puede esperar un empleado que se le evalúe y el método por el que se lleva a cabo. Dígales en qué porcentaje suele conceder los aumentos su empresa, si es el caso. Si su empresa da ascensos basados en un proceso de solicitud, explique dicho proceso.

Sea franco para que sus empleados puedan fijar y alcanzar objetivos. Si prefiere conceder aumentos y ascensos basándose en un sistema menos estructurado, puede explicarlo para que no haya confusión.

11. Incluir políticas de horas extras

Los empleados apreciarán leer la definición de su empresa sobre el empleo a tiempo parcial y a tiempo completo. Explique cómo se controlará o registrará el tiempo de sus empleados. Explique el número de horas semanales que espera que trabajen sus empleados por hora o asalariados, y qué compensación, si la hay, pueden esperar por trabajar más allá de esas horas.

Algunas empresas simplemente pagan más por hora. Algunas empresas cambian esas horas por tiempo libre remunerado. Cada región y cada empresa tendrán políticas diferentes.

12. Describa las normas de viaje y reembolso

Si tu empresa requiere algún tipo de viaje, es importante incluir cómo se hacen los preparativos y quién paga cosas como los billetes de avión, el alquiler de coches, los hoteles y las dietas. Explique los detalles si su empleado tiene acceso a una tarjeta de crédito de la empresa y las restricciones asociadas.

Ayúdales a entender si esperas que paguen todo por adelantado y entreguen los recibos para el reembolso, con detalles sobre cómo funciona ese proceso y cuánto tiempo puede tardar en ver el dinero. La aclaración del reembolso ayuda a evitar malentendidos en el futuro.

13. Escriba sobre las solicitudes de suministros y equipos

Puede que su empresa tenga un departamento de compras que se encargue de todas las necesidades de los empleados, como ordenadores, sillas de oficina o bolígrafos. Independientemente de cómo funcione en su empresa, puede ser útil explicar cómo hacer esas peticiones o si su política permite que el empleado haga la compra por sí mismo y reciba el reembolso más tarde.

14. Enumerar los días festivos de la empresa

Algunas empresas eligen una lista de vacaciones anuales y permiten que cada empleado se tome esos días libres en el trabajo. Otras empresas permiten a los empleados elegir un número determinado de vacaciones flotantes al año y utilizarlas a discreción del empleado. Es útil tener una política clara, ya que las personas valoran las vacaciones (especialmente las religiosas) de forma diferente.

15. Incluir políticas de tiempo libre remunerado

El tiempo fuera del trabajo puede clasificarse como permiso, tiempo libre pagado, días de vacaciones, días de enfermedad, permiso parental, permiso de maternidad o tiempo personal. Haz saber a tus empleados cómo lo llamas y cómo determinas la cantidad de tiempo que cada empleado puede utilizar anualmente.

Si su empresa permite a los empleados acumular vacaciones pagadas en función del número de horas trabajadas, explique cómo se calculan y se hace un seguimiento de las mismas. Si sus empleados pueden consultar esas cifras, hágales saber cómo acceder a esa información.

Algunas empresas ofrecen un número determinado de días sin importar cuánto se trabaje. Explíquelo claramente. Diga a sus empleados si los días de enfermedad o de vacaciones se cuentan por separado y qué constituye un día de enfermedad. Dígales cómo tienen que solicitar el tiempo que les gustaría utilizar y si hay alguna restricción o limitación de tiempo.

16. Reconocimiento de que el empleado ha leído el documento

Si quieres estar seguro de que tu empleado ha leído todo el documento, puedes incluir un formulario de reconocimiento al final. Pueden firmar una copia en papel o añadir una firma digital. Algunas empresas piden al empleado que realice un breve cuestionario para comprobar que la persona ha interiorizado la información. Sea cual sea su elección, el hecho de pedir responsabilidad demuestra que se toma en serio el manual del empleado de su empresa. El empleado también debería hacerlo.

El mejor manual del empleado es aquel que presenta información objetiva sobre la empresa con claridad y especificidad. Aunque no es necesario que incluya todos los pequeños detalles de la empresa, cuanta más información proporcione, mejor podrán los individuos capacitarse y equiparse con respecto a su trabajo.

Las señales visuales, como la negrita, la cursiva, los gráficos, las fotografías o las ilustraciones que rompen los largos pasajes de información, pueden ayudar a su público a mantenerse interesado y a comprender mejor el material. Asegúrese de revisar su documento para evitar errores ortográficos y gramaticales. Utilice ejemplos siempre que sea posible para ilustrar información compleja. Si lo considera oportuno, también puede utilizar el humor o las anécdotas para ayudar a explicar la cultura de la empresa y entusiasmar a sus empleados con el trabajo que van a realizar.

