Cómo ser más productivo utilizando la Matriz Eisenhower

El presidente Dwight D. Eisenhower reconoció que una buena gestión del tiempo implica equilibrar el tiempo entre las cosas importantes y las urgentes. Si dominas la gestión del tiempo, puedes ser más productivo en el trabajo y posicionarte para las oportunidades de crecimiento.

El método de toma de decisiones de Eisenhower’puede ser una gran herramienta para ayudarle a gestionar sus prioridades y elegir qué elementos de su lista de tareas deben completarse de inmediato y cuáles pueden delegarse.

En este artículo, analizamos qué es la matriz de Eisenhower, cómo crear una y consejos adicionales para ayudarle a utilizar eficazmente la matriz de decisión de Eisenhower en el lugar de trabajo.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

El método Eisenhower le permite priorizar sus tareas en función de la urgencia con la que debe realizarlas para ser más eficiente y productivo en el trabajo. Puedes utilizar el método Eisenhower para asignar prioridades a las tareas con el fin de determinar cuáles deben hacerse inmediatamente y cuáles pueden eliminarse.

La matriz de Eisenhower debe su nombre al presidente Eisenhower, que desarrolló la técnica para su propia toma de decisiones. Antes de convertirse en el 34º presidente de los Estados Unidos, Eisenhower fue general del ejército estadounidense y comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. Se enfrentaba a diario a decisiones difíciles sobre en cuál de las muchas tareas debía centrarse cada día, lo que le llevó a desarrollar un método para organizar las decisiones según su urgencia e importancia. La matriz de Eisenhower (también conocida como la caja de Eisenhower) apareció más tarde en el libro del autor Stephen Covey, “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva,” que popularizó la herramienta como una forma de resolver problemas para los profesionales de los negocios.

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Categorías de la matriz de Eisenhower

Utilizando la matriz de Eisenhower, divide tus responsabilidades en cuatro categorías diferentes:

  • Urgente e importante: Estas son las tareas en las que trabajarás inmediatamente.
  • Importante pero no urgente: Estas tareas son importantes pero pueden programarse para hacerlas más tarde.
  • Urgente pero no importante: Estas tareas deben completarse de inmediato, pero no son demasiado importantes y pueden delegarse en otra persona.
  • No es urgente ni importante: Estas tareas pueden eliminarse por completo.

También se pueden etiquetar los diferentes cuadrantes:

  • Hacer
  • Decidir
  • Delegar
  • Borrar

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Urgente vs. importante

Dos de los cuadrantes de la matriz de Eisenhower son urgente e importante y urgente pero no importante. Para comprender mejor qué tareas deben clasificarse en estos dos cuadrantes, es importante entender bien la diferencia entre urgente e importante.

Tareas urgentes

Son las tareas que requieren una atención inmediata y te ponen en modo reactivo. Suelen ser sensibles al tiempo y a los plazos. Por ejemplo, responder a los correos electrónicos o devolver las llamadas telefónicas puede ser urgente, pero puede ser importante o no. Las tareas urgentes suelen estar asociadas a la consecución de los objetivos de otra persona.

Tareas importantes

Son las tareas que contribuyen a tus objetivos, misión y valores a largo plazo. Las tareas importantes son a veces urgentes, pero en muchos casos no lo son. Por ejemplo, puede tener una obligación de dar una charla a final de mes que es importante pero no urgente. Al centrarte en las tareas importantes, operas en un modo receptivo en lugar de reactivo, lo que te ayuda a mantenerte racional, tranquilo y preparado para las nuevas oportunidades.

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3. Utilizar la matriz de Eisenhower

Estos son los pasos básicos que puede seguir para utilizar eficazmente el método Eisenhower:

1. Clasificar las tareas urgentes e importantes

Comience por evaluar su lista de tareas y clasificar las tareas urgentes e importantes. Las tareas urgentes son las que tienen una fecha límite, normalmente en los próximos uno o dos días. Las tareas importantes son las de largo plazo. Puede que no proporcionen resultados inmediatos, pero en cambio suelen centrarse en decisiones a largo plazo.

2. Completa el cuadrante «hacer».

Estas tareas son urgentes e importantes. Suelen tener una fecha límite próxima y contribuyen a los objetivos de su empresa. Empiece por examinar su lista de tareas y evalúe cuáles son de máxima prioridad. Si la tarea es importante y debe completarse en uno o dos días, debe ir en el primer cuadrante.

3. 6. Pase al cuadrante «decidir»

A continuación, identifique las tareas que deben ir en el cuadrante «decidir». Se trata de tareas importantes pero no urgentes, como el envío de correos electrónicos importantes o el seguimiento de personas. Las tareas que se colocan en el cuadrante «decidir» son las que se pueden programar para otro momento. Son importantes para sus objetivos a largo plazo. Cuando las programe, asegúrese de que tiene tiempo suficiente para completarlas para que no pasen a la categoría de urgentes.

4. Completa el cuadrante «delegar»

Tras programar las tareas que son importantes pero no urgentes, decida a continuación cuáles puede delegar. Estas tareas suelen parecer importantes pero, en última instancia, no contribuyen a su productividad. Al evaluar su lista, decida si pueden programarse para un momento posterior o delegarse. Algunos ejemplos de actividades que puede delegar son la programación de entrevistas, las reuniones que puede llevar a cabo otra persona o la respuesta a determinados correos electrónicos. Cualquier actividad que se pueda delegar en otra persona puede liberar su tiempo para centrarse en las tareas del cuadrante uno.

5. Elimine las tareas innecesarias

De su lista de tareas pendientes, identifique las tareas que le restan productividad y no contribuyen a sus objetivos. Las actividades más comunes que debe eliminar son las que puede utilizar para procrastinar, como asistir a una reunión sin orden del día o consultar las redes sociales.

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Consejos para utilizar la matriz de Eisenhower

A continuación le ofrecemos algunos consejos que puede tener en cuenta al utilizar la matriz de decisión de Eisenhower:

Limite el número de elementos por cuadrante: Si añades demasiados elementos a cada cuadrante de la matriz, puedes complicarla demasiado. Para utilizar eficazmente la matriz de Eisenhower para la gestión del tiempo, debes limitar el número de tareas a siete u ocho en total.

Hacer matrices separadas para las tareas profesionales y personales: Aunque es una buena idea crear un método Eisenhower tanto para tu vida personal como profesional, lo mejor es hacer matrices separadas para evitar que se solapen los compromisos. Prueba a dedicar diferentes momentos del día a cada tipo de compromiso y evalúa si el sistema te funciona bien.

Asignar códigos de colores: Utiliza códigos de colores para cada uno de los cuadrantes. Esto puede ayudarte a reconocer lo que hay que hacer con sólo echar un vistazo a la matriz.

Concéntrese en una tarea a la vez: Centrarse siempre en una sola tarea a la vez antes de pasar a la siguiente.

Dedicar ciertos momentos del día a determinadas responsabilidades: Puede considerar la posibilidad de reservar un cierto número de horas o un determinado periodo de tiempo cada día para realizar actividades en cuadrantes específicos. Por ejemplo, podría dedicar las primeras horas del día a trabajar en las tareas importantes y urgentes del cuadrante uno. También podría reservar un determinado número de horas a la semana para trabajar en tareas importantes pero no urgentes.