Coordinar la planificación, la ejecución y la finalización de proyectos individuales es útil para mantener una estrategia de marketing coherente en todos los equipos y producir resultados de alta calidad. Este tipo de gestión de proyectos puede ser beneficioso para cumplir con el calendario y las restricciones presupuestarias. La gestión de proyectos en el ámbito del marketing puede ser algo que desee aprender si está buscando un puesto de liderazgo en la profesión del marketing.
En este artículo, hablaremos de lo que es la gestión de proyectos en el ámbito del marketing, de sus ventajas y de las herramientas que pueden guiarle en el proceso.
¿Qué es la gestión de proyectos en marketing?
El objetivo de un gestor de proyectos de marketing es garantizar que los equipos de un proyecto trabajen a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones originales. Hay muchas responsabilidades a lo largo de las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto, que incluyen la iniciación, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el cierre. El trabajo del gestor de proyectos incluye este tipo de tareas:
- Distribuir las tareas al equipo
- Equilibrar el presupuesto y los plazos del proyecto
- Reunión con el cliente para saber cuáles son sus metas y objetivos
- Programar reuniones para discutir el proyecto en curso
- Comprobación del trabajo realizado por los miembros del equipo
- Enviar actualizaciones al cliente sobre el progreso del proyecto
- Facilitar la comunicación interdepartamental
- Entrega del proyecto final al cliente
5 fases de la gestión de proyectos en marketing
Estas son las cinco fases de la gestión de proyectos de marketing:
1. Iniciación
La iniciación implica el desarrollo de una carta de proyecto y la identificación de las partes interesadas en el proyecto. Durante esta etapa, el equipo de marketing establece los objetivos que debe alcanzar el proyecto para satisfacer las necesidades y la visión del cliente. Esto constituye la base de la estructura del proyecto, que sólo comienza cuando todas las partes interesadas principales firman la carta.
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2. Planificación
La fase de planificación suele ser la más larga, ya que incluye la planificación con todos los departamentos implicados en el proyecto. Durante esta fase, los responsables de marketing fijan los recursos, el presupuesto y el plazo del proyecto y reparten las tareas entre las personas que trabajan en él. La complejidad del proyecto determina de qué tareas se encarga cada equipo.
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3. Ejecución
La fase de ejecución es la fase en la que el equipo se pone a trabajar en el proyecto. Cada miembro del equipo completa las tareas que le han sido asignadas. En la fase de ejecución, el director del proyecto suele gestionar tres áreas clave: la gestión del personal, la comprobación de que el equipo sigue los procesos según lo previsto y la distribución de información sobre el proyecto.
4. 5. Seguimiento y control
El director del proyecto supervisa las tareas de su equipo y las gestiona en consecuencia. Se asegura de que la unidad no sobrepasa el presupuesto y de que el calendario avanza según lo previsto. Si el proyecto supera el presupuesto o se retrasa, desarrolla y aplica una solución para corregir el problema. También deben informar a sus superiores y mantener conversaciones con el equipo durante sus reuniones.
5. Cerrar
La etapa de cierre es la última fase que tiene lugar cuando el equipo completa cada proyecto. La evaluación del proyecto también tiene lugar durante esta etapa, en la que el director del proyecto compara los resultados con los objetivos inicialmente establecidos. A continuación, el equipo recoge las opiniones de las partes interesadas y de los clientes sobre el resultado del proyecto y las áreas que les gustaría que el equipo mejorara. Si no hay seguimiento, el equipo de marketing establece objetivos de mejora para el siguiente proyecto.
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Beneficios de la gestión de proyectos de marketing
Existen varios beneficios para la gestión de proyectos de marketing, entre ellos:
Mejor supervisión del proyecto
La gestión del proyecto permite a los líderes del proyecto ejercer un mayor control sobre el mismo, desde qué personas influyentes quieren utilizar hasta las imágenes que les gustaría que aparecieran en la plantilla. La planificación detallada puede proporcionar una mejor comprensión del proyecto, lo que es bueno para la comprensión de todo el equipo. La comunicación abierta entre los miembros del equipo mejora el proceso porque ayuda a los miembros del equipo a identificar y corregir los errores antes.
Beneficios a largo plazo
Dado que la estructura del proyecto está planificada de antemano, es más fácil hacer ajustes en el futuro si cambian las necesidades o deseos del cliente. También puede aportar más ingresos a la empresa a largo plazo, ya que implica el almacenamiento de datos cruciales del proyecto que pueden ajustarse y reutilizarse para proyectos posteriores.
