Tener una imagen clara de las partes interesadas de su proyecto puede ser ventajoso para su empresa. Un mapa de las partes interesadas puede ayudarle a identificar sus activos clave y lo que requieren de usted para mantener un alto nivel de producción.
En este artículo, analizamos qué es el mapa de partes interesadas, por qué es importante, cuándo utilizarlo y cómo crear el suyo propio.
¿Qué es el mapeo de las partes interesadas?
La creación de un mapa de las partes interesadas es un procedimiento visual para enumerar a todas las partes implicadas en un producto, proyecto o idea, y para elaborar un mapa de las mismas. Define los criterios de identificación y priorización. Un mapa de partes interesadas suele representarse como un mapa mental ramificado, una cuadrícula o una matriz.
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¿Por qué es importante el mapeo de las partes interesadas?
El mapeo de las partes interesadas puede ayudar a que un proyecto tenga más éxito a través del proceso de identificación. Permite ver de un vistazo quién se relaciona con el proyecto y cuál es la mejor manera de gestionar sus expectativas. Un mapa de las partes interesadas también permite planificar el futuro de un proyecto para saber a quién hay que pedirle su opinión o consejo sobre determinados aspectos.
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Grupos de interés frente a accionistas
Los accionistas pueden ser partes interesadas, pero no todas las partes interesadas tienen que ser accionistas. Los accionistas son copropietarios de una empresa pública a través de acciones y se preocupan por la salud financiera de la empresa. Aunque los accionistas tienen un interés en la empresa, no tienen por qué ser figuras centrales en cada proyecto. Los stakeholders, en cambio, tienen interés en diversas áreas específicas de la empresa, por lo que son los más adecuados para trabajar en tareas especializadas. Hay dos tipos de partes interesadas:
Partes interesadas internas
Las partes interesadas internas son personas de una empresa, ya sean empleados, voluntarios o miembros del equipo, que participan en la creación y ejecución del proyecto. Su nivel de participación en cada tarea puede variar. Algunos ejemplos de partes interesadas internas son:
- Ejecutivos de nivel C
- Diseñadores
- Desarrolladores
- Propietarios del producto
- Gerentes de proyecto
Partes interesadas externas
Las partes interesadas externas son aquellas que pueden recibir un impacto de un proyecto o producto pero que no participan en el proceso de creación. Algunos ejemplos de partes interesadas externas pueden ser:
- Clientes
- Minoristas
- Proveedores
Comprender qué tipos de partes interesadas debe incluir en su proyecto puede ayudarle a dar forma a su mapa y a determinar las futuras prioridades del proyecto.
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Cuándo utilizar la cartografía de las partes interesadas
El mapeo de las partes interesadas puede ser beneficioso en situaciones como:
Nuevos mercados
Al entrar en un nuevo mercado, puede ser beneficioso saber quiénes son los afectados y quiénes pueden ayudarle mejor a facilitar el cambio Los grupos de interés que hay que tener en cuenta al elaborar el mapa para entrar en un nuevo mercado pueden ser:
- Nuevos clientes
- Nuevos minoristas
- Clientes antiguos
Nuevos proyectos
Cuando se inicia un nuevo proyecto, se puede optar por identificar a las partes interesadas internas que ayudan a la creación y ejecución. Los grupos de partes interesadas a considerar cuando se mapea para iniciar un nuevo proyecto pueden incluir:
- Ejecutivos de nivel C
- Diseñadores
- Desarrolladores
- Gestores de proyectos
Creación de productos
Cuando se crea un nuevo producto, se puede optar por identificar una amplia gama de partes interesadas que participan en el proceso de desarrollo y las que pueden comprarlo o utilizarlo en el futuro. En la creación de un producto, el número de partes interesadas que elija puede variar en función del propio producto. Los grupos de partes interesadas que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar un mapa para crear un nuevo proyecto pueden ser:
- Clientes o usuarios
- Industrias o mercados
- Inversores
- Proveedores
Beneficios del mapeo de las partes interesadas
El mapeo de las partes interesadas le permite ver una representación visual de todas las personas influidas por un proyecto concreto y cómo están conectadas entre sí. Un mapa puede mostrarle qué partes interesadas tienen más influencia en un proyecto concreto y con quién debe compartir información específica. Los mapas de las partes interesadas también pueden mostrarle en qué áreas tiene los recursos más abundantes para ayudar a agilizar un proyecto a medida que avanza a sus siguientes fases.
