Una matriz de partes interesadas puede ayudarle a identificar visualmente a las partes interesadas en la gestión de proyectos. Puedes trabajar más eficazmente con tus partes interesadas visualizándolas mediante esta matriz, que mapea su importancia y nivel de interés.
En este artículo, definimos qué es el análisis de las partes interesadas, por qué utilizarlo, qué incluir y cómo crear uno.
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¿Qué es un análisis de las partes interesadas?
Durante la fase de planificación, el análisis de las partes interesadas determina quiénes deben ser las partes interesadas del proyecto y su grado de participación. El análisis de las partes interesadas determina el grado de participación de cada una de ellas y cómo puede afectar al progreso del proyecto. Durante el propio proyecto, también se puede utilizar el análisis de las partes interesadas para evaluar los cambios, incluida la incorporación de nuevas partes interesadas.
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¿Qué es una matriz de partes interesadas?
Una matriz de partes interesadas es una versión gráfica de un análisis de partes interesadas. La creación de una matriz de partes interesadas, también conocida como mapeo de partes interesadas, consiste en trazar las partes interesadas en un eje x e y utilizando dos variables que se cruzan. La cuadrícula identifica cada variable como alta o baja, lo que crea cuatro cuadrantes de categorías:
- Alto, Bajo
- Bajo, bajo
- Alto, alto
- Bajo, Alto
Un conjunto de variables x-y comúnmente utilizado es el poder-interés. En una matriz de poder-interés, se etiqueta cada uno de los cuatro cuadrantes con la forma recomendada de interactuar con las partes interesadas pertinentes. Aquí' se puede identificar cada grupo:
Alto poder, bajo interés
Se trata de las partes interesadas a las que normalmente se quiere mantener satisfechas. Puede ser el director general de la empresa o un empleado del departamento de contabilidad responsable de establecer el presupuesto. Puede que esta persona no esté directamente involucrada en su proyecto, pero su posición puede darle mucha influencia sobre el mismo.
Poco poder, poco interés
Esta categoría incluye a las partes interesadas a las que probablemente deba hacer un seguimiento. Una persona a la que hay que supervisar sería un empleado que usted dirige o un consultor externo. Puede ser alguien que contribuya al proyecto, pero principalmente en una capacidad administrativa u orientada a las tareas.
Alto poder, alto interés
Incluya en esta categoría a las partes interesadas que desee gestionar de cerca. Pueden ser su supervisor directo o el jefe de su departamento. Cualquiera que supervise la dirección del proyecto y tenga un interés creado en su éxito es probablemente alguien a quien hay que gestionar de cerca.
Poco poder, mucho interés
Esta categoría incluye a las personas a las que probablemente deba mantener informadas. Una persona a la que hay que mantener informada puede ser del equipo creativo o un empleado senior de otro departamento. Puede que el proyecto implique o afecte mucho a esta persona, pero tiene poco control sobre su dirección.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar una matriz de partes interesadas?
He aquí algunas formas de beneficiarse de la creación de una matriz de partes interesadas:
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Crea un punto de referencia accesible: Una ayuda visual puede ser útil a la hora de explicar un concepto, por lo que es particularmente útil cuando otros quieren aprender más sobre su análisis de las partes interesadas. Una matriz es una cuadrícula sencilla que puede facilitar la comprensión de su análisis.
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Permite la especificidad con sólo unas pocas variables: Aunque sólo utilice dos variables para este gráfico, puede ajustar el número de puntos de datos en sus cuadrantes y el espaciado de las coordenadas que ha trazado. También te permite ser más específico sin necesidad de añadir notas adicionales.
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Se necesita un mínimo de tiempo y esfuerzo para crearlos: Puede crear su matriz rápidamente utilizando una serie de programas informáticos o aplicaciones en línea. También puedes dibujar o esbozar fácilmente tu matriz a mano.
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Los cambios son rápidos y eficaces: Cambiar, eliminar o añadir partes interesadas es sencillo si se utiliza un programa de gráficos. Ya ha establecido los valores asignados, por lo que los únicos datos que tiene que actualizar son los nombres y su ubicación.
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Mantiene el compromiso de todos: Todos pueden tener una idea clara de sus funciones, lo que puede ayudarles a completar sus tareas y mantenerse productivos. Mantener el compromiso de las partes interesadas puede ayudar a mantener un progreso constante hacia la finalización de su proyecto.
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Qué incluir en una matriz de partes interesadas
Dependiendo de su análisis, es posible que tenga que incluir información diferente en su matriz. Algunos pasos comunes que podría dar para determinar qué incluir en su matriz son:
- Identifique a sus principales interesados.
- Determine su nivel de interés.
- Examine su participación en el proyecto.
- Ten en cuenta sus objetivos y motivaciones, como los resultados financieros.
- Determinar su capacidad de influencia en el proyecto.
Coloque cada una de sus partes interesadas en su matriz según un par de coordenadas x e y, que puede calcular en relación con sus variables. Los valores de x e y son negativos o positivos. Aquí'tamos cómo se verían tus diferentes tipos de partes interesadas como coordenadas:
- Alto poder, bajo interés: (x, -y)
- Baja potencia, bajo interés: (-x, -y)
- Alto poder, alto interés: (x, y)
- Baja potencia, alto interés: (-x, y)
Ejemplo de matriz de partes interesadas
Aquí'tamos cómo podría trazar su matriz de interesados, con explicaciones:
Manténgase satisfecho (Alto poder, bajo interés)
Kate Chen, CEO (5, -2): Antes no estaba muy interesada, empieza a responder más a las reuniones informativas semanales.
Jack Barnes, contable senior (2, -4): No se atreve a sobrepasar el presupuesto.
Monitorear (Baja potencia, bajo interés)
Alexis García, consultor SEO (-2, -1): Desarrollar la estrategia de SEO, más interesado en utilizar el proyecto para un caso de estudio.
Zack Timber, asistente de marketing (-4, -2): Hace un seguimiento de los calendarios de lanzamiento de los productos y envía informes semanales.
Gestionar de cerca (Alta potencia, alto interés)
Dan Sackler, director de desarrollo de productos (4, 3): Aprueba todas las decisiones importantes, la dirección creativa.
Jonas Sundra, director de producto senior (5, 5): La línea de productos fue su idea original.
Manténgase informado (baja potencia, alto interés)
Susan Smith, directora de arte (-2, 5): Quiere más control creativo.
Jackson Purdue, director de operaciones (-3, 2): Quiere información actualizada sobre cómo afecta esto a la cadena de suministro.