10 mejores prácticas de negocios virtuales (y por qué son importantes)

Dado que cada vez más empresas tienen empleados que trabajan a distancia, es importante desarrollar algunas buenas prácticas para que su equipo virtual pueda tener éxito. Las mejores prácticas empresariales virtuales pueden ayudar a los miembros del equipo a colaborar y crear un sentido de pertenencia. Comprender la mejor manera de llevar a cabo los negocios de forma virtual puede ayudarle a garantizar una comunicación eficaz entre sus empleados. En este artículo, analizamos por qué son importantes las mejores prácticas empresariales virtuales y ofrecemos una lista de 10 que su equipo puede seguir cuando trabaje a distancia.

¿Cuáles son las mejores prácticas comerciales virtuales?

Las mejores prácticas de negocios virtuales son métodos operativos que ayudan a las empresas a comunicarse y trabajar eficazmente cuando son remotas. Implican la incorporación de determinadas herramientas y la creación de una estructura que los empleados deben seguir. Las empresas que utilizan estas prácticas pueden centrarse en reducir su presencia física dependiendo de las capacidades digitales. Las mejores prácticas empresariales virtuales pueden variar según el tipo de organización y el sector, ya que lo que funciona mejor en una organización puede ser ineficaz en otra.

¿Por qué son importantes las buenas prácticas de las empresas virtuales?

Las mejores prácticas empresariales virtuales son importantes para que las empresas las apliquen, ya que pueden ayudarles a tener interacciones exitosas entre ellas. Seguir estos métodos puede ayudar a su organización a crear un sentido de pertenencia y unidad en su equipo. También puede mejorar el rendimiento general del trabajo y permitir que el equipo trabaje de forma más eficiente. Cuando se utilizan correctamente, estas prácticas pueden ayudar a los equipos a celebrar reuniones virtuales más exitosas.

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10 mejores prácticas de negocios virtuales

Aquí'tamos una lista de 10 de las mejores prácticas para las empresas virtuales:

1. Elegir una tecnología innovadora

Utilizar la tecnología más adecuada puede ayudar a su equipo a intercambiar información de forma eficaz. Los programas de videoconferencia pueden ayudar a los miembros del equipo a sentir que están en la misma sala. También les permite leer el lenguaje corporal no verbal de los demás. Sin embargo, a veces, la comunicación por correo electrónico puede ser más eficaz, ya que da tiempo a los individuos para elaborar una respuesta a un mensaje.

Puede encontrar la plataforma que mejor se adapte a su equipo y que tenga todas las características que necesita. Para asegurarse de que todo el mundo pueda llevar a cabo su trabajo de forma eficaz, puede proporcionarles el equipo adecuado, como monitores de ordenador u ordenadores portátiles. Además, puedes asegurarte de que todos entienden cómo utilizar tu canal de comunicación para que el equipo pueda sacarle el máximo partido.

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2. Reunirse en persona

Si es posible, intente reunirse con su equipo en persona para ayudar a desarrollar relaciones más auténticas. La interacción cara a cara es importante para crear confianza entre los miembros del equipo. Esto es especialmente importante al comienzo de un proyecto o de la formación de un equipo, ya que puede ayudar a que los individuos se conozcan entre sí. Considere la posibilidad de celebrar eventos trimestrales o semestrales en los que los compañeros de trabajo puedan reunirse en un lugar específico.

3. Desarrollar un plan de gestión de la comunicación

Un plan de gestión de las comunicaciones describe cómo deben comunicarse los miembros del equipo entre sí. En este plan se puede describir la frecuencia de la comunicación, las partes implicadas, la intención de la comunicación y la plataforma de comunicación que se utilizará. Esto puede ayudar a preparar a su equipo para saber cómo responder a los problemas y compartir el estado de un proyecto.

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4. Mantener la estructura

Al igual que con un negocio tradicional, los negocios virtuales prosperan con la estructura. Para ayudar a garantizar que sus empleados sigan siendo productivos, designe horas para que los miembros del equipo estén en línea. Tener un horario fijo también es beneficioso para cuando quieras programar una reunión improvisada. También es útil para que los empleados sean accesibles entre sí cuando surjan preguntas. Programe las reuniones semanales a la misma hora para que los empleados puedan planificarlas.

5. Mantener a los empleados comprometidos

Durante las reuniones y actividades virtuales, puede esforzarse por hacerlas atractivas para sus empleados. Para ello, puede hacer que todos participen haciéndoles preguntas. Algunas herramientas de colaboración tienen funciones que permiten a los equipos votar sobre decisiones o compartir ideas. Considere la posibilidad de empezar cada reunión con un check-in para ver cómo están los miembros del equipo y el estado actual de sus proyectos.

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6. Incorporar momentos divertidos

Dado que los empleados no pueden interactuar juntos en los típicos eventos de redes sociales cuando son remotos, considere la posibilidad de crear eventos virtuales. Esto puede ayudarles a interactuar entre ellos y a romper la rutina en el lugar de trabajo. Algunas actividades de compromiso social para empresas virtuales incluyen trivialidades, charlas de almuerzo y sesiones de preguntas y respuestas. Ser intencional en la creación de eventos de creación de equipos puede ayudar a fomentar la colaboración y construir un sentido de confianza entre los empleados.

7. Establecer las expectativas de la reunión

Para que las reuniones virtuales funcionen mejor, puedes crear procedimientos de grupo con los miembros de tu equipo. Éstos pueden incluir una etiqueta adecuada que los empleados deben seguir cuando utilizan un servicio de videoconferencia. Algunos procedimientos de reunión que puede considerar incorporar pueden ser:

  • Probar la tecnología con antelación
  • Atender mientras se está en un lugar tranquilo
  • Silenciarse cuando otra persona está hablando
  • Cómo tener la cámara encendida para la reunión
  • Hablar alto y claro para que los demás puedan escuchar

8. Separar la comunicación personal de la empresarial

Para mantener las conversaciones personales separadas de las de negocios, puedes crear canales de comunicación diferentes para cada una. Esto puede implicar tener un chat de grupo para los empleados interesados en la lectura de novelas de ciencia ficción, mientras se utiliza otro chat de grupo para los miembros del equipo que trabajan en una campaña específica. También puede considerar la posibilidad de que los empleados utilicen su dirección de correo electrónico de la empresa para las comunicaciones relacionadas con el trabajo y su correo electrónico personal para todos los demás asuntos.

9. Seguir manteniendo reuniones individuales

Mantenga reuniones periódicas individuales con sus empleados para hablar de su rendimiento. Puedes aprovechar este momento para conocer el estado de su proyecto y para ofrecerles un feedback constructivo. Considere la posibilidad de celebrar sus reuniones individuales mediante una aplicación de videoconferencia para que se asemejen a las típicas reuniones individuales, o utilice un programa de software en el que pueda introducir sus comentarios en línea. Mantener estas reuniones puede ayudar a mostrar a los empleados que te preocupas por su desarrollo.

10. Localizar un periodo de tiempo de trabajo común

Encuentre un periodo de coincidencia en el que sus empleados de diferentes zonas horarias trabajen al mismo tiempo. Esto puede dar al equipo un momento en el que puedan colaborar, y puede intentar que los empleados realicen la mayor parte de su trabajo durante este periodo. También es beneficioso programar las reuniones del equipo durante este tiempo.

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