En los últimos años, la flexibilidad de los puestos de trabajo y los procedimientos innovadores en el lugar de trabajo han aumentado su popularidad en diversos sectores. Los planes de oficina abierta se han convertido recientemente en una tendencia popular en organizaciones de todos los tamaños y sectores, y podrían mejorar la productividad. Su plan y el éxito de su empresa pueden mejorar si entiende los planes de oficina abierta y su impacto en la productividad.
En este artículo, definimos los planes de oficina abierta, discutimos las formas en que pueden mejorar la productividad y ofrecemos pasos para ayudarle a mejorar su plan de oficina abierta para aumentar la productividad.
¿Qué es un plan de oficina abierto?
¿Qué es un plan de oficina abierto?
Un plan de oficina abierta es un diseño de oficina que fomenta los espacios abiertos y la colaboración. En lugar de cubículos o despachos privados, los planes de oficina abierta ofrecen salas concurridas y multiusos para que los empleados realicen su trabajo. Los planes de oficinas abiertas son especialmente apreciados por las empresas de TI y de desarrollo de software debido a la colaboración y el trabajo en equipo necesarios para producir, comercializar y discutir la tecnología y las aplicaciones. Por otra parte, los planes de oficinas abiertas pueden ser beneficiosos para organizaciones de otros sectores porque fomentan el trabajo en equipo, la colaboración y la comunicación.
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¿Cómo puede un plan de oficina abierto mejorar la productividad?
Un plan de oficina abierto puede mejorar la productividad de las siguientes maneras:
Mejorar la colaboración
Los planes de oficina abiertos pueden ser una forma eficaz de aumentar la colaboración dentro de su organización. En un plan de oficina abierta, los miembros de su organización pueden sentirse más animados a trabajar juntos para completar tareas, compartir sus conocimientos y ayudarse mutuamente en los proyectos. El aumento de la colaboración podría mejorar la productividad al dar la oportunidad a los miembros del equipo de discutir métodos innovadores, técnicas mejoradas y cumplir objetivos mutuos.
Mejorar la comunicación
Los planes de oficina abiertos pueden tener un impacto positivo en la calidad de la comunicación en el lugar de trabajo, ya que potencian las aportaciones del equipo. Además, la comunicación en un plan de oficina abierta puede ser más rápida, fiable y detallada que en un entorno de oficina tradicional. En lugar de comunicarse por teléfono, correo electrónico o sistema de mensajería, los miembros del equipo pueden hablar directamente entre ellos cuando necesitan hacer preguntas, proporcionar actualizaciones o hacer un seguimiento con sus compañeros de equipo. Esta mejora de la comunicación puede contribuir a la productividad y a la eficiencia de su organización.
Fomentar la creatividad
Los planes de oficinas abiertas pueden ayudar a promover la creatividad y la innovación en el lugar de trabajo. Esto se debe principalmente al énfasis en el trabajo en equipo y la adaptabilidad que se promueve a través de los planes de oficina abierta. Los miembros del equipo pueden compartir perspectivas, ideas y técnicas entre sí para descubrir soluciones creativas y prácticas innovadoras. Además, pueden observar más fácilmente cómo sus compañeros de equipo completan sus tareas y podrían aplicar enfoques creativos a sus propios métodos.
Aumentar la responsabilidad
Debido a la atmósfera abierta de estos planes de oficina, los miembros de su personal pueden sentirse más responsables de su trabajo. En un entorno de oficina tradicional, los cubículos y los despachos pueden ofrecer más privacidad, lo que podría dar lugar a una menor responsabilidad debido a la distracción y la falta de motivación. Trabajar con otras personas en una oficina abierta puede ser eficaz para mantener la motivación, responsabilizar a su equipo y disminuir la tentación de las distracciones. Todo esto puede tener un impacto positivo en la productividad de tu equipo.
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Cómo mejorar un plan de oficina abierto para aumentar la productividad
Considera los siguientes pasos para ayudarte a mejorar tu plan de oficina para aumentar la productividad:
1. Promueva la flexibilidad
Es importante promover la flexibilidad cuando se utiliza un plan de oficina abierta en el lugar de trabajo. Los distintos empleados pueden tener diferentes enfoques de su trabajo, estilos de comunicación y necesidades profesionales. Proporcionar espacios dentro de un plan de oficina abierta que puedan acomodar una variedad de métodos, preferencias y necesidades es una parte importante para garantizar que cada uno de los miembros de su equipo se sienta capacitado para completar sus tareas. Cuando los miembros del equipo tienen todos los recursos, herramientas y espacios que necesitan para completar sus tareas, los niveles de productividad pueden aumentar.
Para ello, considere la posibilidad de proporcionar espacios multifuncionales, lugares semiprivados o privados y permita a sus empleados elegir el tipo de espacio y entorno que les gustaría utilizar. También puede incorporar opciones de trabajo a distancia para ofrecer aún más diversidad de opciones en el lugar de trabajo.
2. Reinventar la cultura del lugar de trabajo
Al implantar o mejorar un plan de oficina abierta, es posible que tenga que reevaluar y reinventar la cultura de su lugar de trabajo. Considere los valores de colaboración, trabajo en equipo e innovación dentro de su organización y cómo un plan de oficina abierta contribuye a estos ideales. A continuación, discuta estos ideales con su equipo para desarrollar métodos y prácticas que se alineen con estos valores dentro de un plan de oficina abierta.
Además, es posible que tenga que fomentar nuevos modos de interacción en un entorno de oficina abierta. Si sus empleados se han comunicado previamente por correo electrónico, teléfono o sistema de mensajería, puede que tenga que animarles a priorizar la comunicación en persona.
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3. Establezca un canal para las preocupaciones
Tanto si implementa un plan de oficina abierta por primera vez como si mejora un plan ya existente, permitir que sus empleados expresen sus preguntas, preocupaciones o pensamientos es una parte importante del proceso. Asegúrese de establecer una forma de que los miembros de su equipo se comuniquen con usted sobre estos temas. Puede celebrar reuniones, grupos de discusión o proporcionar un medio para que sus empleados envíen comentarios anónimos. Puede obtener una valiosa información de su personal para crear o actualizar un plan de oficina abierta que satisfaga mejor sus necesidades.
Entender las necesidades de tus empleados' dentro de un plan de oficina abierta puede ayudarte a proporcionarles los recursos, el apoyo y el entorno de trabajo para que alcancen su máximo potencial de productividad.
4. Actualice sus políticas y su tecnología
Puede ser necesario actualizar las políticas de su lugar de trabajo para mejorar la productividad de su plan de oficina abierta. Políticas como el código de vestimenta, los periodos de descanso y los métodos de comunicación pueden necesitar un ajuste para servir mejor a sus empleados en un plan de oficina abierta.
Es posible que también tenga que invertir en la actualización de sus sistemas tecnológicos o de software para dar cabida a un plan de oficina abierto. Esto podría implicar que todas las áreas del plan de oficina tengan acceso a Internet de alta velocidad, que cada área tenga amplios cables de alimentación y tomas de corriente y que los espacios privados o semiprivados tengan acceso al mismo software que las áreas públicas. Actualizar sus políticas y su tecnología puede garantizar que los miembros de su equipo se sientan cómodos y preparados para completar sus tareas y cumplir sus objetivos de productividad.