Mejores prácticas de videoconferencia para reuniones profesionales

La videoconferencia se ha convertido en una forma importante y extendida de comunicarse en el sector profesional. Disponer de llamadas de videoconferencia eficaces puede tener un efecto positivo en la producción de la empresa al permitir que el personal siga colaborando en tiempo real. Entender las mejores prácticas de videoconferencia puede ayudarle a convertirse en un participante productivo o en un facilitador de una llamada de videoconferencia.

En este artículo, hablamos de lo que es la videoconferencia y de las ventajas de utilizarla, y ofrecemos una lista de las mejores prácticas para ayudarle a contribuir eficazmente durante la videoconferencia.

¿Qué es la videoconferencia?

La videoconferencia es un proceso en el que los individuos realizan una llamada utilizando un software de red de vídeo. La videoconferencia es un método diverso y personalizable para organizar reuniones con compañeros de trabajo y clientes. Cuando se utiliza la videoconferencia como método de comunicación, se puede organizar una reunión para que todos los miembros participen en las discusiones, o elegir personal selecto para discutir temas específicos.

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Beneficios de la videoconferencia

Hay muchas razones excelentes para considerar el uso de la videoconferencia en el lugar de trabajo, sobre todo porque cada vez más organizaciones incluyen a personas que trabajan desde casa. Algunas de las principales ventajas de la videoconferencia son:

Puede comunicarse a distancia

Uno de los principales atractivos de la videoconferencia es la posibilidad de celebrar una conferencia con personas que no comparten el mismo espacio. Esto puede significar unir a los empleados que trabajan a distancia, celebrar una reunión con varias sucursales u organizar reuniones de personal que no requieran que el personal abandone su puesto de trabajo. Con las aplicaciones disponibles para realizar videoconferencias en los smartphones, los asistentes pueden participar en una videoconferencia desde cualquier lugar.

Es más interactivo que el chat de texto o de voz

Aunque existen otros métodos para participar en una comunicación de grupo a distancia, la videoconferencia suele ofrecer la traducción más fiel de una reunión profesional en persona. Al permitir que las personas hablen en lugar de teclear, una videoconferencia hace que la comunicación sea más eficiente y más accesible. Añadir un elemento de vídeo a la llamada también puede mejorar las conferencias telefónicas, ya que hace que la reunión sea más interactiva.

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Simplifica el control de las reuniones

La celebración de una videoconferencia le facilita la gestión de las conversaciones en la reunión. Ajustando quién tiene privilegios para hablar o para ver el vídeo a lo largo de la videoconferencia, puede controlar fácilmente quién habla y minimizar otras distracciones. Esto puede hacer que su conferencia sea más eficiente y le permita transmitir información más relevante o completar la llamada más rápidamente que en una reunión tradicional.

Permite que las salas de descanso ahorren tiempo

Cuando organices una reunión, es posible que tengas que separarte en grupos más pequeños antes de volver a la asamblea completa. Con las salas de descanso, puede crear pequeños grupos de forma virtual, en lugar de reservar varios espacios físicos para conferencias. Las salas de descanso le permiten segmentar a los participantes de la convocatoria en grupos más pequeños, y volver a unir los diferentes descansos cuando sea necesario para las discusiones del grupo completo.

Puede conservar la reunión fácilmente

Al utilizar la captura de pantalla y de audio en el ordenador, puede terminar la reunión con una grabación de todo lo que los participantes han discutido. Esto permite a otros acceder a la información importante de la reunión y permite a los asistentes remitirse a las discusiones durante la reunión si tienen preguntas más tarde.

Mejores prácticas de videoconferencia

Estas prácticas recomendadas pueden ayudarle a mantener una apariencia profesional y a obtener los máximos beneficios de las videoconferencias:

Tener un plan de apoyo

Al planificar una llamada por videoconferencia, puede haber circunstancias imprevistas, como fallos de conectividad o mal funcionamiento del ordenador, que pueden complicar los planes de la reunión. El desarrollo de un plan de respaldo puede incluir la contratación de un segundo anfitrión para la reunión, tener al personal de TI en espera o tener varios ordenadores o pantallas disponibles para garantizar una reunión sin problemas. Además, considere la posibilidad de compartir sus planes de reserva con el grupo de antemano en caso de que se produzca algún problema.

Minimizar el ruido de fondo

Cuando se incorpore a una videoconferencia en la que su micrófono estará en directo, intente minimizar el ruido a su alrededor. Empiece por evitar espacios con ruidos que le distraigan, como los que tienen paredes compartidas o en un espacio común. Si te unes a la llamada desde casa o en un espacio de oficina compartido, pide a los demás que reduzcan al mínimo las conversaciones o los ruidos durante tu llamada. De este modo, la línea permanecerá en silencio y todos los participantes en la reunión podrán prestar atención a los interlocutores activos.

