El método por el que el trabajo pasa por los distintos departamentos de la organización se conoce como estructura organizativa. La elección de la estructura depende del tamaño de la empresa, su sector y sus objetivos generales. Las estructuras organizativas matriciales pueden ser beneficiosas para las organizaciones de gestión de proyectos porque ayudan a los directivos a encontrar empleados de varios departamentos que tengan las habilidades adecuadas para cada trabajo.
En este artículo, analizamos qué es una matriz empresarial, cómo funciona, los elementos de una matriz empresarial, los diferentes tipos de estilos de gestión, por qué podría considerar este tipo de estructura organizativa y consejos.
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¿Qué es una matriz empresarial?
Una matriz empresarial es una combinación de estructuras funcionales y divisionales. En una estructura divisional, los empleados se dividen en divisiones según los resultados de su trabajo, mientras que en una estructura funcional se dividen por áreas de experiencia. Cuando se combinan estas estructuras, un empleado debe responder ante dos jefes. El jefe de proyecto supervisa los proyectos, mientras que el jefe funcional supervisa las tareas diarias. Los empleados informan al director de proyecto sobre sus futuras asignaciones, así como al director funcional sobre sus tareas diarias.
La estructura matricial puede proporcionar más flexibilidad a la organización y a sus empleados, ya que los compañeros pueden trabajar entre departamentos, completar proyectos y resolver posibles retos de forma más eficiente. Las empresas que se centran principalmente en la gestión de proyectos utilizan la matriz empresarial con más frecuencia porque pueden emplear a personas con habilidades únicas en toda la empresa para completar varios proyectos a la vez. Además, el uso de la matriz empresarial puede ser una opción más rentable para algunas empresas porque puede utilizar recursos dentro de su organización en lugar de contratar a contratistas adicionales.
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¿Cuáles son los elementos de una matriz empresarial?
Hay algunos elementos que ayudan a que la estructura organizativa de una matriz empresarial funcione mejor:
Objetivos claramente definidos y alineación con la empresa
Asegúrese de definir y expresar claramente los objetivos estructurales de la empresa a todos los empleados. Es importante que cada unidad funcional entienda cómo funciona la estructura matricial para que puedan colaborar con éxito para completar los proyectos de toda la empresa de forma eficiente y eficaz.
Cada unidad funcional necesita sus propios objetivos que sean complementarios a los de otros departamentos. Puede conseguirlo fomentando las reuniones entre los jefes de departamento para discutir cómo pueden alinearse y trabajar juntos para asegurarse de que hay un movimiento coherente de trabajo en toda la matriz.
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Claridad de roles
Para realizar su trabajo con eficacia, es útil asegurarse de que todos los empleados entienden sus funciones dentro de la organización. Si están seguros de saber lo que implican sus funciones y cómo cumplirlas, es probable que se sientan más cómodos interactuando con personas de otros departamentos.
Intente establecer objetivos claros para los proyectos de cada empleado y aclare la norma de trabajo para que sepan quién espera que trabajen, qué esperan y cuándo lo esperan. Con la claridad de sus funciones, pueden utilizar más cómodamente las habilidades de comunicación necesarias para hacer preguntas, reunir los materiales adecuados para el proyecto y trabajar entre departamentos para conseguir que su trabajo se complete de forma eficiente.
Habilidades interpersonales de los empleados
Considere la posibilidad de proporcionar una formación adecuada a todos los empleados para que tengan las habilidades interpersonales necesarias para maniobrar la estructura matricial. Dado que los empleados trabajan con múltiples equipos, la comunicación y la capacidad de compromiso son habilidades importantes para garantizar el éxito del empleado y su participación en los próximos proyectos. Además de proporcionar formación, intente supervisar el progreso de estas habilidades realizando revisiones semiformales de las capacidades de sus empleados para trabajar eficazmente con otros.
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Comunicación transparente
Es importante que todos los directivos ofrezcan una comunicación clara a sus empleados. Trate de mantener reuniones semifrecuentes con todo su equipo sobre el trabajo y el estado general del proyecto. Programe también algunas reuniones individuales para discutir el progreso del trabajo individual de cada miembro. Ellos pueden aprovechar ese tiempo para aclarar las dudas que puedan tener, y usted puede dedicar tiempo a dar su opinión y sus sugerencias cuando sea necesario.
