Cualquier empresa u organización quiere saber cómo trabajan sus empleados para aumentar el éxito de la organización. Al establecer un marco de competencias, puede identificar las habilidades, los valores y los comportamientos que los empleados deben mostrar para tener un buen rendimiento. Si quiere saber más sobre el marco o cómo construirlo, puede encontrarlo valioso para desarrollar habilidades comercializables para su carrera en liderazgo o gestión del talento.
En este artículo, exploramos qué es un marco de competencias, cómo desarrollarlo, cuáles son sus usos prácticos y los beneficios de un marco de competencias para los empresarios.
Guía para desarrollar una estrategia de talento
¿Qué es un marco de competencia?
Un marco de competencias es una medida de las habilidades, el juicio, los conocimientos y los atributos de un puesto de trabajo o una posición específica con el fin de ayudar a los empleados a realizar su trabajo con eficacia y a identificar a los candidatos cualificados. Define una lista de competencias para cada función en su empresa, negocio o departamento, así como los valores, comportamientos y requisitos que una empresa se esfuerza por alcanzar para cumplir sus metas y objetivos. El logro personal está esencialmente vinculado a los valores corporativos mediante el empleo de un marco de competencias.
Todos los sectores se benefician de la creación de marcos de competencias, ya sean empresas con o sin ánimo de lucro. Dependiendo de su empresa u organización, su marco de competencias podría incluir los siguientes elementos:
- Valores fundamentales: Los valores fundamentales son principios que influyen en las decisiones, acciones y comportamientos. Una organización suele incluirlos para establecer normas éticas y códigos de conducta con independencia de un cargo o función concretos.
- Competencias básicas: Las competencias básicas suelen ser la base del marco de trabajo y se aplican a todas las funciones y miembros del personal.
- Competencias funcionales: Las competencias funcionales suelen estar definidas por las responsabilidades y obligaciones de un determinado puesto, título o función. Dependiendo de la complejidad de un puesto de trabajo, puede haber varias competencias funcionales o sólo unas pocas.
Desarrollar un marco de competencias requiere tiempo, esfuerzo y un enfoque integral. Algunas formas de crear un marco de competencias para su empresa son
- Colaborar con consultores externos expertos en la creación de marcos de competencias
- Crear un marco de competencias amplio para toda la organización y utilizarlo como base para marcos más específicos conformados por cada departamento o equipo
- Utilizar una plantilla de marco de competencias de habilidades comunes y estandarizadas y adaptarla a las necesidades específicas de su empresa
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1. ¿Cuáles son las ventajas de un marco de competencias?
Definir un marco de competencias para su empresa u organización tiene varias ventajas, entre ellas:
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Crea un enfoque de rendimiento estandarizado en toda la empresa. Un marco de competencias ofrece un esquema claro y accesible de cómo se relacionan todas las funciones con la empresa, sus objetivos y su éxito. Cada empleado tiene una referencia de los deberes del trabajo, las habilidades requeridas y una visión de cómo realizar bien su trabajo sin la confusión de ninguna expectativa.
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Establece una línea de base para la gestión del talento. Como el marco de competencias revela claramente las expectativas, puede facilitar el trabajo de un equipo de gestión del talento o de recursos humanos. Puede comparar el rendimiento de los empleados con el marco de competencias para reconocer a los que superan en su puesto y a los que tienen margen de mejora. También puede ayudar a que las conversaciones se desarrollen sin problemas con documentación a la que remitirse.
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Promueve la progresión de la carrera profesional. Un marco de competencias eficaz planifica la movilidad del personal y el cambio organizativo al tiempo que promueve la cultura de la empresa. Puede abordar las carencias de competencias, invertir en los empleados y perfilar los requisitos de la progresión profesional. Conservar el talento y tener altas tasas de retención ofrece un ahorro de costes y una mayor reputación de la empresa.
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Puede integrar elementos de recursos humanos y de gestión del talento. Con los marcos de competencias establecidos, puede integrar sus aspectos de gestión de recursos humanos, como la planificación del personal, la contratación, el desarrollo profesional, la gestión del rendimiento y las revisiones de la remuneración para ser más eficiente.
Los recursos humanos, los equipos de gestión del talento y los directivos o líderes suelen beneficiarse de la creación de un marco de competencias para la empresa, el departamento o el equipo, porque se establecen expectativas claras para su uso inmediato y en el futuro.