Modelo de manual del empleado para pequeñas empresas

Este es un ejemplo de manual del empleado para una pequeña panadería con cuatro empleados. Puede utilizarlo como inspiración para el manual de su propia pequeña empresa, o como guía general para otro tipo de manual.

A continuación se presentan las secciones del nuevo manual del empleado, empezando por el índice.

Sección 1: Historia y misión
Sección 2: Código de vestimenta
Sección 3: Deberes
Sección 4: Solicitudes de suministros
Sección 5: Cheques de pago
Sección 6: Horas extras
Sección 7: Tiempo libre
Sección 8: Sobras
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1. Historia y misión

The Tasty Bakery abrió sus puertas hace 15 años en la cocina de un pequeño apartamento. La tienda oficial abrió cinco años después y ha seguido creciendo desde entonces. Nuestros clientes típicos son personas que pasan por un solo pastelito para desayunar de camino al trabajo o personas que celebran fiestas y piden docenas. Nuestra misión es suministrar productos de pastelería frescos, deliciosos y asequibles a cualquiera que nos visite. Nos esforzamos por aprender los nombres y tratar a nuestros clientes como si fueran de la familia.

2. Código de vestimenta

Te proporcionaremos cuatro camisetas con nuestro nombre y cuatro delantales blancos de cintura. Podéis elegir las camisetas en tres colores y tallas. Eres responsable de llevarte las camisetas y los delantales a casa y de lavarlos después de tu turno. Si alguna se estropea en el trabajo o en otro lugar, se puede sustituir gratuitamente.

Los empleados pueden llevar vaqueros sin agujeros, pantalones y faldas y pantalones cortos que no superen los 15 centímetros por encima de la rodilla. No se permite el uso de leggings ni de otras prendas para hacer ejercicio. Se puede llevar cualquier tipo de calzado, pero tiene que ser cerrado por razones de seguridad.

3. Deberes

Como cajero, su principal responsabilidad es la atención al cliente de forma amistosa y el llenado rápido e higiénico de los pedidos. Salude a las personas con entusiasmo cuando entren por la puerta. Diga «Hola [nombre], ¿qué puedo ofrecerle?» y utilice guantes, pinzas o papel de seda para meter la comida en la bolsa.

En el tiempo de inactividad entre los clientes, usted' es responsable de poner orden en la panadería, lo que incluye recoger la basura y barrer el suelo, limpiar las mesas y los cristales de la parte delantera de la tienda. Mantén el inventario bien abastecido y ordenado según tu formación.

Abrir la tienda significa llegar 20 minutos antes de abrir, cambiar el cartel de abierto/cerrado y asegurarse de que las servilletas y los suministros están llenos. Cerrar la tienda significa cambiar el cartel, cerrar la puerta, limpiar la basura, limpiar las mesas y barrer y fregar el suelo.

4. Solicitudes de suministros

Cuando nos quedemos sin suministros como cinta de registro, bolígrafos, bolsas, servilletas, papel de seda o artículos de baño, por favor, escribe lo que necesitamos junto con la fecha y tu nombre en el portapapeles de la oficina. Usted será responsable de desempaquetar y reponer entre los clientes.

5. Cheques de pago

Tu sueldo llegará cada dos semanas, los viernes. Puedes elegir el depósito directo o un cheque en papel, pero si no tienes que trabajar el día de la paga, tendrás que venir a la panadería a recoger tu cheque. Los que elijan el depósito directo recibirán un talón de pago en papel.

6. Horas extras

Un empleado a tiempo completo es alguien que trabaja 37 horas a la semana. Un empleado a tiempo parcial es alguien que trabaja 20 horas a la semana. Si trabaja más de 37 horas semanales, se le pagarán las horas extras a tiempo y medio.

7. Tiempo libre

Tienes 12 días de vacaciones y 10 días de enfermedad al año. Si puedes cambiar de turno con otro cajero, ese día no contará en tu total. Para solicitar días de vacaciones, avisa con al menos dos días de antelación. Para los días de enfermedad, ponte en contacto con la tienda lo antes posible.

8. Sobras

Si cierras, puedes llevarte a casa las sobras de bollería disponibles, sin coste alguno. Si quieres algo durante tu turno, anota lo que te has llevado en el cuaderno que hay bajo la caja registradora. Se permite un artículo por turno.

Beneficios de un manual bien elaborado

Como puede ver en el ejemplo de manual del empleado para una pequeña empresa que aparece más arriba, explicar las políticas y los procedimientos con el mayor detalle posible permite una buena comunicación entre el empleador y el empleado al establecer unas expectativas claras.

Si se toma el tiempo de redactar políticas y responsabilidades claras, puede estar seguro de que no olvidará nada vital, y sus nuevos empleados tendrán todos los datos en sus manos. El empleado puede hacerse cargo de su éxito en su empresa.