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¿Cuáles son los diferentes tipos de estilos de gestión matricial?
Hay tres tipos de estilos de gestión matricial que utilizan las empresas y que se diferencian por el grado de influencia que tiene cada directivo sobre sus empleados:
Matriz dura
El estilo de matriz dura proporciona temporalmente todo el poder al director de un proyecto. Todos los miembros del equipo asociados al proyecto dependen únicamente de ese director de proyecto hasta el final del mismo. Todos los miembros del equipo' los directores funcionales pierden a esos miembros del equipo mientras dure el proyecto.
Matriz equilibrada
Con un estilo matricial equilibrado, todos los miembros del equipo informan tanto a su director de proyecto como a su director funcional hasta el final de un proyecto. Los empleados realizan todo su trabajo para ambos supervisores y se reúnen con ambos para mantenerlos informados de sus progresos. Con este tipo de matriz, no hay un «líder» claramente definido al que el empleado rinde cuentas, ya que realiza tareas para ambos directores.
Matriz débil
Las empresas que utilizan el estilo matricial débil asumen un mayor poder para los directores funcionales. Los jefes de proyecto pueden seguir utilizando a miembros del equipo de todos los departamentos en sus proyectos, pero deben acudir a los directores funcionales para discutir si un empleado está disponible para trabajar en su proyecto. Los miembros del equipo pueden trabajar en tareas funcionales y de proyecto al mismo tiempo, pero sólo informan a sus directores funcionales sobre todos sus trabajos actuales.
¿Por qué utilizar una estructura organizativa matricial?
La estructura organizativa matricial es una opción ideal cuando una empresa trabaja en la creación de varios proyectos y productos a la vez. Pueden compartir el talento y las habilidades de varios miembros del equipo en diferentes departamentos sin tener que contratar a contratistas externos y gastar más dinero, lo que hace que sea más rentable.
Además, contar con un grupo diverso de miembros del equipo procedentes de diferentes funciones dentro de una empresa suele crear un equipo de proyecto más fuerte. Por ello, los gestores de proyectos pueden buscar en toda la empresa a los miembros del equipo con más talento para cada proyecto, lo que aumenta la probabilidad de terminar el proyecto a tiempo y con resultados satisfactorios.
¿Cuáles son algunos consejos para utilizar una estructura organizativa matricial empresarial?
A continuación se ofrecen algunos consejos que deben tenerse en cuenta a la hora de aplicar la estructura organizativa de la matriz empresarial:
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Aprender de los demás. Esté abierto a aprender fuera de su especialidad para ayudar a estimular una cultura de colaboración y comunicación.
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Haga preguntas. Nunca dudes en hacer preguntas a los ejecutivos o a tus empleados sobre sus funciones o próximos proyectos. Como la gente siempre está trabajando en diferentes equipos, es importante estar siempre al tanto de lo que deberías hacer tú y los que te rodean.
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Comunicarse a través de la tecnología. Puede ahorrar tiempo si utiliza diferentes plataformas de mensajería en línea para mantener a su equipo al día. Puedes enviar las actualizaciones del equipo digitalmente en lugar de organizar una reunión en persona, y si alguien tiene preguntas después, puede hablar contigo individualmente.
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Invertir en el desarrollo profesional. Siempre hay actualizaciones en el software de gestión de proyectos y se implementan nuevas técnicas. Considere la posibilidad de seguir formándose profesionalmente para poder aprender y enseñar a sus equipos nuevos contenidos que los hagan más eficientes.
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Documentar todo. Al final de cada día, tómate un tiempo para escribir lo que ha conseguido cada miembro del equipo y una lista de las tareas que aún deben completarse. Documentar todo puede mantenerte más organizado y proporcionar pruebas de tu trabajo y el de tu equipo a lo largo del proyecto.
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Comuníquese con otros gerentes. Independientemente del estilo de matriz que utilice su empresa, intente tener una comunicación clara. Una buena relación puede conducir a una mayor probabilidad de que te presten a los miembros de su equipo cuando los necesites y puede ayudar a mantener una comprensión más clara de quién está disponible y quién no.