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¿Cuáles son los usos prácticos de un marco de competencias?
Un marco de competencias para su empresa u organización tiene muchos usos prácticos, entre ellos:
- Garantizar que los empleados tienen la experiencia y las capacidades suficientes para realizar el trabajo que se les exige
- Reclutamiento, contratación y formación de nuevos talentos con eficacia
- Reducir las carencias de habilidades y conocimientos
- Planificar eficazmente el crecimiento, la sucesión o la expansión
- Proporcionar desarrollo profesional y formación en liderazgo
- Implementar los procesos de gestión del cambio con facilidad y eficacia
¿Cómo se desarrolla un marco de competencias?
Para ayudarle a desarrollar su propio marco de competencias, considere la posibilidad de seguir estos seis pasos, cada uno con acciones específicas:
1. Organizar y preparar
Puede organizar y preparar su marco de competencias definiendo su finalidad antes de entrar en detalles. Por ejemplo, un marco para gestionar las revisiones del rendimiento, la evaluación de la remuneración o el establecimiento de aumentos salariales por méritos implica una amplia gama de funciones, habilidades y material en comparación con la elaboración de uno para cubrir una vacante concreta. Considere las necesidades y los objetivos a corto y largo plazo cuando prepare su marco de competencias, involucre al personal de todas las áreas de su empresa y capte la diversidad dentro de su organización.
Asimismo, asegúrese de utilizar las competencias pertinentes para su marco de trabajo y añada únicamente las habilidades que todos los trabajadores necesitan mostrar. Por ejemplo, si crea un marco de competencias para toda la empresa para los ejecutivos, los directivos y el equipo de atención al cliente, añadir competencias de gestión financiera no es relevante para todos los equipos y puede crear confusión. Sin embargo, si se crea un marco de competencias para los directivos y los cargos superiores, las competencias financieras se aplican a su trabajo.
2. Recoger información del personal
Recopilar datos para utilizarlos en su marco de competencias es un paso importante, y cuantos más recopile, más preciso y completo será su marco. Hay algunas técnicas que puede utilizar para recopilar información de su personal en la preparación de la creación de un marco de competencias, como por ejemplo
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Observación: Puedes observar cómo los empleados realizan su trabajo para ver qué retos afrontan, qué funciona bien o qué tareas podrían ser más fáciles con soluciones. Esto es útil para los trabajos manuales, las funciones que interactúan con los clientes o cualquier otro puesto que pueda observar físicamente.
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Entrevistas: Considere la posibilidad de entrevistar a los empleados, individualmente o en grupo, para conocer su función y cómo la desempeñan. También puede entrevistar a gerentes y líderes para obtener una perspectiva y tener una visión completa de cómo puede tener éxito una función.
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Cuestionarios: Las encuestas y los cuestionarios suelen ser formas eficaces de recopilar datos, especialmente en el caso de plantillas remotas o situadas en varios lugares. También pueden ser útiles cuando se quieren recoger datos anónimos o confidenciales. Asegúrese de crear preguntas bien pensadas que le ayuden a obtener información valiosa y fiable. También puede utilizar plantillas de cuestionarios de análisis de puestos y personalizarlas.
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Análisis del trabajo: Puede realizar un análisis de los puestos de trabajo para descubrir qué comportamientos, habilidades y cualificaciones son necesarios para entrar en su marco de competencias. Tenga en cuenta elementos en su análisis de puestos de trabajo, como las descripciones de los mismos, las normas reglamentarias, las políticas y procedimientos organizativos de la empresa, los planes y objetivos empresariales futuros y los índices de satisfacción de los clientes.
Independientemente de la técnica que utilices, asegúrate de contar con la participación de los empleados que realizan el trabajo, para captar lo que implica cada puesto. Puedes entender perfectamente un puesto y sus funciones si obtienes la opinión de los empleados sobre lo que les hace tener éxito en su función y los retos a los que se enfrentan.
3. Crear el marco
En esta etapa, agrupas tus hallazgos de comportamientos y habilidades en un conjunto de competencias para cada función o título del puesto. Considere la posibilidad de construir su marco con estas acciones en mente:
- Organiza los enunciados. Agrupar los enunciados de comportamiento y habilidades en categorías para perfeccionarlos. Considere algunas como habilidades interpersonales, toma de decisiones, habilidades manuales y habilidades de comunicación.
