Una matriz de prioridades del proyecto ayuda a un equipo a determinar las principales prioridades del proyecto. La matriz de prioridades del proyecto puede ayudar a aportar claridad a lo largo del proyecto y al principio. Si trabajas en proyectos, sobre todo si formas parte de un equipo, puede que una matriz de prioridades del proyecto te resulte beneficiosa.
En este artículo, explicamos qué es una matriz de prioridades del proyecto, por qué podría utilizarla, qué prioridades se incluyen y cómo desarrollar una matriz de prioridades del proyecto.
¿Qué es una matriz de prioridades del proyecto?
Al trabajar en un proyecto, hay que determinar qué prioridades hay que abordar primero. Puede parecer que no se puede abordar todo a la vez; por otra parte, algunos aspectos de un proyecto pueden estar reñidos entre sí. Una matriz de prioridades del proyecto es un gráfico que permite ver fácilmente qué prioridades son las más importantes para el proyecto. Todo el personal de un proyecto suele ayudar a determinar la matriz de prioridades del proyecto, mientras que la dirección y otras partes interesadas contribuyen con sus aportaciones.
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¿Por qué utilizar una matriz de prioridades del proyecto?
Una matriz de prioridades del proyecto deja claro, desde el principio de un proyecto, cuáles son las principales prioridades y qué aspectos del proyecto son menos importantes de gestionar. En cada matriz de prioridades del proyecto, un equipo clasifica tres prioridades en función de las que quiere potenciar y hacer crecer, las que está bien que acepte y las que debe restringir. Al organizar las prioridades de esta manera, el equipo siempre tiene una forma de determinar lo que es más importante en su proyecto.
¿Cuáles son las prioridades en una matriz de prioridades del proyecto?
Las tres prioridades que clasifica una matriz de prioridades del proyecto son:
Tiempo
El tiempo puede significar varias cosas para las prioridades del proyecto. Puede que tengas que cumplir un plazo estricto sin margen para retrasos, o puede que tengas que completar un proyecto en un tiempo determinado. En este último caso, puede que no haya un plazo concreto, pero quizá la dirección no quiera que el proyecto se prolongue demasiado. En algunos proyectos, sin embargo, el tiempo puede no ser una consideración en comparación con las otras dos prioridades.
Coste
El coste, como prioridad, es lo que cuesta completar el proyecto. Para algunos proyectos, el coste puede ser una preocupación importante, ya que el objetivo es no superar una determinada cantidad. Para otros proyectos, el coste puede no ser tan importante siempre que el proyecto se realice bien y a tiempo. A veces, si se da prioridad al calendario y a la calidad del proyecto, el coste se eleva para conseguirlo.
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Alcance
El alcance del proyecto es lo que se incluye. Es posible que el alcance del proyecto sea muy limitado y tenga que centrarse en un área específica, mientras que hay más flexibilidad con el coste y el plazo. También es posible que el equipo quiera que el alcance del proyecto sea amplio y cubra una gran variedad de cosas. El alcance se denomina a veces rendimiento y puede referirse tanto a la calidad del proyecto como al número de cosas incluidas en él.
Cómo elaborar una matriz de prioridades del proyecto
Estos son los pasos que puede seguir para desarrollar una matriz de prioridades del proyecto:
1. Reunirse con todos los implicados
Para elaborar la matriz de prioridades del proyecto, primero debe reunirse con todo el equipo del proyecto, si es posible, o al menos con los gestores y partes interesadas implicadas—cualquiera que tenga la supervisión del proyecto y el poder de decidir qué prioridades deben incluirse. Sin embargo, también puede ser útil incluir a parte o a todo el personal que trabaja en el proyecto. Estos empleados pueden ofrecer su opinión sobre lo que es realista o posible para el proyecto en cuestión.
Puede ser útil que durante la reunión los implicados rellenen su matriz de prioridades de proyectos ideales. A continuación, puede revisarlos todos para crear la matriz general de prioridades del proyecto. Esto puede ayudarle a determinar en qué áreas están de acuerdo los participantes y cuáles requieren algún debate. No es necesario que todo el mundo esté de acuerdo con las prioridades, y los que tienen más autoridad sobre el proyecto deberían tomar la decisión final sobre la matriz que se va a utilizar.
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2. Elegir el factor a restringir
El equipo que ha reunido para debatir la matriz de prioridades del proyecto debe determinar cuál de las prioridades desea restringir. Esta es la prioridad que tiene una limitación firme. Por ejemplo, tal vez el proyecto no pueda costar más de una determinada cantidad, en cuyo caso el factor que se restringe es el coste. Otra posibilidad es que el proyecto deba entregarse en una fecha determinada, por lo que la prioridad que se limita es el tiempo. Por último, las partes interesadas pueden querer que el equipo trabaje sólo en un ámbito limitado, por lo que el alcance estaría restringido.
3. Decidir qué factor aceptar
A continuación, tiene que elegir qué prioridad aceptar. Esto significa que está diciendo que está bien que sea lo que tenga que ser. Normalmente, esto indica que el equipo ha decidido cuál es la cantidad ideal de esa prioridad, pero aceptará si el proyecto la supera. Puede haber un objetivo, y lo ideal es que el proyecto no lo supere, pero está bien si lo hace.
Si el coste es la prioridad aceptada, el equipo puede gastar lo que sea necesario para alcanzar las otras dos prioridades. Si la prioridad aceptada es el tiempo, puede prever que el proyecto tardará un determinado número de meses en cumplir las otras dos prioridades, y el equipo está de acuerdo en que eso está bien. Si el alcance es la prioridad aceptada, el equipo ha determinado que no va a limitar necesariamente el alcance, sino que lo que el equipo ha determinado que debe ser el alcance es lo que se incluirá.
4. Elegir qué factor potenciar
El factor que se mejora es la prioridad que el equipo decide que debe ir más allá de un objetivo básico. Si la prioridad a mejorar es el coste, el equipo puede establecer un presupuesto pero querer gastar menos que eso. Si la prioridad que se mejora es el tiempo, el equipo podría tener un plazo final pero animarse a terminar el proyecto antes de tiempo. Por último, si la prioridad a mejorar es el ámbito de aplicación, el equipo puede tener un ámbito de aplicación básico pero tratar de ampliarlo para incluir otros elementos.
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5. Crear la matriz que muestre las prioridades
Una vez que el equipo haya llegado a un consenso sobre dónde colocar cada prioridad—o lo más cerca posible de un consenso—puede crear la matriz final de prioridades del proyecto. La matriz real es bastante sencilla, y podría tener el siguiente aspecto:
TiempoCosteRendimientoAceptaciónx
Restringir
x
Mejorar
Esta matriz es sencilla de crear y rellenar, pero proporciona mucha información útil a quienes gestionan y trabajan en el proyecto. Los interesados deben distribuir la matriz finalizada a cualquier persona que crean que puede ser de ayuda.
6. Utilice la matriz mientras trabaja en el proyecto
Tras finalizar la matriz, el equipo puede utilizarla como recordatorio mientras trabaja. Por ejemplo, tal vez el equipo determine que el coste es la prioridad que se está limitando, pero después de trabajar en el proyecto, sienten que un poco más de dinero podría ayudarles a conseguir algo mayor. En esta situación, podrían preguntar si es posible aumentar el presupuesto. Sin embargo, dado que el coste era la prioridad que el equipo decidió limitar, es probable que el presupuesto se mantenga firme.