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Encontrar el fondo adecuado

Aunque muchos de los participantes en las videoconferencias se conectan desde lugares distintos a la oficina, es importante mantener una apariencia profesional cuando se participa en una videoconferencia. Colóquese de forma que la zona que hay detrás de usted sea apropiada para el trabajo. Muchos programas de videoconferencia también permiten sustituir los fondos en tiempo real por telones de fondo de un solo color o imágenes fijas adecuadas para crear un fondo profesional.

Elegir el ángulo adecuado

Cuanto más se parezca una videoconferencia a una conversación en persona, más eficaz será la participación de los miembros. Si utiliza una cámara independiente del ordenador, como un dispositivo conectado por USB, coloque la cámara directamente sobre la pantalla en la que está realizando la llamada, si es posible. Esto ayuda a crear una apariencia natural y directa, como si estuvieras haciendo contacto visual con otros participantes. Ten en cuenta también el encuadre de la toma, por ejemplo, eligiendo un encuadre con los hombros hacia arriba para mantenerte en el centro.

Consigue un micrófono y unos auriculares

Adquirir un micrófono y unos auriculares para usar en la conferencia telefónica es una forma sencilla de aumentar la calidad general. Llevar auriculares le permite oír claramente a los demás y ayuda a evitar la retroalimentación de fondo o el eco del altavoz, que puede crear un bucle de sonido que distraiga. Un micrófono permite que el equipo recoja tus palabras para que los demás en la llamada entiendan mejor lo que dices.

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1. Poner a prueba tu configuración

Si es posible, tómate un tiempo antes de una reunión para probar cualquier equipo nuevo o cambios en la disposición de tu sistema de videoconferencia. De este modo, tendrá la oportunidad de identificar cualquier problema y corregirlo antes del comienzo de la reunión. Al solucionar los problemas con antelación, te aseguras de no causar ninguna interrupción ni perder ninguna información importante de la videoconferencia.

Entra con tiempo

Otra forma sencilla de reducir los problemas durante la convocatoria es incorporarse a ella unos minutos antes. Si procura llegar temprano, podrá ajustarse a cualquier complicación imprevista que le impida incorporarse y resolverla antes de que comience la reunión. En el caso de las reuniones con asistencia opcional, llegar temprano también puede ayudar al anfitrión a estimar mejor y prepararse para el número eventual de asistentes.

Utilizar un facilitador

Uno de los inconvenientes de las videoconferencias es que la posibilidad de que se produzcan retrasos o la naturaleza impersonal de no estar en la misma sala puede hacer que los individuos hablen por encima de los demás. Designar a un facilitador para que determine quién es el siguiente orador puede ayudar a evitar estos sucesos. Esto permite que la videoconferencia se desarrolle con mayor fluidez y produzca mejores resultados.

Centrarse en la reunión

Mantener su atención estrictamente en la reunión le permite seguir siendo un participante activo y obtener el máximo beneficio de la llamada por videoconferencia. Cuando asiste a una llamada en la que otros participantes no están en la misma sala que usted, puede caer en la tentación de hacer varias cosas a la vez durante la reunión. Para ayudar a concentrarse en la reunión, considere la posibilidad de silenciar su teléfono y colocarlo lejos de usted, cerrar los navegadores de los ordenadores si no se utilizan para la reunión y limitar las distracciones cerrando cualquier puerta o trasladándose a un espacio tranquilo.

Silencio cuando no estás hablando

Aunque hayas tomado todas las precauciones de las mejores prácticas para minimizar el sonido a tu alrededor y hablar por un micrófono, existe la posibilidad de que tu línea capte otros ruidos o de que alguien entre en una habitación sin darse cuenta de que estás en una llamada. La solución sencilla a este problema es utilizar el botón de silencio del micrófono o del software de videoconferencia. Al permanecer en silencio siempre que no seas un orador activo, reduces cualquier interrupción en la llamada.

Aproveche la comunicación multimedia

La mayoría de las aplicaciones y servicios de llamadas por videoconferencia ofrecen una amplia gama de posibilidades de comunicación. Además de vídeo, a menudo puedes compartir tu pantalla, publicar imágenes para que las vean los demás, compartir enlaces y enviar mensajes de texto. Aprovechar toda la gama de funciones de tu software de videoconferencia te permite sacar el máximo partido a cada videoconferencia. Por ejemplo, puedes compartir una diapositiva que ofrezca datos que apoyen tu análisis o enviar un mensaje de texto a un participante para informarle de que se acerca su turno.

Avisa a todos los participantes cuando grabes

Cuando cree una grabación de una videoconferencia, avise siempre a los miembros de la llamada antes de grabarla. Si tiene una llamada a la que los miembros pueden unirse en medio de ella, bastará con publicar un aviso o informar a los individuos junto con su invitación. Proporcionar esta alerta de antemano y a lo largo de la reunión puede mostrar a su equipo lo transparente que es usted, darles tiempo para abandonar la llamada si no desean ser grabados y ayudar a que tanto usted como el equipo se sientan cómodos a la hora de compartir información.

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