Guía para la elaboración de mapas de procesos: Tipos de mapas de procesos y cuándo utilizarlos

Los mapas de procesos empresariales ayudan a los empleados a comprender las responsabilidades y actividades principales que realizan las empresas y los empleados. Existen mapas de procesos específicos para abordar diversas actividades o procesos de una empresa, como el flujo de trabajo. Si busca métodos para mejorar la comunicación o la eficiencia en su equipo de trabajo, aprender a utilizar el mapeo de procesos podría ser útil. En este artículo, aprenda qué es el mapeo de procesos, qué tipo de mapa de procesos utilizar para diferentes situaciones y cómo crear un mapa de procesos para su empresa.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Un mapa de procesos es una herramienta que ayuda a gestionar y diseñar el flujo de trabajo de un proyecto. Un mapa de procesos puede mostrar las tareas necesarias y las personas que realizan cada tarea. En un mapa de procesos se pueden utilizar diversos símbolos para representar ideas, tiempo, personas y acciones. Un mapa de procesos puede servir para muchas funciones de planificación y gestión de personas o de un proyecto de trabajo. He aquí 6 tipos de mapas de procesos y cuándo utilizarlos:

Diagrama de flujo básico

Un diagrama de flujo básico es el más sencillo de los diagramas que se utilizan para el diseño de procesos. Utilizando formas, un diagrama de flujo básico ayuda a visualizar el proceso. Puede utilizar un diagrama de flujo básico cuando:

  • Planificación de nuevos proyectos
  • Documentar los procesos de la empresa
  • Resolver problemas
  • Ayudar a los equipos a comunicar sus ideas

Mapa del flujo de valor

Un mapa de flujo de valor muestra la serie de eventos que conducen a la entrega de un producto a los consumidores. Se trata de un diagrama de flujo que ayuda a identificar los desperdicios en el proceso de entrega del producto. Los mapas de flujo de valor se utilizan mejor cuando:

  • Documentar el flujo de información y materiales
  • Identificar el enfoque de los proyectos futuros
  • Intentar comprender los procesos de toma de decisiones

Mapa de la cadena de valor

Un mapa de la cadena de valor es un gráfico que muestra las principales actividades que realiza una empresa. Se trata de un mapa de procesos general y no entra en los detalles de las actividades. Puede utilizar un mapa de la cadena de valor cuando:

  • Identificar los pasos de un proceso
  • Diseñar un proceso empresarial
  • Definir un proceso empresarial

Mapa multifuncional

También conocido como diagramas de carril de natación, un mapa interfuncional define las conexiones entre los pasos de un proceso e identifica a las personas o sistemas que participan en él. Las empresas utilizan el mapa interfuncional cuando:

  • Identificar las funciones clave que intervienen en un proceso y su relación entre ellas
  • Mostrar cómo funciona un proceso en toda la empresa
  • Determinar los fallos, las redundancias y otras cuestiones que pueden afectar al proceso

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1. Mapa de procesos detallado

Un mapa de procesos detallado es específico al mostrar todos los detalles que implica un proceso empresarial. Este tipo de mapa de procesos ayuda a determinar qué eventos o tareas debe completar una empresa para lograr el resultado final. Puede utilizar un mapa de procesos detallado cuando:

  • Documentar las decisiones de un proceso
  • Determinación de todos los detalles incluidos en un proceso empresarial

SIPOC

El SIPOC representa los suministros, las entradas, el proceso, las salidas y los clientes. El SIPOC es un mapa de procesos que utiliza estos elementos e información para crear una visión general del proceso de la empresa. El SIPOC es un mapa de procesos, más útil cuando:

  • Definir un proceso complejo
  • Identificar los elementos de un proceso
  • Medición de las mejoras de un proceso

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¿Cuál es el objetivo del mapa de procesos?

El propósito del mapeo de procesos es ayudar a un equipo de personas a planificar y comprender cómo realizar una tarea. Al dividir un proyecto en pequeñas tareas y dejar claro quién es el responsable de cada paso, un equipo se comunica mejor y puede completar un proyecto de forma más eficiente. El mapeo de procesos ayuda a la organización y puede utilizarse para definir los procesos de toda la empresa.

Beneficios del mapa de procesos

  • Aumento de la eficiencia: Cuando el equipo traza su proceso, los objetivos y las tareas son claros, lo que puede ayudar al equipo a completar las tareas más rápidamente.
  • Ayuda a identificar los problemas: Algunos mapas de procesos pueden ayudar a identificar dónde se producen los problemas en su proceso de trabajo.
  • Facilita las mejoras: Al identificar los problemas, el mapeo de procesos también ayuda a realizar mejoras en el flujo de trabajo y la asignación de tareas.
  • Ayuda a los equipos a entender el proceso: Poder visualizar el proceso con un mapa puede ayudar a las personas a comprender plenamente sus responsabilidades y el flujo de trabajo.
  • Mejora la comunicación: El mapeo de procesos ayuda a comunicar los planes e ideas escribiendo las ideas y visualizando el flujo de trabajo previsto.