- Añada y revise los subgrupos. Con la estructura básica esbozada, revisa y añade subgrupos para cada categoría. Por ejemplo, las habilidades interpersonales podrían tener un subgrupo de competencias como la colaboración, la disposición a aceptar comentarios, la gestión de conflictos y la capacidad de escuchar.
- Revela las competencias por su nombre. Identifique y nombre las competencias dentro de una categoría específica para captar todos los elementos de una función o un puesto concreto. Por ejemplo, la colaboración y la disposición a aceptar la retroalimentación dentro de las habilidades interpersonales podría enumerar las competencias procesables como, «Realice revisiones trimestrales del rendimiento del personal, calificando el progreso de los empleados, » o «Generar continuamente pistas con el equipo de ventas para realizar campañas de marketing eficaces. «
Este es un ejemplo de marco de competencias genérico para un director de recursos humanos:
Contratación y gestión del talento:
- Escriba las descripciones de los puestos de trabajo y las responsabilidades específicas de las funciones
- Revisar las solicitudes y los currículos de los candidatos
- Participar en entrevistas grupales e individuales
- Identificar las necesidades de formación
- Crear y aplicar políticas de reclamación, medidas disciplinarias y procedimientos de gestión de personal
- Cumplir con todas las obligaciones legales en materia de recursos humanos
- Redactar contratos de personal
- Establecer escalas salariales, paquetes de compensación y procedimientos de aumento por méritos
4. Aprobar o revisar según sea necesario
Revise su marco de competencias para establecer si los comportamientos señalados son pertinentes y necesarios para que la función se desempeñe con eficacia y se logre un alto rendimiento laboral. Puede revisar las competencias según sea necesario o aprobarlas tal y como están escritas.
Considere la posibilidad de involucrar a quienes ocupan el puesto o la función para la que está construyendo un marco de competencias. Una encuesta que permita a sus empleados revisar cómo se describe, escribe o esboza la competencia puede ayudarle a perfeccionarla o a obtener el acuerdo de los empleados.
5. Comunicarse con los equipos
La comunicación es esencial para garantizar que una organización o empresa conozca un plan de marco de competencias y sea receptiva a él. La gestión del rendimiento puede intimidar a los equipos, así que asegúrese de hacerles saber qué está desarrollando y por qué, cómo se crea el marco de competencias y cómo se utilizará. Cuanto más se comunique y comparta por adelantado, más fácil será la transición y la aplicación. Considere la posibilidad de abordar un marco de competencias como lo haría con cualquier proceso de gestión del cambio. Sea abierto y honesto para ganarse la confianza y el respeto de sus colegas y lograr un mejor resultado final.
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6. Implantar el marco de competencias
Después de comunicar sus planes sobre un marco de competencias, designe cuándo entra en vigor. Comparta con los equipos cómo lo actualizará en el futuro y los procedimientos para modificarlo con los cambios. Al poner en práctica su marco de competencias, tenga en cuenta estos objetivos:
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Ofrezca formación y entrenamiento. Revise o cree un proceso de formación y entrenamiento de apoyo para sus empleados a lo largo de la implementación de su marco de competencias y en el futuro. Puede hacerlo de varias maneras, como por ejemplo mediante la formación en línea, la comunicación eficaz, el apoyo del liderazgo, los períodos de gracia, la fijación de objetivos o los programas de desarrollo profesional.
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Elogie y recompense las competencias de su equipo. Revise las prácticas y políticas de la empresa para asegurarse de que dispone de un método de recompensas o establezca uno si no lo tiene. Puede subir la moral de los empleados y aumentar la productividad cuando la gente recibe reconocimiento y estímulo por hacer un trabajo bien hecho.
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Mantener el marco simple. Un marco de competencias sencillo y fácil de entender ayuda a garantizar que el documento sea útil para su equipo y fomente la motivación y la productividad. Si algunas partes de su marco de competencias requieren naturalmente más detalles, asegúrese de explicarlo a fondo para que los equipos lo comprendan.
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Conecte el marco con los objetivos de la empresa. Vincule las competencias individuales y de equipo con los objetivos de la organización y los valores de la empresa con frecuencia para mostrar cómo contribuye cada empleado al éxito general de su empresa. Puede ayudar a generar entusiasmo, productividad, satisfacción de los empleados y tasas de retención cuando las personas se sienten valoradas en el trabajo que realizan.