Mejorar la comunicación del equipo
Hay varias herramientas en el software de gestión de proyectos que pueden facilitar la comunicación entre departamentos de la empresa, como la mensajería de chat integrada. Estas herramientas garantizan que todo el equipo pueda contribuir, lo que mejora el rendimiento del proyecto. La información que se transmite por vías como los chats de vídeo o las llamadas telefónicas puede extraviarse, por lo que contar con estos registros escritos puede ayudar a la organización dentro de la agencia.
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Mejora del flujo de trabajo
Dado que el gestor de proyectos realiza una planificación tan amplia durante el proceso de gestión del proyecto, todo el mundo conoce ya sus tareas, lo que implican y cómo ejecutarlas. Esto ayuda a que cada persona realice sus tareas de forma más eficiente, lo que se traduce en una mayor velocidad de trabajo. Invertir tiempo en la planificación ayuda finalmente a que el proyecto avance con mayor rapidez y fluidez, lo que contribuye al éxito general del proyecto.
Mejor trabajo en equipo
Cuando los miembros del equipo conocen sus funciones en el proyecto, pueden saber a quién preguntar cuando tienen dudas y quién puede ayudarles. Cuando el equipo utiliza la misma herramienta de gestión de proyectos, puede entender el proyecto en su conjunto y mejorar los resultados del mismo.
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Herramientas para la gestión de proyectos en marketing
Estas herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a los responsables de marketing a hacer un seguimiento de los detalles, los miembros del equipo y las tareas. Algunas herramientas han incorporado tanto herramientas de marketing como de gestión de proyectos, lo que puede aumentar la eficacia del equipo de marketing. Las funciones principales de estas herramientas son la programación, el establecimiento de tareas y la gestión de los plazos. Utilizar una sola herramienta durante cada campaña de marketing puede ayudar a evitar confusiones. Algunas herramientas de gestión de proyectos relevantes son:
Hubspot CRM
Hubspot CRM integra tanto herramientas de marketing como de gestión de proyectos. Incorpora la gestión de las relaciones con los clientes, o CRM. Este software proporciona datos sobre los clientes y puede integrar tareas como el envío de correos electrónicos. Hubspot CRM ofrece una versión básica gratuita de este software y una biblioteca de plantillas para correos electrónicos y otras comunicaciones.
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Monday.com
Este software cuenta con herramientas para la gestión de proyectos en marketing, como listas en tableros, diagramas de estilo Gantt y calendarios de proyectos, que pueden ser cruciales en el proceso de gestión de proyectos. Monday.com también incluye un CRM que proporciona datos de los clientes y ayuda al equipo de marketing a mejorar su conocimiento de su público objetivo. Esta herramienta ofrece integración con otras herramientas de software utilizadas en marketing, satisface los requisitos de gestión de proyectos y marketing y es fácil de usar.
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Airtable
Este software también integra tanto las capacidades de gestión de proyectos como las de marketing. Dispone de capacidades de CRM que pueden proporcionar eficazmente datos de los clientes y una biblioteca de plantillas para boletines de noticias por correo electrónico. Airtable también tiene una lista de tareas y herramientas para la colaboración en equipo, como la mensajería de chat integrada y los informes de presupuesto. El software de marketing integrado y los estilos de gestión de tareas visuales pueden facilitar la ejecución de las tareas, especialmente con las iniciativas de mercado.
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Hive
Hive es una herramienta de gestión de proyectos con vistas flexibles del proyecto que pueden facilitar la visualización del progreso del mismo. Dispone de un CRM que le proporciona datos de los clientes y también puede enviar por correo electrónico sus boletines informativos. Funciones como la mensajería de grupo y la colaboración en la nube facilitan la comunicación del equipo y un número infinito de subtareas puede mejorar el rendimiento del grupo.
Gestión de activos digitales (DAM)
La gestión de activos digitales es una herramienta que permite a los miembros del equipo estar conectados y compartir archivos de trabajo gracias a sus funciones de colaboración. Esto facilita la comunicación y ayuda a que el trabajo se desarrolle con mayor rapidez en los plazos establecidos. Los gestores de proyectos tienen un control importante de los miembros del equipo y pueden supervisar sus tareas. También proporciona una base de datos para el contenido del proyecto.