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Cómo crear un mapa de procesos

Siga estos pasos para crear un mapa de procesos:

1. Identificar qué proceso utilizar

Cada tipo de mapa de procesos tiene usos específicos en los que tiene más éxito. Identifique qué mapa de procesos tiene más sentido para sus fines. Resulta útil identificar el problema, lo que puede indicarle qué mapa de procesos debe utilizar. Por ejemplo, si necesita averiguar cómo comunicar a los consumidores un nuevo producto, puede elegir un mapa de flujo de valor para diseñar su proceso.

2. Reunir un equipo

Una vez que haya seleccionado un proceso, puede averiguar quién debe participar en la planificación del proceso y en la creación de un mapa de procesos. Esto incluye a los directivos y a los miembros del equipo que trabajan en el proyecto concreto. Implicar al personal necesario es importante para la eficacia de la planificación y ejecución del proceso.

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3. Planificar los pasos del proceso

Haz una lluvia de ideas con tu equipo sobre todos los pasos necesarios para el proceso. Piensa en quién es responsable de ciertas tareas y crea un calendario general que te ayude a identificar cuándo debes completar cada paso. Determina todos los detalles que implica el proceso. Tenga en cuenta estos elementos:

  • Proceso actual: Dibuje el proceso que se utiliza actualmente como referencia.
  • Flujo de trabajo: Defina el flujo de trabajo general de su empresa.
  • Tareas: Escriba cada una de las tareas que requiere el flujo de trabajo.
  • Eventos: Identifique los eventos que ocurren entre cada tarea, como la aprobación de los gerentes.
  • Conexiones: Identifique cómo se conecta cada tarea y evento entre sí.
  • Personas: Determine a quiénes involucra el proceso y cuáles son sus funciones.
  • Sistemas: Determine los sistemas que utiliza el proceso.

4. Organizar los pasos del proceso

Determine el orden secuencial de cuándo realizar cada paso del proceso. Esta etapa es más fácil si se ha creado un calendario en la sesión de brainstorming. La organización de los pasos establece un camino claro desde el principio hasta el final del proceso.

5. Dibuje el mapa de procesos para la estrategia o el proceso de trabajo

Ahora tiene toda la información que requiere un mapa de procesos y puede dibujar el mapa de procesos. Se puede utilizar una forma o símbolo para representar cada paso del proceso. Por ejemplo, las flechas muestran la conexión entre los aspectos del proceso, y los diamantes pueden representar una decisión.

6. Revisar el mapa de procesos

Revise su mapa de procesos e identifique los pasos del proceso que puedan suponer un problema. Puede tratarse de una falta de eficiencia o de redundancia. Una gran ventaja de los mapas de procesos es que muestran dónde puede mejorar su equipo.

7. Implemente su nuevo proceso utilizando el mapa de procesos como guía

Ponga a prueba su nuevo proceso y controle su éxito. Asegúrate de que todos los implicados siguen el proceso descrito en el mapa de procesos. Si tiene sugerencias de mejora, a veces es mejor hacer pruebas a pequeña escala, como un solo proyecto de trabajo, para ver si esa mejora funciona realmente y es útil.

Al implantar un nuevo proceso en toda la empresa, como el desarrollo de productos, es posible que desee trabajar en su proceso a menor escala con un equipo antes de formar e introducir el proceso en toda la empresa.

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Consejos para utilizar el mapa de procesos

Los siguientes son consejos para que el mapa de procesos sea una herramienta eficaz para ti:

  • Conozca los símbolos: El mapeo de procesos utiliza más de 30 símbolos para representar aspectos de un proceso, como las ideas y las decisiones que hay que tomar. Conozca cada uno de estos símbolos y cómo utilizarlos para evitar confusiones al dibujar un mapa de procesos.
  • Pruebe el software de mapeo de procesos: Existe un software que ayuda a crear un mapa de procesos para su empresa. El uso de esta herramienta puede acortar el tiempo que se tarda en dibujar un mapa de procesos y puede ayudarle a utilizar los símbolos correctos.
  • Gestiona los detalles: Incluya los detalles necesarios e intente eliminar los que no sean necesarios para las mejoras cuando revise su mapa. A veces, un exceso de detalles puede ralentizar el proceso.
  • No te compliques: Cree un mapa de procesos sencillo que cualquier persona de su equipo o de su empresa pueda entender. Esto ayuda a la comunicación y a la implementación del proceso.
  • Defina claramente el principio y el final: Asegúrese de que su mapa de procesos muestra claramente dónde se inicia el proceso y cuándo y cómo termina.
  • Empieza a lo grande: Puede empezar a trazar un mapa con conceptos e ideas más amplios para simplificar un proceso y añadir detalles a medida que se sienta cómodo dibujando un mapa de procesos.
  • Obtenga información: Puede ser útil recibir los comentarios de tantas personas involucradas en el proceso como sea posible. Esta retroalimentación no sólo fortalece al equipo y hace que todos se sientan valorados, sino que también puede ser útil para introducir mejoras en el proceso.

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