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Cómo crear un mapa de partes interesadas
Utilice estos pasos para aprender a crear un mapa de partes interesadas:
1. Haga una lluvia de ideas sobre sus conexiones
Haz una lluvia de ideas para identificar a todos los posibles interesados en un proyecto. Anota sus nombres y sus funciones dentro o fuera de la organización. Anote todos los nombres que considere necesarios. Si es necesario, puedes eliminar algunos nombres en pasos posteriores.
2. Clasifique a sus partes interesadas
Agrupe los nombres de cada una de las partes interesadas por categoría, como directivos, minoristas, proveedores, clientes u otros sectores importantes. Este paso puede ayudarte a descubrir si has olvidado algún grupo de interés necesario o a decidir cuáles debes eliminar de tu sesión inicial de brainstorming.
3. Comprender la participación de las partes interesadas
Determina la implicación que cada parte interesada o grupo podría tener con el proyecto. Considere por qué se preocupan por el proyecto, cómo se sienten con respecto a la situación actual de la empresa y con respecto a un nuevo esfuerzo. Decida qué tipo de información quieren recibir, sus posibles actitudes en las distintas fases del proyecto y quién o qué fuerzas externas pueden influir en su proceso de toma de decisiones. Si prefiere respuestas concretas a estas preguntas en lugar de teóricas, considere la posibilidad de entrevistar o encuestar a los interesados en estas áreas antes de que comience el proyecto.
4. Priorizar a los grupos de interés
Dependiendo del tamaño o la complejidad del proyecto, es posible que haya muchas partes interesadas. Es importante establecer un orden de prioridades para saber qué grado de participación espera cada uno en el proyecto y con qué frecuencia hay que iniciar la comunicación. El uso de una cuadrícula de influencia, también conocida como matriz de poder/influencia, puede ayudarle durante este proceso. Las categorías de prioridad pueden ser:
De alta potencia y alto interés
Las partes interesadas que tienen tanto poder como interés en la matriz de poder/influencia son las que hay que gestionar de cerca. Pueden ser su máxima prioridad de comunicación y pueden participar en muchas, si no en todas, las reuniones, sesiones informativas y oportunidades de prueba.
Alta potencia y bajo interés
Las partes interesadas con mucho poder pero poco interés son las que hay que mantener satisfechas. Puedes responder a sus preguntas cuando te las pidan, proporcionarles actualizaciones periódicas y asegurarte de que estás satisfaciendo sus necesidades en todos los sentidos, sean cuales sean.
Baja potencia y alto interés
Las partes interesadas con poco poder y mucho interés son las que debe mantener informadas. Puede incluirlos en la correspondencia virtual, como cadenas de correo electrónico o memorandos. También puede responder a sus preguntas o darles su opinión cuando se lo pidan.
Baja potencia y bajo interés
Las partes interesadas que tienen poco poder e interés pueden ser relevantes para el proyecto, pero son las que usted controla. No requieren tanta atención como las otras categorías, y puede actualizarlas en los principales hitos o en los intervalos necesarios.
5. Finalice su mapa
Una vez que haya recopilado toda la información, cree y complete su mapa oficial. Elija un estilo que se adapte a su estructura y considere la posibilidad de añadir el mapa a un entorno de espacio de trabajo compartido para que todas las partes interesadas puedan acceder fácilmente a él.